При ссылках на известные документы приняты такие формулы: Ссылаясь на Ваше письмо от...; В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...; Ссылаясь на Ваш запрос от...; Ссылаясь на устную договоренность...; В ответ на Ваше письмо (запрос)...; В соответствии с нашей договоренностью...; На основании нашего телефонного разговора...; На основании устной договоренности...; Согласно постановлению правительства...; Согласно Вашей просьбе...;
При указании на цель отправления письма употребляются такие обороты: В целях скорейшего решения вопроса...; В целях выполнения распоряжения...; Для согласования спорных вопросов...; Для согласования вопросов участия...; Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ...; Для решения спорных вопросов...; В целях безопасности прохождения груза...; В ответ на Ваш запрос...; Во избежание конфликтных ситуаций...; С целью ознакомления с... высылаем Вам...
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации. Например, если вам нужно сослаться на какой-либо документ, лучше всего использовать выражения, начинающиеся со слов «В соответствии...», «Согласно...». Однако при ссылках на телефонный разговор эти стандартные выражения неуместны.
В письмах, содержащих ответ на запрос, просьбу, приняты такие формулировки:
Иные речевые стандарты закреплены за информационными письмами. Так, в письмах-сообщениях пишут:
Есть множество и других стандартных выражений, используемых в различных видах деловой переписки, их лексика определяется содержанием писем (письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-напоминание, предложение (оферта), рекламация и др.).
Административно-канцелярской речи чужда экспрессия, но в особых случаях (праздничный приказ по учреждению, почетная грамота, адрес юбиляру) возможно использование оценочных суффиксов, степеней сравнения прилагательных, образных выражений.
Синтаксис канцелярских документов отличается сложностью: употребительны сложноподчиненные предложения, длинный перечень однородных членов, причастные и деепричастные обороты. В приказах и распоряжениях преобладают побудительные предложения с инфинитивом, выступающим в значении повелительного наклонения (зачислить, назначить, представить развернутый план работы, контроль за исполнением приказа возложить на...).
Однако в других видах административно-канцелярских документов побудительные предложения используются редко. Это объясняется тем, что по сравнению с законодательным в канцелярском подстиле смягчена модальность долженствования (она характерна лишь для приказов и распоряжений), поэтому способ изложения в канцелярских текстах в основном описательный (в отчете, акте, характеристике) и повествовательный (например, в автобиографии), менее распространено рассуждение, оно употребляется главным образом в служебном письме, где нужно что-либо обосновать, доказать. В канцелярских документах повествование, описание и рассуждение очень часто сочетаются между собой. Директивный стиль изложения в этих документах встречается редко (в основном в приказах, распоряжениях).
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Русский язык - понятие широкое, всеобъемлющее. На этом языке пишутся законы и научные труды, романы и стихотворения, газетные статьи и судебные протоколы. Наш язык обладает неисчерпаемыми возможностями для выражения самых разных мыслей, развития разнообразных тем, создания произведений любых жанров. Однако использовать языковые ресурсы нужно умело, учитывая речевую ситуацию, цели и содержание высказывания, его адресность.