Документационная грамотность общества, обусловленная прочностью закрепления характерных признаков документов в сознании носителей языка (стр. 2 из 3)

Указать службе подстанций на недостатки в работе.

Неполнота выражения особо нетерпима в официально-деловой и научной речи. Поэтому некорректно составленными будут словосочетания, в которых не реализована хотя бы одна валентность глагола. Некорректно предложение: Просим выразить благодарность и наградить денежной премией коллектив филиала Агробанка в связи с предстоящим 10-летним юбилеем.

Требование полноты выражения предполагает использование словосочетаний в полном виде: Просим выразить благодарность коллективу филиала Агробанка за успешную работу и наградить сотрудников денежной премией в связи с предстоящим 10-летним юбилеем деятельности филиала.

Обилие пассивных конструкций характеризует официально-деловой стиль в целом: В ОКУД использован иерархический метод классификации унифицированных документов с тремя ступенями деления; Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов.

Предложения с активным залогом однозначно называют исполнителя действия, однако пассивный залог выполняет в тексте документа несколько функций:

– обращает внимание на само действие, а не на исполнителя:

– актуализирует и действие, и его исполнителя: Доклад комиссии одобрен парламентариями на утреннем заседании;

– скрывает личность исполнителя действия: Законопроект сегодня был утвержден;

– передает негативную информацию безличностно, без упреков в адрес исполнителей необходимого действия: Доклад еще не подготовлен.

Наречия определяют признак действия и обычно дают оценку событию, факту – этим обусловлено их частое функционирование в документах.

Предлоги помогают максимально точно передать значение падежной формы, поэтому тексты документов отличает более частое, чем в текстах других функциональных стилей, использование предлогов.

Частотны отыменные предлоги: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в, ходе, в целях, по мере, по линии, по адресу, по истечении, по причине, при наличии, при содействии, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему)…

Синтаксические особенности функционального стиля

Доминанта ОДС – точность и однозначность текста. Синтаксические особенности определяются условиями письменной формы коммуникации – в отсутствии собеседника автор документа вынужден подробно описывать ситуацию.

Клишированные словосочетания исходя из (чего?) имеющейся потребности, в заключение (чего?) отчета, сообразно (с чем?) с_ принятым ранее решением, впредь (до чего?) до особого распоряжения… - создают жесткий текстовой каркас, проявляющийся во взаимообусловленности текстовых частей и фрагментов предложения.

Так, в клишированном предложении: Договор вступает в силу со дня подписания трудно выделить сказуемое и второстепенные члены предложения — настолько слова слиты в единое смысловое целое. На самом деле, нельзя написать "Договор вступает" и поставить точку. Тем самым мы разрываем сказуемое "вступает в силу". "Договор вступает в силу" — с правовой и лингвистической точек зрения тоже незаконченное предложение: непременно нужно указать, с какого момента. Предложение в языке документов становится неразложимым и легко воспроизводимым в определенной ситуации.

Таких предложений в тексте документа бывает немного, однако текстообразующая роль их велика. Как правило, они начинают и завершают текст договора, приказа, распоряжения и других типов документов.

Требованию точности соответствует прямой порядок слов в предложении.

Порядок слов в предложении в текстах официально-делового стиля отличается строгостью и консерватизмом. Прямой порядок слов заключается в предшествовании подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается); определение предшествует определяемому слову (кредитные отношения); управляющее слово - управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство).

В безличных предложениях и пассивных конструкциях первую позицию вместо подлежащего занимает, как правило, второстепенный член предложения: Комиссией устанавливаются ответственность и размеры компенсации за причиненный ущерб.

Для языка деловой письменности характерны цепочки родительных падежей: распоряжение Главы администрации города; Исходя из необходимости разграничения балансовой принадлежности эксплуатационной ответственности сторон подряда...

Однако превышая оптимальную длину (4-5 слов), такие цепочки затрудняют восприятие текста. Предложения легко исправить с помощью глагола: Исходя из необходимости разграничить балансовую принадлежность …

В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенность их функционирования - часто передают информацию, которая по объему равна смыслу сложного предложения. Как это достигается? Увеличивается длина предложения и возрастает его семантическая емкость. Отдельные словосочетания могут передавать такую же информацию, как придаточные предложения.

