До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов'язаних із прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпусток (анкета, додаток до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів.
На підприємствах, де обсяг документообігу не перевищує 10 тис. документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, може не бути, тому всі операції, пов'язані з його роботою, виконує секретар-референт (технічний секретар, офіс-менеджер), котрий повинен володіти знаннями стосовно роботи з документами по особовому складу іі надавати допомогу відповідним службам у підготуванні, складанні, оформленні цих документів.
Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів (або секретар-референт, технічний секретар, офіс-менеджер) повинен звірити всі відомості, внесені в анкету й автобіографію, з оригіналами документів, (паспортом, дипломом, трудовою книжкою).
Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень і т. ін.
На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах із невеликим, обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу. Перевагу вищають варіантові поздовжнього розташування реквізитів.
У текстах наказів по особовому складу констатувальної (вступної) частини може не бути. Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ» й т. ін. Ці слова друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку.
В наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім'я й по батькові — звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовці! оклад і дату зачислення на посаду. В наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказують статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.
У наказах по особовому складу в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.
Підписаний керівником підприємства наказ (розпорядження) доводиться до відома працівника під розписку.
На підприємствах із великим обсягом документообігу, оформляючи переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший, відповідальний працівник відділу кадрів заповнює (у двох примірниках) уніфіковану форму НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО ПЕРЕВЕДЕННЯ НА ІНШУ РОБОТУ [типова форма № П-5(Рис.1,2)]. Один примірник форми залишається у відділі кадрів, а інший — передається до бухгалтерії. Наказ (розпорядження) візують керівники структурних підрозділів попереднього та нового місць роботи й підписує керівник підприємства.
На підставі наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу відповідальний працівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці (форма № П-2), трудовій книжці та в інших документах. На звороті форми № П-5 роблять позначки про нездані матеріально-майнові та інші цінності, що числяться за працівником на попередньому місці роботи.
Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) протоколу, оформлена належним чином.
Витяги з протоколів оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу (див. Рис.3).
Реквізити витягу з протоколу:
10 — назва виду документа (ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ);
11 — дата (переносять з оригіналу протоколу);
12 — індекс (переносять з оригіналу протоколу);
14 — місце складання чи видання (переносять з оригіналу протоколу);
17 — гриф затвердження (переносять з оригіналу протоколу, якщо цей реквізит там є);
19 — заголовок до тексту (переносять з оригіналу протоколу);
Рис.1. Зразок бланка наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу (типова форма № П-5, формат А4)
21 — текст (зі вступної частини беруть пункти «Голова». «Секретар», «Присутні», потрібний номер питання порядку денного, з основної — цитують пункти, що стосуються потрібного питання порядку денного);
23 — підпис (переносять реквізит з оригіналу, але голова й секретар не підписуються);
27 — позначка про завірення копії (оформляють без слова «Копія» в правому верхньому куті аркуша).
Рис. 2. Зворот бланку типової форми № П-5
Рис.3. Зразок написання витягу з протоколу
3. Поясніть значення поданих слів
Менеджер, ломбард, ліцензія, куртьє.
Менеджер — керівник або керівник, що відповідає за певний напрям діяльності підприємства (менеджер по персоналу, інвестиційний менеджер, менеджер по зв'язках з громадськістю, фінансовий менеджер, ризик-менеджер, бренд-менеджер, екаунт - менеджер, менеджер з продажу), керівник проектом (менеджер проекту) або цілою компанією (топ-менеджер). Останнім часом до менеджерів зараховують всіх осіб, відповідальних за певний напрям, у тому числі і не керівних посад.
Ломбард — спеціалізована кредитна установа, яка надає короткотермінові позики під заставу особистого майна позичальника.
Ліцензія — у загальному значенні — це документ, що демонструє певний дозвіл.
Куртьє - маклер, біржовий посередник при покупках і продажах, у Франції.
4. Відредагуйте речення
1. До навчання відноситься сумлінно.
2. Користується повагою серед товаришив і студентів.
3. Він діяв згідно розпорядження.
4. Завдяки хвороби він відстав від інших.
5. Я виходжу на слідуючій зупинці.
Відповідь:
1.Сумлінно відноситься до навчання.
2.Користується повагою серед студентів і у товаришів.
3.Він діяв згідно з розпорядженням.
4.Через хворобу він відстав від інших.
5.На слідуючій зупинці я виходжу.
5. Перекладіть текст
Вид перерабатываемой информации влияет на структуру вычислительных машин(ВМ), которые в зависимости от этого делят на два основных класса: аналоговые и цифровые.
Аналоговая вычислительная машина (АВМ) - машина, оперирующая информацией, представленной в виде непрерывно изменяющихся физических величин. В качестве физических переменных могут быть использованы сила тока в электрической цепи, изменение скорости или ускорения движения тела и т.п.
Многие явления в природе математически описываются одними и теми же уравнениями. Следовательно, с помощью одного физического процесса можно моделировать различные процессы, имеющие одно и то же математическое описание.
Переклад:
Вигляд інформації яку переробляють впливає на структуру обчислюваних машин (ОМ),які в залежності від того розділяють на два основних класи: аналогові і цифрові.
Аналогова обчислювальна машина (АОМ), яка оперує інформацією,поданої у вигляді фізичних величин,які безперервно змінюються. В якості фізичних змінних можуть бути використані сила струму в електричному колі,зміна швидкості або прискорення руху тіла і т.п.
Багато явищ у природі математично описуються одними й тими ж рівняннями. Отже, за допомогою одного фізичного процесу можна моделювати різні процеси, які мають одне і теж саме математичний опис.
6.Скласти звіт про проведену роботу
Звіт — це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи. Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові — на звичайному папері. Матеріал звіту охоплює точно визначений період часу.
Схема звіту така:
1) у заголовку, крім слова «Звіт», подаються відомості про те, яка організація чи установа звітує, за який період, за який вид роботи;
2) у вступній частині вказується коло завдань, що їх було поставлено перед організацією чи установою за звітний період;
3) наступна частина звіту має містити точний опис виконаної роботи із зазначенням позитивних і негативних прикладів;
4) у звіті мають бути висновки, пропозиції, перспективи на майбутнє;