Учетной политикой кредитной организации может быть предусмотрено ведение книги регистрации лицевых счетов с использованием ЭВМ, при условии ежедневной и на каждое первое число нового года распечатки ведомости вновь открытых и закрытых счетов, которые подшиваются в отдельное дело и хранятся у главного бухгалтера или его заместителя. Книга регистрации действующих счетов, сформированная за год, сверяется с ведомостями открытых и закрытых счетов, прошнуровывается, опечатывается, подписывается главным (зам. главного) бухгалтером и сдается в архив. При необходимости кредитная организация может вести несколько книг, с обязательной сквозной нумерацией каждой страницы по всем книгам.
Внесение изменений в книгу учета лицевых счетов клиентов может осуществляться только с разрешения главного бухгалтера либо его заместителя.
Лицевые счета клиентов печатаются применительно к действующим формам бланков в двух экземплярах, которые передаются в бухгалтерию. Второй экземпляр является выпиской из лицевого счета и предназначается для выдачи или отсылки клиенту. Лицевые счета, выписки из которых клиентам не выдаются, печатаются в одном экземпляре. Выписки лицевых счетов, изготовленные на ЭВМ, выдаются клиентам без штампов и подписей работников кредитной организации.
После выдачи выписок клиентам лицевые счета за отчетный месяц брошюруются в пачки в возрастающем порядке номеров счетов по балансовым и внебалансовым счетам и сдаются в архив. База данных лицевых счетов в ЭВМ ведётся с обязательным дублированием как минимум на двух различных носителях, и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов.
Для регистрации всех операций, проведенных за день по документам, в том числе изготовленным программным путем в кредитной организации, ведется бухгалтерский журнал. Журнал составляется в двух экземплярах по утвержденной форме:
БУХГАЛТЕРСКИЙ ЖУРНАЛ
(приложение к правилам БУ 10)
за _____ г.
| Номер документа (последние три знака) | Номер счета (первые 8 знаков) | Сумма в рублях и копейках | ||
| По дебету | По кредиту | По дебету | По кредиту | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Итого по мемориальным документам Итого по кассовым документам Всего по балансовым счетам Итого по кассовым и мемориальным документам по внебалансовым счетам Всего документов | ||||
Одновременно составляются кассовые журналы, один экземпляр которого приобщается к бухгалтерскому. Наряду с журналами составляются ведомости остатков по счетам (приложение к правилам БУ 11) и остатков привлеченных и размещенных средств (приложение к правилам БУ 12).
ВЕДОМОСТЬ ОСТАТКОВ ПО СЧЕТАМ КРЕДИТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ (приложение к правилам БУ 11)
| Номер счета 1/2 порядка | Номер лицевого счета | Наименование счетов и разделов баланса | Код валют | Исходящие остатки на отчетную дату |
| 1-2 | 3 | 4 | 5 | 6-7 |
| АКТИВ итого по лицевым счетам итого по счетам второго порядка итого по счету первого порядка итого по активу |
Документы синтетического учета
Документами синтетического учета являются ежедневные оборотная ведомость и баланс. Оборотная ведомость составляется по балансовым и внебалансовым счетам. Внутри месяца обороты показываются за день. Кроме этого, на 1-е число составляется оборотная ведомость за месяц, на квартальные и годовые даты - нарастающим итогом с начала года. Обороты за истекший период даются в трех измерениях: в рублях, иностранной валюте в рублевом эквиваленте и итоговой суммой. Входящие и исходящие остатки отражаются в отчетности итоговой суммой.
Все совершаемые за рабочий день операции отражаются в ежедневном балансе кредитной организации и ее филиалов. Банковский баланс представляет собой составляемую ежедневно опись всего того, чем владеет, либо разместил от своего имени банк, и того, что составляет его долг. Баланс должен отвечать следующим основным требованиям: составляется по счетам второго порядка; по каждому счету второго порядка суммы показываются в отдельных колонках (по счетам в рублях, в иностранной валюте, выраженной в рублях и итоговая сумма); итоги выводятся по каждому счету первого порядка, по группе этих счетов, по разделам, по всем счетам; по ряду счетов суммы показываются по контрсчетам, а итог выводится за минусом этих сумм (сумм по контрсчетам); баланс должен быть оформлен в виде таблицы, т.е. в заголовке указываются название кредитной организации, дата баланса и единица измерения и другие данные; остатки по дебету и кредиту показываются в одну строчку; итоговая сумма должна называться «баланс». Первичные балансы составляются в рублях и копейках, сводные - в единицах, указанных для составления и представления отчетности. Бухгалтерский баланс, результаты которого имеют обобщенный характер, представляет собой портрет банка. Ежедневный баланс по операциям, совершаемым непосредственно кредитной организацией, должен быть составлен за истекший день до 12 часов местного времени на следующий рабочий день. Сводный баланс с включением балансов филиалов составляется до 12 часов следующего рабочего дня после составления баланса по операциям, непосредственно выполняемым кредитной организацией. Балансы для публикации составляются на основе баланса по счетам второго порядка по формам, принятым в кредитной организации.
Балансы и оборотные ведомости подписываются после их рассмотрения руководителем кредитной организации, главным бухгалтером или по их поручению - заместителем. Бухгалтерский журнал, ведомость остатков по счетам, ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств подписываются после рассмотрения главным бухгалтером или по его поручению - заместителем главного бухгалтера.
Суммы, отраженные по счетам аналитического учета, должны соответствовать суммам, отраженным по счетам синтетического учета. Это может достигаться устойчивым программным обеспечением, одновременным отражением в ЭВМ операций во взаимосвязанных регистрах бухгалтерского учета.
Перед подписанием баланса главный бухгалтер или по его поручению работник банка должны сверить: соответствие оборотов по итогу, отраженным в бухгалтерском журнале, оборотам, показанным в оборотной ведомости; соответствие остатков по счетам второго порядка, отраженным в балансе, остаткам, показанным в оборотной ведомости, ведомости остатков по счетам; соответствие остатков по счетам второго порядка, отраженным в ведомости остатков по счетам, остаткам, показанным в ведомости остатков размещенных (привлеченных) средств. О произведенной сверке делается соответствующая запись в балансе перед подписями должностных лиц. Если по поручению главного бухгалтера сверку производил бухгалтерский работник, то он визирует надпись о произведенной сверке. Исправление ошибки совершается в момент ее обнаружения. Перепечатывание материалов аналитического и синтетического учета не допускается.
Автоматизация банковских операций
Первые банковские компьютеры появились в США в конце 50-х годов и предназначались для автоматизации обработки платежных документов (чеков, платежных поручений). В 1959 г. в Bank of America начала работать электронная установка для осуществления депозитных чековых операций - «ЭРМА». Важным этапом внедрения ЭВМ в сферу банковских операций явилась разработка общей системы кодирования и записи информации на денежных документах, позволяющей электронному устройству автоматически считывать данные с документов. С 1954 г. финансовыми учреждениями США и в дальнейшем банками других капиталистических стран была принята «МИКР» - система записи реквизитов документа цифрами особой конфигурации, которые печатаются в нижней части бланка специальными магнитными чернилами. Для автоматической обработки чеков и других платежных документов, имеющих подпись магнитными чернилами, разработаны поточные линии, которые, помимо компьютера, включают сортировочные и считывающие аппараты, механизмы для магнитной надпечатки, быстродействующие печатные механизмы для изготовления выписок, журналов и другой бухгалтерской документации.
Первая попытка автоматизации банковских услуг, осуществлявшаяся в начале 70-х годов, окончилась неудачей. Внедрение ЭВМ в 80-е годы приобрело универсальный и всеобъемлющий характер, охватив буквально все направления банковской деятельности. ЭВМ стали дешевле, компактнее, надежнее, а значит и более доступными и удобными в эксплуатации. Во многом это связано с появлением персональных ЭВМ, которые не уступают по своим эксплуатационным качествам большим ЭВМ. Немаловажным оказалось и совершенствование программного обеспечения.
Новые возможности автоматизации банковских операций возникли благодаря внедрению в банковскую практику ЭВМ, работающих в режиме разделения времени и допускающих использование многочисленных каналов для одновременного приема и вывода информации. К ЭВМ подключаются особые пульты (терминалы) с дисплеями для передачи данных на большие расстояния и непосредственного введения сведений в компьютер.