По обоюдному согласию возможны изменения условий договора, которые являются неотъемлемой частью данного договора = если будет достигнуто обоюдное согласие...

Как видно из примеров, словосочетание с легкостью заменяет предложение, становясь номинацией события. Вместе с тем подобные словосочетания не только уплотняют информацию, занимая меньший объем, чем предложение, они создают жесткую структуру высказывания, в которой один компонент зависит от другого: В случае задержки оплаты... Для принятия решения... С целью скорейшего принятия решения…Они мотивируют действие, являясь неразложимым и необходимым компонентом высказывания.

Длина предложения. Высказывание разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда - страницы, т.е. до нескольких сотен слов. Есть жанры, в которых текст равен предложению: служебная записка, телеграмма, приказ, постановление.

Таблица также представляет собой предложение особой структуры: подлежащее представляет собой постоянную информацию, располагающуюся в боковиках, а сказуемое - переменную информацию, располагающуюся в вертикальных графах, что необходимо учитывать при переводе письменной речи на устную.

В документах превалируют осложненные предложения. С помощью причастных и деепричастных оборотов, вставных конструкций автор текста уточняет оттенки смысла передаваемого сообщения.

Точное выражение смысла достигается и обилием однородных членов предложения: Правовая и содержательная стороны документационного обеспечения регламентируются соответствующими законами Республики Беларусь, указами и распоряжениями Президента Республики Беларусь, постановлениями и распоряжениями органов государственной власти и управления, определяются положениями и уставами предприятия, должностными инструкциями работников аппарата управления.

Широко функционируют в документах односоставные предложения. Из односоставных предложений активны безличные и инфинитивные.

Инфинитивные предложения побуждают адресата к действию и синонимичны императивным предложениям, однако выражают крайнюю жесткость волеизъявления. Сравните: Встаньте – Встать. Обратите внимание, что все императивные формы, кроме инфинитивной, могут сочетаться с вежливыми словами: Помолчите, пожалуйста, но невозможно: Помолчать, пожалуйста. Инфинитивный императив выражает социальное превосходство говорящего, право требовать. В технических инструкциях инфинитивные предложения выражают предписания или предупреждения, наставления неопределенному, потенциальному адресату-пользователю: При необходимости ремонта – разъединить диски.

В документах предпочтительнее простых предложений сложные синтаксические конструкции, особенно сложноподчиненные предложения. Они однозначно отражают последовательность фактов и логические отношения между событиями (придаточные причины, следствия, условия, уступки).

Способы изложения в документе:

описание, повествование, рассуждение, объяснение, констатация, предписание.

Цель создания документа определяет функционально-смысловой тип речи и композицию документа. Что важно для автора данного официально-делового текста? Констатировать факт; описать предмет или ситуацию; сообщить о событии или их последовательности; обосновать положение; высказать предписание выполнить некое действие?

Если нам нужно создать у адресата общее впечатление от предмета речи, представить предмет в его качественной определенности, перечислить его признаки, оценить предмет речи, в тексте будет преобладать описательный тип изложения. Признаки, свойства, особенности события перечисляются в последовательности, указывающей на степень их важности. Например, в характеристике сотрудника, составляемой для рекомендации его на новую должность, вначале говорится об уровне его профессиональной подготовки, умении самостоятельно принимать решения, инициативности. Увлечения сотрудника, его хобби в характеристике могут быть не учтены или названы в конце текста. В деловом описании не допускается употребление слов в переносном значении. В художественном описании дается образное, яркое представление о предмете, отражаются настроение, чувства, мысли автора.

Если же адресату необходимо узнать о последовательности событий – что произошло вначале, как развивались события, была ли кульминация события (точка наивысшего напряжения) и как события закончились, каков итог чьих-либо действий, то удобнее использовать повествовательный тип изложения. Сообщая о последовательности событий, автор документа обычно строго соблюдает хронологический принцип. Типичный пример – автобиография. Принцип обратной хронологии выдерживается в резюме. В повествовании необходимо выделить главные события, наиболее важные детали. Отступление от хронологического принципа объясняется целью подчеркнуть зависимость внутренне связанных событий, разъединенных во времени. Отступления фиксируются оборотами: предвещая события; вспомним, что…