Оформление и выдача наличных денег из кассы происходит на основании расходных кассовых ордеров (форма № КО-2) (приложение Д) или других документов (платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов), на которых ставят специальный штамп, заменяющий расходный кассовый ордер. Все документы на выдачу денег подписываются руководителем предприятия или главным бухгалтером.
Приходные и расходные ордера должны регистрироваться в журнале регистраций приходных и расходных кассовых ордеров, однако в ЗАО «Омскстрой» это не делается. Все документы гасятся штампами «Оплачено», «Получено», заверяются подписью и печатью и на них ставится число.
При выдаче денег отдельному лицу кассир записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, удостоверяющего личность, кем, когда он выдан и отбирает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на несколько лиц. Лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, деньги выдаются только по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
В организации ЗАО «Омскстрой» деньги из кассы выдаются только лицам, указанным в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе (ведомости и др.). При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому поручено получение денег, а в ведомости, перед распиской получателя, кассир делает надпись «По доверенности». Оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии, кассир выплачивает по платежным ведомостям (приложение Ж). На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью).
По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку от руки «Депонировано», затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выписанную по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер.
Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие сдает в банк. Сдача денежных средств в банк осуществляется с помощью услуг инкассации.
Кассир выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств. В квитанции ставится штамп о принятие суммы инкассаторами, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.
Кассовые ордера четко заполняются по всем реквизитам. В них указываются основания для их составления и перечисляются документы, которые к ним прилагаются. Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи денег подписывает кассир. Если при заполнении кассового ордера была допущена ошибка, то его оформляют заново.
В организации ЗАО «Омскстрой» бухгалтерский учет ведется автоматизировано в программе «1С»: Предприятие.
После получения или выдачи денег по каждому ордеру кассир делает записи в кассовой книге (форма КО-4) (приложение К), которая ведется автоматизированным способом и предназначена для учета движения наличных денег. На последней странице кассовой книге указывается количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в кассовой книги делаются в двух экземплярах. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующее число.
В организации ЗАО «Омскстрой» бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов; соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов; подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Обязательно должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в банк по расчетному счету.
Для учета расчетов с населением используется контрольно-кассовая машина. По ККМ ведется отдельный журнал (ф. № КМ-5) (приложение Л), в котором отражаются данные по выручке.
На предприятии проводятся ревизии кассы с полным полистным пересчетом денег и других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия.
Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.
Если установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.
Соблюдение кассовой дисциплины в ЗАО «Омскстрой» проверяет обслуживающий банк. Нарушениями кассовой дисциплины считаются расходование полученных в банке наличных денег не по назначению, несоблюдение правил о расчетах наличными деньгами, несдача в банк денежной наличности в установленные сроки и использование выручки не по назначению, выдача наличных денег из кассы взаймы другим предприятиям, учреждениям и организациям. По результатам проверки организации выдается справка, в которой устанавливаются нарушения.
При проверке банком кассовой дисциплины в ЗАО «Омскстрой» нарушений не установлено, об этом свидетельствует справка о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью (Приложение М).
3.2. СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
Для учета кассовых операций в организации ЗАО «Омскстрой» используют активный счет 50. На данном предприятии открыт единственный субсчет 50-1 «Касса организации», на котором учитываются денежные средства в кассе.
На дебете счета 50 отражают хозяйственные операции по поступлению наличных денег в кассу с кредита разных счетов в зависимости от вида поступления.
Бухгалтерия предприятия использует следующую корреспонденцию счетов для отражения поступления наличных денег в кассу, табл. 1.
Таблица 1
Корреспонденция счетов для отражения поступления наличных денег в кассу.
| Дебет счета 50-1 (операции) | Кредитуемые счета |
| Поступление в кассу: | |
| получение наличных из банка | 51 |
| оказание юридических услуг | 62-2 |
| возврат задолженности по зарплате | 70 |
| возврат п/отчета | 71-1 |
| гашение ссуды | 73-1 |
| прочие поступления | 76-5 |
| целевое финансирование | 86 |
По кредиту счета 50 отражают операции по выбытию наличных денежных средств с дебета разных счетов в зависимости от вида расходов.
Бухгалтерия предприятия использует следующую корреспонденцию счетов для отражения выбытия денежных средств из кассы, табл. 2.
Таблица 2
Корреспонденция счетов для отражения выбытия денежных средств из кассы
| Кредит счета 50-1 (операции) | Дебетуемые счета |
| Выдача из кассы: | |
| сдача наличных в банк | 57-1 |
| выдача заработной платы | 70 |
| выдача под авансовый отчет | 71-1 |
| возврат по договору | 76-5 |
Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров регистрируются в карточке счета 50 (Приложение Н), которая является регистром синтетического и одновременно аналитического учета по счету 50 «Касса».
4. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УЧЕТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ЗАО «ОМСКСТРОЙ»
Как видно из проведенной работы, учет кассовых операций в ЗАО «Омскстрой» поставлен на высокий уровень. Однако при написании работы были выявлены некоторые недостатки, а именно: не ведётся книга регистрации принятых приходных и расходных кассовых документов. Ведение данной книги позволяет более быстро находить интересующие документы, чем по кассовой книге.
Предприятие ЗАО «Омскстрой» осуществляет продажу квартир населению с использованием кассового аппарата. Кассир каждый день снимает с кассового аппарата отчет, регистрирует его и передает данные в бухгалтерию. На первый взгляд, это не очень трудоемкий процесс, но очень часто кассир ошибается именно в этой цепочке операций. В связи с этим необходимо внедрение программного продукта, позволяющего исключить чисто механические ошибки кассира при переносе данных, а также для более оперативного поступления данных в бухгалтерию.
Эту проблему успешно решают такие программные продукты, как “RS - БАЛАНС” или “ПАРУС”. В этих программных продуктах предусмотрено подключение электронного кассового аппарата к автоматизированному рабочему месту кассира, с дальнейшим переносом данных со всеми проводками в бухгалтерию. При такой постановке вопроса исключаются механические ошибки кассира, а электроника позаботится о полноте и своевременности предоставления данных.