Бажано так компонувати текст, щоб приміток було якомога менше. Перенасичення тексту примітками нівелює роботу з документом, ускладнює сам текст під час прочитання і розуміння його.
Існує другий різновид доповнень -виноска.
Виноска - це доповнення до слова, фрази, речення. Виноска оформляється в кінці тексту (так як і примітка), з урахуванням нижнього поля. Виноска позначається зірочкою (*). Виносок може бути кілька, якщо постала необхідність щось прокоментувати. Виноски розташовуються тільки в межах однієї сторінки, на іншу сторінку їх переносити не слід. На одній сторінці повинно бути не більше трьох виносок.
Виноски друкують незалежно від того, який обсяг основного тексту, але так, щоб останній рядок останньої виноски знаходився на рівні нижнього поля. Основний текст відділяють від виноски прямою лінією довжиною від лівого поля 15-20 ударів клавішею-пробілом. Після лінії роблять відступ до тексту виноски в два інтервали. Знаки виноски друкують від лівого поля з абзацу. Текст виноски друкують меншим шрифтом. Якщо виносок кілька, то відстань між ними становить два інтервали.
Доповнення до тексту можуть мати вигляд додатка- самостійного реквізиту за № 22. Якщо документ має додатки, то вони оформляються таким чином:
Додаток: на 10 арк. у 2 прим.
Коли додатків - доповнень до основного тексту багато, вони мають свою власну нумерацію і в порядку послідовності їх розташовують в документі після основного тексту. Такі додатки можуть мати власний титульний лист. На титульному листі додатків пишеться центровим способом без всіляких позначок слово Додатки. Такі додатки часто зустрічаються в документах науково-технічного, дослідницького та звітного характеру. В такому випадку текст додатків друкують, як і основний, через 1,5 інтервала. Інформація про наявність додатка в тексті зазначається у змісті з посиланням на порядковий номер сторінок [1, с. 40-45].
Правила підготовки тексту документа.
На завершення подаємо загальні вимоги до створення текстів документів, основні правила, які забезпечують реалізацію комунікативних якостей ділового мовлення, додержання лексичних, граматичних та стилістичних норм.
Отже, готуючи текст документа, варто дотримуватися таких правил:
1. Писати простими реченнями, щоб полегшити сприймання документа.
2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні аспекти змісту. Наприклад:
згідно з Вашим проханням ...
відповідно до Постанови Кабінету Міністрів ...
у порядку обміну досвідом ...
Такі стандартні вирази полегшують сприймання документа, а також процес його складання, скорочуючи час на пошуки формулювань.
3. Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Зворотний порядок слів уживається, якщо логічний наголос падає на саму дію.
4. Для точності і ясності висловлювання у простих реченнях уживати прямий порядок розташування членів речення.
5. Складнопідрядні речення вживати для висловлення причинно-наслідкових зв'язків. Будуючи ці речення, слід пам'ятати, що найуживанішими є складні речення зі сполучниками: що, якщо, за умови, щоб, де як, внаслідок того, що.
Складнопідрядні речення, поєднуючи прохання й причини, що спонукали звернутися з проханням, відмову й переконливу її аргументацію в межах єдиної конструкції, надають більшої переконливості проханню й пом'якшують враження від відмови.
6. Місце підрядного речення залежить від того, до якого члена головного речення воно відноситься. Якщо підрядне речення пояснює лише одне слово головного, воно, як правило, іде слідом за ним.
Якщо підрядне речення належить до групи присудка у головному або до всього головного речення, воно ставиться або перед головним (коли акцент робиться на обставинах виконання дій), або після головного (коли пояснюється основна ідея складного речення).
Наприклад: „З огляду на те, що проект рішення було попередньо погоджено, нарада тривала менше ніж годину" або: нарада тривала менше ніж годину з огляду на те, що ..."
7. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких формулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковий зворот починає, а не завершує фразу.
Наприклад: „Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись... Розглянувши поданий на затвердження проект документа..."
8. Замінювати займенники іменниками.
Не вживати емоційних виразів та не показувати суб'єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа нейтральний.
9. Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа, через що текст викладається від третьої особи.
Наприклад: „Колегія ухвалила. Ректорат затвердив".
10. У розпорядчих документах застосовувати мовні конструкції наказового характеру: наказую (у наказі), пропоную (у вказівках).
11. Вставні слова на початку речення сприяють точності і ясності висловлення (напр.:на наш погляд, на нашу думку, безперечно, безумовно, без сумніву, на жаль, перше, отже, звичайно, до речі).
12. Не прийнято вживати особові займенники замість іменників (напр., вона замість дирекція, він замість прізвища й імені тощо).
13. Назву документа писати з нового рядка, з великої літери, крапка після назви відсутня (за вимогами Єдиного державного стандарту).
14. Деякі реквізити документів (слова „Порядок денний", „Слухали", „Виступили", „Ухвалили", „Затверджую", „Погоджено", „Видати" та деякі інші резолютивні слова) пишуть з великої літери і друкують великими буквами. Друкується документ через 2 міжрядкові інтервали, ліве поле — 2,5—3 см, праве - до 1 см.
15. Слід дотримуватися естетики розміщення слів, абзаців, правильних переносів. Не допускати переносів у назвах документів, прізвищах.
16. Дату після документа проставляють зліва, арабськими цифрами, у стандартизованих документах - зліва вгорі, на штампі або після назви документа. Далі, внизу, в цьому ж рядку, де записано дату, ставлять свій підпис точніше, розпис), ще далі, в дужках, -ініціали й прізвище адресанта (-ів) [11].
3. Редагування документів
Слово „редагування" походить з латинської мови і означає „приведений до порядку". Редагування -це аналіз, перевірка, спрямована на виправлення тексту, призначеного для опублікування або для безпосереднього використання його як документа.
Редагування - складний творчий процес. Основна мета редагування - ліквідація мовних помилок. Окрім того, в процесі редагування встановлюється відповідність тексту зокрема і документа загалом різним вимогам: перевіряється фактичний матеріал, оцінюється композиційна будова документа, вдосконалюються його мова і стиль викладу.
Редагування службових документів можливе тільки при високому рівні володіння літературною мовою, навичками та прийомами роботи з документами. Сучасній діловій людині знання щодо правки документів різного призначення та видів вкрай необхідні.
Службова документація охоплює всі сторони життя і діяльності людей, а тому якість службового документа безпосередньо впливає на характер і результати цієї діяльності.
Основа редагування - робота з текстом. Текст повинен будуватися на основі певного, послідовного і доказового мислення. При редагуванні текстів застосовують основні логічні закони.
Закон тотожності.
В межах цього закону предмет думки одного міркування, одного доказу, однієї теорії повинен залишатися незмінним. Закон тотожності вимагає, щоб у процесі міркування одне знання про предмет не підмінялося на інше. Якщо ця вимога порушується, то руйнуються логічні зв'язки.
Закон тотожності має практичне значення. Так, починаючи обговорювати якийсь предмет, необхідно бути впевненим, що обидві сторони вкладають в нього один і той же зміст. Якщо співбесідники не сходяться в розумінні термінів і по-різному трактують їх, обговорення стає беззмістовним. Закон тотожності стосується і тих осіб, які досить нечітко і неконкретне ведуть мову про якийсь факт чи ситуацію.
В практиці ділового спілкування це часто зустрічається: повідомляється про щось, але ведеться мова про інше (побічне). Так, великої помилки припускаються ті, хто описуючи один важливий факт, переходить на деталі, забуваючи про суть і мету предмета. Наприклад, подекуди на службових нарадах, засіданнях доповідач, повідомляючи про мету свого виступу, відступає від конкретики і починає говорити про сторонні речі. Мета в такому випадку не досягнута і час втрачений марно.
Закон протиріччя.
Згідно з цим законом не можуть бути однаково правильними (істинними) обидва висловлювання (повідомлення), одне з яких що-небудь стверджує, а друге - заперечує в той же час. Наприклад, описуючи в звіті фінансово-виробничий стан за попередній календарний рік, автор повідомляє, що організація досягла найвищих показників у цьому році. Не менш високих показників було досягнуто і в минулому році". В цьому випадку перше твердження заперечується наступним. Це - нонсенс, який завдає шкоди не тільки авторитету автора документа, а й самій організації, якщо документ призначений для виходу за її межі. Слід відмітити, що закон протиріччя не дає теоретичної відповіді на питання, яке з суджень вірне. Достовірність вивіряється тільки практикою.
Закон виключення третього.
Основний зміст цього закону логіки полягає в наступному: якщо є два судження, які суперечать одне одному, то одне з суджень обов'язково правильне, а друге -неправильне. Отже, між ними не може бути середини - третього судження. Наприклад, у тексті документа може бути повідомлено, що організація виконала план повністю, але недовиконаною залишилася ланка роботи...".