При ведении депозитарного учета депозитарий обязан принять все необходимые меры по обеспечению сохранности данных депозитарного учета. При ведении учета на бумажных носителях порядок работы с журналами и картотеками определяется инструкциями Банка России по работе с бухгалтерскими документами. При ведении учета на ЭВМ в регламенте депозитария следует предусмотреть все необходимые меры по обеспечению сохранности информации.
Подготовленный депозитарием список владельцев ценных бумаг данного выпуска, составленный на определенную дату - документ, являющийся основанием для составления реестра владельцев ценных бумаг. Он может служить расшифровкой балансовых счетов кредитной организации.
При ведении депозитарного учета на бумажных носителях депозитарий обязан строго соблюдать требования к составу и форме документов, перечисленных в настоящих Правилах. При использовании в депозитарном учете ЭВМ депозитарий обязан обеспечить возможность просмотра любого из перечисленных в настоящих Правилах документов на экране терминала и получения его копии на бумажном носителе, если данный документ на бумажном носителе отсутствует в депозитарии. Все материалы депозитарного учета должны иметь одну из перечисленных форм: документ на бумажном носителе; электронная запись, признаваемая документом в соответствии с 2 ст. 160 ГК РФ в случае и в порядке, предусмотренном законом, иными правовыми актами или соглашением сторон; электронная запись, достоверность которой подтверждается материалами депозитарного учета в двух вышеперечисленных формах. Депозитарий самостоятельно выбирает форму хранения того или иного вида депозитарных материалов с учетом требований настоящих Правил и других нормативных документов, регламентирующих порядок ведения депозитарной деятельности.
Все документы, картотеки, журналы, отчетные материалы и записи депозитарного учета (аналитического и синтетического) должны храниться в депозитарии не менее 3 лет с момента поступления документа в депозитарий, внесения последних изменений в картотеку или журнал, подготовки отчета или корректировки записи. По истечении этого периода все материалы депозитарного учета передаются в архив, где должны храниться не менее 5 лет с момента передачи в архив. Если запись депозитарного учета изменяется, то в депозитарии должна быть предусмотрена возможность получить все предыдущие состояния записи за нормативный период ее хранения.
Аналитический учет
Открытие счетов депо
Для ведения аналитического учета депозитарий должен открыть аналитические счета депо: счета депо депонентов (пассивные счета депо) и счета депо мест хранения (активные счета депо). Информация депозитарного учета, хранимая в депозитарии, содержится в журналах и картотеках. Депозитарий вправе помещать дополнительные поля в документы аналитического учета, если сведения, содержащиеся в этих полях, нужны для ведения депозитарного учета и хранение этих сведений не противоречит документам Банка России, регламентирующим ведение депозитарного учета.
Депозитарный договор
При открытии пассивного счета депо между депозитарием и депонентом должен быть заключен депозитарный договор (договор счета депо), содержащий в соответствии с действующими нормативными актами основные права и обязанности сторон. Депозитарный договор не заключается в случае, когда депонентом является депозитарий, учитывающий в своем депозитарном учете принадлежащие ему ценные бумаги, а также в случае, когда депонентом является филиал или иное подразделение депозитария. В отдельных случаях допускается открытие пассивного счета депо с отложенным заключением депозитарного договора. Такой порядок открытия пассивного счета депо возможен в случае осуществления этой операции в пользу третьего лица, а также при зачислении ценных бумаг в пользу клиента, ранее не имевшего счета депо в депозитарии, в его отсутствие. Не допускается списание ценных бумаг с такого счета по поручению депонента или его доверенного лица до заключения депозитарного договора между депозитарием и депонентом.
Порядок открытия счета
Открытие активного счета депо производится на основании распоряжения администрации депозитария, которое определяет основные характеристики открываемого счета. Открытие счета депо не обязательно сопровождается немедленным зачислением на него ценных бумаг. Допускается наличие счета депо, на котором не учитываются никакие ценные бумаги. При открытии счета депо ему присваивается уникальный в рамках депозитария код. Правила кодирования счетов депо определяются депозитарием самостоятельно. Последний символ кода рекомендуется использовать как контрольный. Банк России рекомендует осуществлять кодирование счетов депо в соответствии со стандартом ISO 6166.
Регистрация счетов
Все открываемые счета депо регистрируются в журнале регистрации счетов депо (см. Табл. 1).
Таблица 1.
| Код счета | Тип счета | Дата открытия | Дата закрытия |
Журнал регистрации состоит из двух разделов: счета депо депонентов (пассивные) и счета депо мест хранения ценных бумаг (активные). Допускается разбивка разделов на подразделы в целях раздельной регистрации различных типов счетов депо. При открытии счета депо заполняется анкета счета. Информация, которая должна содержаться в анкете счета, приведена в таблице 2.
Таблица 2.
| Код счета | |
| Тип счета | |
| Номер и дата операции по открытию счета | |
| Владелец счета | |
| Денежный счет, открытый в кредитной организации | |
| Способ получения доходов | |
| Способ приема поручений от владельца счета | |
| Способ передачи информации владельцу счета | |
| Распорядители счета | |
| Номер и дата последней административной операции со счетом | |
| Статус счета |
Если депонент ранее не имел счетов депо в депозитарии, то на него заполняется анкета физического или юридического лица. Форма анкеты разрабатывается депозитарием самостоятельно. Если счет депо места хранения открывается на имя организации, до этого не хранившей ценные бумаги данного депозитария, то на эту организацию также заполняется анкета. В случае, если в депозитарии одно лицо, как правило, является депонентом не более чем одного счета, то анкета владельца счета может быть включена в состав анкеты счета. Дополнительно к анкете счета депозитарий может оформить краткую анкету счета, содержащую часть полей анкеты и необходимую депозитарию для ведения оперативной работы. Реквизиты и форма краткой анкеты определяются депозитарием самостоятельно.
Закрытие счетов депо
При закрытии счета депо в регистрационном журнале счетов депо проставляется дата закрытия. Не может быть закрыт счет депо, на лицевых счетах которого числятся ценные бумаги. Закрытие счета депо с нулевыми остатками на лицевых счетах производится по письменному поручению депонента. Счет депо с нулевыми остатками может быть закрыт по инициативе депозитария, если в течение 1 года (или срока, предусмотренного регламентом депозитария) с ним не производилось никаких операций и такой порядок закрытия счетов депо предусмотрен регламентом депозитария. Не допускается повторное открытие ранее закрытого счета депо. Информация о закрытых счетах депо должна быть доступна в том же режиме, что и информация об открытых счетах не менее 3 лет с момента закрытия. По истечении этого периода информация о закрытых счетах депо передается в архив, где должна храниться не менее 5 лет с момента передачи в архив. Дата списания счета в архив, а также информация, необходимая для нахождения счета в архиве, заносится в регистрационный журнал закрытых счетов депо. Не допускается использование кодов закрытых счетов депо до списания счета в архив. Не рекомендуется повторное использование кодов закрытых счетов депо после списания счета в архив.
Лицевые счета
Открытие лицевых счетов
Для организации учета ценных бумаг в рамках счета депо открываются лицевые счета. На лицевых счетах учитываются ценные бумаги одного выпуска с одинаковым набором допустимых депозитарных операций. Открытие лицевого счета происходит в рамках счета депо (в том числе в рамках счета депо депонента) и не требует заключения между депозитарием и депонентом отдельного договора. Порядок открытия лицевых счетов депо определяется регламентом депозитария. При открытии лицевого счета на него заполняется регистрационная карточка лицевого счета (см. табл. 3), которая помещается в картотеку лицевых счетов счета депо.
Таблица 3. Регистрационная карточка лицевого счета депо
| Код лицевого счета депо | |
| Тип счета депо, в рамках которого открыт лицевой счет депо | |
| Номер государственной регистрации выпуска ценных бумаг | |
| Код синтетического счета депо, к которому отнесен данный лицевой счет депо | |
| Код раздела (если лицевой счет открыт в рамках раздела) | |
| Дата открытия лицевого счета депо | |
| Дата закрытия лицевого счета депо |
Кодирование счетов