Обращение с указанием фамилии звучит менее официально: Dear Mr Allen:, Dear Mrs Allen:.
Есть различия в употреблении знаков препинания в формуле обращения: в США используют двоеточие, в Англии – запятую (Dear Sir:, Dear Mr Smith:,).
Реквизит 7. Общее содержание письма. В отечественном делопроизводстве реквизит носит название «заголовок к тексту». Реквизит в сжатой форме ориентирует делового партнера в содержании письма. В англоязычных странах он нередко опускается.
Общее содержание письма предваряет основной текст, размещается на отдельной строке и всегда выделяется, например:
Order № 1234 for Snow Racers
We have received your letter…
Другой вариант оформления реквизита выглядит так:
Subject: Up-to-date List of Addresser
Re: Policy № 714056
In re: Letter of Credit № 12/146
«Re»-это сокращенное выражение «inre», что означает «по делу», «касательно», «относительно».
В реквизите поощряется открытая пунктуация.
Реквизит 8. Текст письма. Основной реквизит делового письма печатается ниже указание на его общее содержание через 3-4 интервала. Текст письма разбивается на абзацы, которых обычно два: в первом содержится смысловая часть документа, во втором приводится заключительная фраза вежливости.
Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличается ясностью лексики, быть логичной и убедительной.
Заключительная фраза вежливости носит стереотипный характер. Вот ряд примеров фразы вежливости:
Your prompt reply be appreciated (Мы были благодарны за ваш скорый ответ); Please accept thanks in advance (заранее примите нашу благодарность); With my personal regards and good wishes (Примите мои наилучшие пожелания) и т. п.
Если письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречается сокращение R. S. V. R., которое означает: «пожалуйста, ответьте».
Знаки препинания в тексте письма употребляются в соответствии с правилами пунктуации.
Реквизит 9. Завершающая формула вежливости. Реквизит размещается непосредственно под текстом письма справа. Формула вежливости может носить строго официальный, официальный и менее официальный характер. Приведем соответствующие примеры:
Русский эквивалент
Yours faithfully,
Yours truly, строго официально С уважением
Yours very truly,
Yours very sincerely,
Yours sincerely, официально С уважением. Ваш
Sincerely yours,
Very cordially yours,
Yours cordially, менее официально Искренне Ваш
Cordially yours,
При печатании реквизита поощряется открытая пунктуация.
Реквизит 10. Подпись. Реквизит помещается под формулой вежливости. При этом отдельной строкой приводится название фирмы, совпадающее с приведенным в заголовке. Затем приводится подпись лица с указанием занимаемой должности, иногда включается и название отдела, например:
Dennis J. Stenberg, Manager
L. K. Thompson Manager
Export Department
Рекомендуется открытая пунктуация.
Реквизит 11. Приложение. Реквизит размещается в левой нижней части документа отдельной строкой. Наименованию приложения предшествует слово Enclosure (сокращено – Encl., или Enc.), например:
Enclosure: Contract
Encl: 1. Contract
2. Cheque
Нумерация и расстановка знаков препинания осуществляется в соответствии с приведенными примерами.
Реквизит 12. Указание на рассылку копий. При необходимости рассылки письма нескольким адресатам в левом нижнем углу, после указания на наличие приложений, пишется сокращение СС и ставится двоеточие. СС означает carbon copy, т.е. «копия». Затем указываются фамилии лиц и наименования организаций, куда направляются копии, например:
CC: Mr Jetfrey H. Winston.
Mr Robert Baily
CC: Regional Sales Department
Библиография:
1. Басаков М.И. Основы делопроизводства для менеджера. – Ростов – на - Дону: РГЭА. 1995-92с
2. Белов А.А. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот. – М.: Книжный мир, 2004
3. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. - М.: Информационно-издательский дом «Финиш», 1998.-424с
4. Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. - М.: «Приор», 1996.-224 с
5. Веселов П.В. Аксиомы делового письма культура делового общения и официальной переписки. – М.: ИВЦ «Маркетинг», 1993 – 74с
6. Веселов П.В. Вы – секретарь. М., 1993
7. Громова Н.М. Ваш зарубежный партнер//Переписка. Документация. Контракты. – М.: МП «Технология» 1992. – 136с
8. Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. – Москва – Новосибирск, 1997
9. Лихачев М.Г. Документы и делопроизводство. Справочное пособие. – М., 1991
10. Мескои М., Альберт., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М., 1992
11. Павлюк Л.В. Киселева Т.И. Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Издательский торговый дом «Герда», 1998. – 304с
12. Семиков В.П. Менеджер. М.: Вузовая книга, 1998
13. Сокова А.Н. Разработка концепции документационного обеспечения управления//Использование принципов Единой государственной системы…
14. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. – М., «Издательство Приор», 1999 – 224с
15. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30 – 97 – М., Дело, 1999. – 232с