Вступ. 2
Зміст та структура ділових листів. 4
Особливості ділової кореспонденції з іноземними партнерами. 6
Висновок. 13
Список використаних джерел та літератури. 15
Діловий лист є одним із найпоширеніших видів документації та відповідно обміну інформацією. Ділові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.
Хоч як дивно це звучить, але приказка: "Зустрічають по одягу" (тобто враження складається залежно від зовнішнього вигляду) цілком актуальна й у сфері ділового листування. Спробуйте уявити, як чините ви, коли отримуєте велику кількість кореспонденції перед вами постає вибір, що саме переглянути в першу чергу. Погодьтеся, ви насамперед відкриваєте конверти, які чимось привернули вашу увагу. Пездоганно оформлена кореспонденція - це свідчення поваги до адресата.
Важко говорити про культуру ділового листування не врахувавши такого важливого його аспекту, як встановлення контактів у комерційній сфері діяльності фірми. Безумовно, загальні вимоги до складання та оформлення ділової кореспонденції поширюються і на комерційне листування, однак не варто нехтувати деякими особливостями, що властиві саме цьому виду ділових стосунків.
Як ви вважаєте, що думає людина, яка щойно розкрила конверт та дістала нашого листа? Звісно, їй кортить озайомитися із його змістом. Втім, на кілька секунд погляд зупиниться на папері, зафіксує найменші дрібниці зовнішнього оформлення листа. І ось перед очима того, хто читатиме, постане образ того хто писав. Зауважимо, образ майже сформований, коли ще не прочитано жодного рядка, коли не осмислено змісту.
Написання ділового листа - це справжнє мистецтво. Американський публіцист Рон Теппер з прикрістю зазначав, то в "сучасному світі панують відео та усна мова, а добре написані ділові листи й записки стають рідкістю". У дечому з ним можна погодитись, однак не слід забувати, що обмін кореспонденцією - одна з основних складових комерційної діяльності фірми. Важко уявити, що фірма пропонуватиме свої товари та послуги лише шляхом відеореклами чи з допомогою телефонних переговорів. Роль листування у цій сфері особлива. Ніщо тут не замінить дбайливо складеного, гарно оформленого листа.
Як вже було відзначено вище перше враження написаний вами лист справляє на адресата своїм зовнішнім виглядом. Та найголовніше у будь-якому посланні - зміст. Правильно складений текст допоможе розкрити зміст якнайповніше. Залежно під кількості розглядуваних питань листи поділяються на прості та складні. Перші присвячені одному питанню, другі - кільком. Однак навіть найпростіший текст має складатися не менш як із двох частин. У першій зазвичай обґрунтовують причини, що спонукати звернутися по адресата, або зазначають підстави для написання листа, у другій - викладають пропозиції, роблять висновки чи висловлюють прохання. У грамотно складеному листі, якщо він навіть містин, лише одну єдину фразу, можна розрізнити ці два логічних елементи.
Втім, у більшості випадків текст складається з таких логічних елементів: вступу, доведення (доказів), закінчення. Нерідко закінченню передують висновки, однак їх не можна назвати окремим логічним елементом, оскільки вони невіддільні від доказів.
У вступі викладаються причини і безпосередній привід до складання службового документа (листа). У цій частині тексту почасти наводять посилання на інші, раніше одержані документи, що є підставою для створення нового документа.
У доведенні (доказах) висловлюється сутність питання, наводяться факти, посилання на цифрові дані, якими обґрунтовують позицію автора листа у порушуваному питанні. Доведення звичайно закінчується висновком. У цій частині листа важливо переконати адресата у погребі розглянути пропозиції, задовольнити клопотання, прохання чи вимоги.
Закінчення - головна логічна складова ділового листа. У цій частині формулюється провідна думка документа: прохання, пропозиція, згода, відмова. Завершальна частина у службовому документі обов'язкова.
