Деловые письма являются одним из жанров официально-делового стиля, и в связи с этим их структура и тексты должны соответствовать его основным критериям и характеристикам. Более подробно этот жанр будет рассмотрен в нижеследующих пунктах.
1.4 Современные деловые письма
1.4.1 Форма делового письма
Правильно оформленное деловое письмо имеет большое значение для установления деловых контактов, заключения выгодных сделок и успешного ведения бизнеса. Существует внешняя и внутренняя форма написания деловых писем.
1. Внешняя форма начинается с шапки письма (Briefkopf) или фирменного бланка предприятия с его названием, логотипом, подробным адресом, телефонами, факсами, электронной почтой, интернетом. Если имеются деловые связи с зарубежными партнерами, то желательно оформить бланк на двух языках - на родном и языке зарубежного партнера, или на родном и английском языках.
Рекомендуется указывать на бланке банковские реквизиты предприятия или организации, занимающихся внешнеторговой деятельностью. Например: INGENIERBÜRO * STRICH & FADEN
STAHLBAUKONSTRUKTIONEN - BERECHNUNGEN – STATISTIK
Wellenstraße 7
61286 Schwanderndorf
Telefon: 062 14-97 33 4-0
Telefax: 062 14-97 33 4-1
Bankverbindung
Commerzbank Frankfurt
Konto: 44 62 978 Y BLZ 800 700 10
2. Адрес получателя (Anschrift des Empfängers)
Адрес получателя пишется в левом верхнем углу письма. Следует запомнить, что немецкий адрес пишется в такой последовательности: фамилия получателя, фирма (предприятие), улица и номер дома, индекс и название города, страна получателя. Например:
Carola Müller
Compakta GmbH
Raschendorfer Str. 30
50212 Köln
Deutschland
Последовательность «фамилия, фирма» означает, что письмо имеет право вскрыть только адресат. Последовательность «фирма, фамилия» позволяет вскрытие письма секретарем или коллегой адресата.
Запятые и точки в адресе не ставятся. Выше адреса может стоять помета о виде отправки: Luftpost (авиа), Einschreiben (заказное), Eilzustellung (срочная доставка).
3. Исходные данные (Bezugszeichen)
Ниже адреса размещается строчка исходных данных. Она стала в современной переписке необязательной и может отсутствовать. К исходным данным относятся следующие:
Ihre Zeichen (Ваш шифр), Unsere Zeichen (наш шифр) - здесь могут указываться условные знаки отдела фирмы, ведущего корреспонденцию; начальные буквы диктовавшего письмо и писавшего его под диктовку. Например:
Ihre Zeichen: Verk S/K (Abteilung Verkauf (отдел продажи), Herr Semmback диктовал письмо, а Fräulein Kostage его писала)
Ihre Nachricht vom ... (Ваше сообщение от ...), Unsere Nachricht vom ... (Наше сообщение от ...) - здесь отмечается дата получения письма (факса) партнера и дата ответа на это письмо.
Дата написания письма может стоять отдельно справа, ниже исходных данных или на одной строке с ними. Дата пишется цифрами или с названием месяца: 25.07.2003 или 25. Juli 2003. Перед датой часто упоминается место отправления письма:
Rоstov am Don, 25.07.2003
4. Указание на содержание (Betreffzeile)
Перед текстом указывается тема письма. Таким образом получатель сразу может определить, о чем идет речь в письме. Например:
Vertrag № 7/8. Anfrage
(Касательно договора №7/8. Запрос.)
Вводящее слово „Betr." („ Betreff, betrifft" - касательно) встречается в деловой корреспонденции все реже и лучше его опускать. Формулировка темы письма должна быть краткой и состоять только из назывных предложений.
5. Обращение (Anrede)
Если адресат неизвестен, обращение должно иметь форму: Sehr geehrte Damen und Herren (Уважаемые дамы и господа).
Если имя получателя Вам известно, Вы пишите: Sehr geehrte Frau Hoffmann или: Sehr geehrter Herr Scholz.
При состоявшемся знакомстве устанавливается более теплый тон даже официального письма и рекомендуется обращение типа: Lieber Herr Direktor Neumann (Дорогой господин директор Нейман)
После обращения, как правило, стоит запятая, и первая строка письма начинается как продолжение предложения.
6. Текст письма (Brieftext)
Немецкий текст пишется без употребления красной строки. Абзацы отделяются друг от друга пропуском строки (пустой строчкой).
Построение письма должно быть как можно более простым, прозрачным, логически связанным. Желательно, чтобы самое важное стояло в начале или в конце письма, и в конце письма должно формулироваться пожелание, цель, даже если об этом уже говорилось выше. Письмо не должно быть длинным, максимум полторы страницы неплотного текста. Если Вы пишите первое письмо по данному делу, то оно обязательно должно содержать благодарность: за внимание к письму, за внимание к просьбе, предложению, вообще за то, что письмо прочитано. Обычная формульная концовка, которую можно по-разному варьировать: Im voraus dankend für Ihre liebe Aufmerksamkeit für unser Schreiben, verbleiben wir, mit freundlichen Grüßen, Ihr (Заранее благодарны за любезное внимание к нашему письму, остаемся, с дружеским приветом, Ваш ...) Концовка может быть иной, но смысл должен быть неизменен - подтверждение дружелюбия, которым проникнуто все письмо.
7.Заключительная фраза прощания (Schlußformel)
После текста письма обычно употребляется заключительная фраза прощания: Mit freundlichen Grüßen, Freundliche Grüße(c дружеским приветом).
Если Вы находитесь с Вашим партнером в дружеских отношениях, Вы можете написать: Mit bestem Gruß или Mit herzlichen Grüßen (с наилучшими пожеланиями, с сердечным приветом).
Иногда Вы можете прочитать и ныне устаревшее: Hochachtungsvoll ( с почтением)
8. Подпись (Unterschrift)
Право подписи деловых писем имеет директор (руководитель) предприятия. Рядом с подписью часто ставится штамп фирмы.
Если письмо подписано не его составителем, а по его поручению, перед подписью ставится сокращение: i.V. (in Vertretung - по поручению). Варианты: i.A. (im Auftrag - по поручению), p.p.,или рра. (per procura - по доверенности).
Если письмо подписывается двумя лицами, справа ставит свою подпись исполнитель или зав. отделом, слева- его начальник. Например:
SüddeutscheCarl Hahn oHG
Maschinenfabrik AG
ppa. Schmidt
ppa. Lüders i.A. KlatteVerkaufsleiter
9. Приложение (Anlage)
Если к письму приложены какие-либо документы и т.п., об этом упоминается в завершение письма. Внизу слева пишется слово Anlage, если одно приложение, или Anlagen если их несколько. Например: 3 Anlagen
10. Примечания о рассылке (Verteilervermerk)
Если копии письма направляются каким-либо лицам, ниже пометы о приложении пишется: Verteiler («копии передать»). Например:
Verteiler:
Herrn Emer, Verkauf
Frau Schulze, Werbung.
1.4.2 Основные правила написания
Современное письмо должно быть четким и приветливым по отношению к адресату. Поэтому следует избегать пустых или высокопарных фраз, пространных речевых оборотов, которые, разрастаясь, только утомят адресата или вовсе оттолкнут его.
Следует избегать общих фраз. Излишними могут быть, к примеру, такие формулировки: "Wir haben von Ihrem Schreiben in allen Teilen bestens dankend Kenntnis genommen" - "Unter Bezugnahme auf Ihre Nachricht von 3.7., mit der Sie davon Kenntnis geben, dass ..." - "Stets gern zu Ihren Diensten verbleiben wir" - "Mit der Versicherung, in Zukunft alles zu tun, um Ihre Zufriedenheit zu gewinnen" - "... teilen wir Ihnen hiermit nicht"(o чем, собственно говоря?) -"Ohne mehr für heute"- "Wir gestatten uns den höflichen Hinweis..." Разумеется, подобные выражения удобны: диктующий, пока повторяет то, что написано в письме другого, уже соображает, что ему следует написать самому. Эти шпаргалки парализуют письмо, делают его неуклюжим и недейственным. Лучше всего: сначала подумать, а потом садиться писать!
Писать рекомендуется в активном наклонении. Предмет пассивен; все живое - активно. Поэтому по возможности следует использовать форму деятеля.
Активный залог оживляет стиль письма и потому предпочтительней, однако пассивный залог не является абсолютно неприемлемым. Вместе с тем активный залог выделяет местоимение "wir"; поэтому приходится прибегать к пассиву, когда необходимо уклониться от слишком назойливого "wir". Кроме того, пассивный залог предпочтительней, когда нежелательно напрямую сказать адресату, что он не прав. Вотпример: "Sie haben uns falsch informiert"- "Wir wurden falsch informiert".
И, наконец, пассивная форма всегда используется в том случае, когда объект описания не действует, а подвергается воздействию. Мать никогда не скажет: "Ein Hund hat meine Luise gebissen" /"собака укусила мою Луизу"/, а "Meine Luise wurde von einem Hund gebissen" /"моя Луиза была покусана собакой"/. При этом она, очевидно, пожалуется владельцу собаки: "Ihr Hund hat meine Luise gebissen", потому что в этом случае уже собака центральный пункт сообщения.
Действие необходимо выражать словами действия. (глаголами). Как видно из самого названия, слова эти обозначают действие и делают письмо более живым и энергичным. Поэтому рекомендуется избегать образования оборотов с существительными, если речь идет о какой-либо деятельности. Например:
| некорректно: | корректно: |
| Zum Versand bringen | versenden |
| In Erwägung ziehen | erwägen |
| Erkundigungen einziehen | erkundigen |
| In Rechnung stellen | berechnen |
| In Abzug bringen | abziehen |
| Ein Fehlbedarf ist vorhanden | uns fehlen |
Но и это правило не безусловно; иногда описательная конструкция с существительным означает нечто иное, чем однокоренной глагол, к примеру: "in Erfahrung bringen" /"разузнавать", "получать сведения"/ и "erfahren" /"узнавать"/.
Желательно избегать wir-стиля. Как собеседник, говорящий исключительно о себе, так и автор письма вряд ли добьется успеха, если постоянно будет использовать "Wir"- или "Ich"-форму. Правила: " необходимо поставить себя на место получателя письма" и "подтвердить сначала получение письма, а потом давать пояснения"- говорят о том же. Не так много можно выразить через "Wir''-форму; это же можно сделать, используя пассив. Как уже говорилось выше, пассивный залог увеличивает действенную силу письма. Совет: "отказываться от "wir''-стиля" более касается внутренней, нежели внешней формы, больше образа мыслей, чем самого языка. И потому совет, что вместо "Wir senden Ihnen..." следовало бы лучше написать: "Sie erhalten..." часто остается невостребованным. Формулировка "Sie erhalten einen Kontoanzug" является канцеляризмом и звучит не лучше выше приведенных выражений. Следует как можно реже использовать пассивный залог, а пытаться изнутри придать своим мыслям иную форму, ни на секунду не забывая об адресате. Вот примеры: