Сопроводительные письма начинаются с глаголов в первом лице единственного или множественного числа, например:
Сообщаю Вам, что...
Напоминаю, что... и т. д.
При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: приказ — издается, контроль — возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, должностные оклады — устанавливаются, выговор — объявляется, порицание — выносится и т. д.
Выбор того или иного языкового оборота из числа возможных определяется:
практикой употребления языкового оборота, т. е. степенью его употребительности;
правильностью его с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля);
степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.
При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи.
Так, при употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный.
При выражении превосходной степени наиболее употребима форма с приставкой наи- (наибольший эффект, наименьший результат) или сочетание положительной степени с наречием наиболее (наиболее важный).
Широко используются так называемые расщепленные сказуемые. Например: оказать помощь вместо помочь, провести проверку вместо проверить.
Из односоставных предложений больше всего используются безличные, например: Контроль за исполнением возложить на...,
но в приказах наиболее употребимы определенно-личные, например:
...приказываю установить заводу 1-ю группу по оплате труда руководящих и инженерно-технических работников.
3. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ЯЗЫКЕ И СТИЛЕ
ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Не зная элементарных правил, при составлении деловых писем работники аппарата управления тратят на этот процесс значительную часть рабочего времени и допускают притом немало ошибок. Наиболее часто встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых писем.
Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизованный документ. Нет необходимости в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом и устной информацией. Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправки документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс.
В связи с тем, что на бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма. Излишне указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.
3.1. Лексические ошибки
Употребление специальной лексики.Понятие «специальная лексика» включает в себя термины и профессионализмы.
Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.
Термины, используемые в управленческой документации, - это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления и документационного обеспечения управления.
Правильность и стабильность употребления терминов устанавливают терминологические словари и стандарты, которые способствуют упорядочению терминологии.
Употребляя термины в деловой документации, необходимо предусматривать, что термин должен быть понятен и автору, и адресату, и при необходимости раскрывать содержание термина, что можно сделать несколькими способами:
- дать официальное определение термина;
- расшифровать его словами нейтральной лексики;
- заменить термин общепонятным словом или выражением.
Нередки случаи неправильного употребления терминов в текстах документов чаще всего в связи с незнанием их значения. Трудности в употреблении терминов объясняются еще и постоянным изменением системы терминов: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления; один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию).
При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов.
Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»). Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте.
Например,даже такие термины-синонимы, как «договор», «контракт», «соглашение» различаются практикой употребления: в трудовом законодательстве установлен трудовой договор (контракт); в гражданском законодательстве двух- и многосторонние сделки называются договорами; во внешнеторговых сделках употребляется преимущественно термин «контракт», а договоренности в ряде областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение»; «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.).
Существует и такое явление, как омонимия терминов, при которой два термина или более совпадают по звучанию, но обозначают разные понятия. Явление это, однако, в пределах одной терминосистемы встречается редко.
Профессионализмывозникают в двух случаях:
- специальная область деятельности не имеет своей терминологии (охота, рыболовство, ремесла и др.);
- слово становится неофициальным заменителем термина (например, трансплантация - пересадка, карданное устройство - кардан и др.).
Область употребления профессионализмов — это, как правило, устная речь. Использование профессионализмов в текстах документов крайне нежелательно.
Профессиональная жаргонная лексика— это форма профессионального просторечия (например, наличка, нал, безнал, дострой и др.). Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.
Неправильное использование слов терминов.Основное количество помех в служебных документах относится к семантическим. Природа их в ряде случаев кроется в недостаточной грамотности некоторых адресантов. Чем иным можно объяснить эти «перлы»:
Разрешите нехватку конфет «Рица» считать сельдью «Атлантическая» 2 сорта.
Обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу.
Отметить хорошее состояние ул. Витебское шоссе с присуждением ей денежной премии 200 руб.
Можно ли исходя из этих документов принять толковое решение? Кому выплатить премию?
Порой авторы документов не считают нужным подобрать правильный термин. При чтении отчетов встречаем:
Освободители освободили 400 вагонов с арбузами.
На заводе произошел анонимный случай: кто-то бросил окурок и в результате этого возник пожар.
Вот, например, письмо:
Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению.
Просьба не была выполнена в срок: работникам торговой организации, куда адресовалось письмо, пришлось долго выяснять, что понимал адресант под словом «свидетели». Оказалось, что макеты деталей, прилагаемых к партии. Эти макеты правильно именуются «образцами-свидетелями» и включают целый комплект деталей.
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательпая расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение, например: редуктор в химической промышленности означает приспособление для снижения давления газа, а в машиностроении — приспособление, снижающее скорости вращения валов.
Для неискушенного в зоотехнике человека непонятным является термин деловые поросята, для незнающего строительное дело — комнатность, деревянность и т. д.
Стремление придать словам большую значимость выливается в «терминологическую игру», приводящую к разнообразным стилистическим ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо премировать пишут производить премирование, вместо монтировать — производить монтаж, вместо внедрить — осуществить внедрение.
В одном из приказов находим:
Приказываю разрешить приглашение для чтения лекций одного или двух специалистов... Зачем понадобилось отглагольное существительное приглашение?
В служебных письмах очень много отглагольных существительных с окончанием -ание, -ение, придающих речи ярко выраженный канцелярский характер. Нередко также встречаются образованные по их образцу слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие текста, например: несогласование, некомандирование. А пробовал ли кто-нибудь вдуматься в смысл таких часто употребляемых слов, как недополучение, недовыполнение или (это уже просто из ряда вон выходящее слово) недоперевыполнение? Как, например, понять такой приказ: