Східноукраїнський національний університет імені Володимира Даля
Інститут післядипломної освіти і дистанційного навчання
Сєвєродонецьке відділення
Контрольна робота
з дисципліни:"Українська мова професійного спілкування"
Варіант №20
Важливі питання з ділового українського спілкування
Виконав: студент групи УФЗ-103
Спеціальності фінанси та кредит
Пчелінцева О.М
Перевірив: Курінна І.М.
Сєвєродонецьк,2010 р.
Документи, їх різновиди. Дати характеристику одному з довідково-інформаційних документів
Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата. Відповідно до цього і згідно з унормованими вимогами за ознаками класифікації та групами вирізняють види документів, що наведені у таблиці 1.1
Таблиця 1.1 – Різновиди документів
| Ознаки класифікації | Групи |
| За найменуванням (назвою)1 | Автобіографія, акт, довідка,доручення, заява, інструкція, лист, протокол та ін. |
| За змістом і спеціалізацією | Загальні;з адміністративних питань;з питань планування оперативної діяльності;із питань підготовки та розподілу кадрів;спеціалізовані: з фінансово-розрахункових і комерційних питань, бухгалтерськогообліку, постачально-збутові, зовнішньоторговельної та кредитної діяльності та ін. |
| За призначенням | Щодо особового складу: організаційно-розпорядчі, кадрово-контрактні;довідково-інформаційні; господарсько-договірні;обліково-фінансові, господарсько-претензійні, зовнішньоекономічні |
| За походженням | Службові (офіційні) – укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи, закладуце робити, для вирішення службових питаньОсобисті (приватні) – укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних питань |
| За місцем укладання | Внутрішні, що мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладеноЗовнішні, що є чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, особами |
| За напрямом (і прямуванням) | Вхідні, що надходять до закладу, підприємства, фірмиВихідні, що адресовані за межі установи, організації |
| За способом виготовлення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації й регламентації | Стандартні, типові – укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо) |
Ці документи мають відповідну позначку вгорі праворуч, а користування ними попередньо обумовлюється угодою, розпискою тощо про міру відповідальності в разі розголошення їхнього змісту.
У свою чергу, документи поділяються за призначенням та за найменуванням. Останні можуть називатися однаково, але виконувати різні функції. Класифікація документів за призначенням і найменуванням наведені у таблиці 1.2
Таблиця 1.2 – Класифікація документів за призначенням і найменуванням
| Призначення (спеціалізація) | Назва (найменування) | |
| Документи в управлінській діяльності | ||
| Організаційні документи | ПоложенняСтатутІнструкціяПравилаПостановаУхвалаРозпорядженняНакази та витяги з наказуВказівки | |
| Розпорядчі документи | ||
| Довідково-інформаційні документи | АктиВідгукиВисновкиДовідкиДоповідіСлужбові, доповідні та пояснювальнізапискиЗапрошення (повідомлення)ПропозиціїЗвітиОглядиПлани робітОголошенняПротоколи та витяги з протоколуСлужбові листи (офіційна кореспонденція)ТелеграмиФаксиТелефонограми | |
| Документи з кадрово-контрактових питань | АвтобіографіїЗаявиКонтрактиОсобові листки (анкети)Угоди | |
| Особисті офіційні документи | ХарактеристикиДорученняЗаповітиЗаявиПосвідченняРозпискиСписки. Переліки | |
| Спеціалізована документація | ||
| Документи з господарсько-договірної діяльності | Договір на постачанняДоговір підряду | |
| Документи з посередницької діяльності | Договір на матеріальну відповідальністьДоговір на спільну діяльністьДоговори оренди обладнання, транспорту, приміщенняДоговори щодо створення нових форм господарювання Господарські договори в науковій діяльностіДоговори про взаємовідносини підприємств і банкуДоговори про надання посередницьких послуг | |
| Документи з господарсько-претензійної діяльності | Договір про інформаційне обслуговуванняПротоколи розбіжностей до договорівКомерційні актиПретензійні листиПозовні заяви | |
| Документи в банківській діяльності | Договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговуванняДоговір на депозитний вкладКредитний договірДоговір про спільну діяльністьДоговір лізингу (лізингова угода) Договір про пайовий внесок | |
| Обліково-фінансові документи | АктВідмова від акцептуВідомістьГарантійний листЗаява-зобов' язанняЗаявкаКвитанціяНакладнаОформлення відкриття рахункав банкуЗаяваКартка зі зразками підписівЧекові книжки (чеки)Реєстр чеківПлатіжне доручення | |
| Документи з організації зовнішньоекономічної діяльності | КонтрактиДодаток (до контракту)Запис бесідиПротокол намірівДоговірСтатут | |
| Документи в рекламній діяльності | ДоговірУгода | |
Протокол — це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведеннязборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.
Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени президії.
Протокол складають на основі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів, зроблених під час засідання. Крім того, при оформленні протоколу використовуються подані до засідання матеріали — тексти, тези доповідей і виступів, довідки, проекти рішень та ін. Протокол повинен відрізнятися повнотою і точністю викладу виступів і ходу зборів. У ньому необхідно відображувати всі міркування, які виникали в процесі обговорення, погляди і заяви, а також прийняті рішення.
Протокол має такі реквізити:
1) назву виду документа, яку пишуть посередині рядка;
2) порядковий номер протоколу;
3) назву зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада);
4) назву установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція;
5) дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста);
6) кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщокількість учасників сягає 10 —12 осіб, то вказують усіх присутніх;
7) посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);
8) порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку;
9) текст;
10) перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;
11) підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).
Залежно від повноти висвітлення процесу засідання протоколи бувають стислими і повними. В стислих протоколах зазначають прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто виступив, рішення. За такими протоколами важко судити за перебіг зборів. Стислий протокол доцільно оформляти, коли є стенограми, тексти доповідей. Стисло протоколюють оперативні наради. В решті випадків слід складати повний протокол, який містить записи всіх виступів, а отже, відбиває роботу колективу, процес напрацювання рішення в сутичці думок, у дискусіях.
Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки учасників засідання, списки запрошених, тексти доповідей чи тези виступів, довідки щодо обговорюваних питань, проекти рішень (постанов) із кожного питання порядку денного засідання.
Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на магнітну плівку, то протокол можуть складати після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для протоколювання - важливий етап підготовки роботи колегіального органу, оскільки від її кваліфікації, вміння вникатив суть обговорюваних питань та обізнаності в них залежить якість запису виступів.
Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машини чи іншої оргтехніки.
Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи.
Назву виду документа (ПРОТОКОЛ) розташовують зліва або посередині рядка. Вона зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов'язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність, її друкують великими літерами.
Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить: «Слухали», «Виступили», «Ухвалили».