Особливо слід звернути увагу на стиль вашої кореспонденції. Навіть якщо ви дуже сердиті, не можна давати волі своїм емоціям і тим більше керуватися принципом "папір усе стерпить". Папір - можливо, а жива людина, у листі до якої ви свідомо чи несвідомо припустилися нетактовності, брутальності - навряд. Якщо вам дорога добра репутація і ви хочете оволодіти мистецтвом ділового листування, намагайтеся додержуватися таких правил:
• уникайте категоричності, намагайтеся, щоб тон вашого листа був доброзичливим. Якщо ви поважаєте свого адресата і самого себе, спробуйте обійтися без наказових зворотів і штампів;
• не використовуйте заперечних форм. А якщо ситуація вимагає все-таки вдатися до заперечної частки "не", спробуйте іншими засобами пом’якшити тон листа: Мені дуже прикро, але...; На превеликий жаль, ми не зможемо...; Дуже шкода, проте... Форми стилістичного пом'якшення можуть бути найрізноманітнішими;
• не забувайте про вступний та завершальний компліменти. Пам'ятайте: навіть якщо лист написаний не з найприємнішою приводу і є останньою крапкою у ваших партнерських стосунках, вступний і завершальний компліменти однаково мають бути невід’ємними елементами листа.
Складаючи ділового листа, не слід забувати, що це все-таки документ. Отже, він має бути лаконічним і не містити нічого зайвого, що завадить сприйманню основної інформації. З іншої о боку, лист - особливий вид документації, відмінний від протоколу. наказу чи розпорядження. Це - письмова розмова з адресатом, а тому навряд чи варто обмежуватись лише холодними стандартними фразами. "Лист, написаний з почуттям гумору, - стверджує Рон Теппер, - може завоювати для Вас майбутнього партнера. Він покаже, що автор листа - жива людина, приємна та чуйна... "
Безперечно, ми звикли до того, що ділове листування, а тим більше ділове листування з іноземними партнерами - річ дуже серйозна і відповідальна, яка не має нічого спільного з жодними виявами гумору. Але не треба плутати гумор з легковажністю чи несерйозністю - вони неприпустимі у сфері ділового спілкування. Йдеться лише про справжню комунікабельність, коли контакти ділових людей виходять на зовсім виший професійний рівень.
Прощальні фрази у діловій кореспонденції також можуть бути різними. Якшо ви добре знайомі з адресатом, успішно співпрацюєте з ним уже не перший рік можете закінчити листа дружніми (але ні в якому разі не фамільярними) фразами.
Одним із різновидів писемного ділового мовлення є діловий лист, який на відміну від інших текстів ділової мови може мати окремі індивідуальні авторські риси, але в межах офіційно-ділового стилю. Наприклад, на синтаксичному рівні – це різні за структурою речення. Одна особа використовує прості поширені речення з прямим порядком слів, інша – складні, причому в листах можуть функціонувати різні типи складних речень: складносурядні, складнопідрядні, безсполучникові.
У діловій сфері виділяють різні типи службових листів, в тому числі й листи призначені для спілкування із іноземними партнерами. Необхідно добре знати, як правильно вказати адресу одержувача, як звернутися до адресата, які мовні одиниці й формули використати в контексті. Для успішного прийняття адресатом ділового листа потрібно враховувати чотири принципи:
привернути увагу того (або тих), кому пишете;
виходити з його (або їх) інтересів;
пам’ятати про його (або їх) бажання;
спонукати його (або їх) до певних дій.
Як у всіх ділових текстах, у службових листах використовується стилістично нейтральна лексика, певні кліше та сталі вирази. У діловому листі не варто використовувати слова і словосполучення: як наголошувалося вище (або раніше); на жаль, повідомляємо; для Вашого інформування повідомляємо тощо, які засмічують лист і відвертають увагу від його основного змісту.
У листах найчастіше функціонують такі кліше і сталі вирази для початку і кінця тексту листа: Ми підтверджуємо отримання Вашого листа від...; Я отримав із вдячністю вашого листа (Ваш лист) від... і повідомляю Вам про...; Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого листа...; Ми сподіваємося на позитивну відповідь; Заздалегідь вдячні Вам за виконання нашого прохання; Ми дякуємо Вам за Ваші зусилля; Просимо повідомити якнайшвидше про Ваше рішення (про Ваш приїзд) тощо.
Морфологічний аспект ділових листів, написаних українською мовою, характеризується активністю у використанні дієслівних форм. Не можна вживати речення із дієсловами пасивного стану. Активний спосіб дієслів начебто імітує рух. Замість небажаного: Начальником відділу було розглянуто Вашу пропозицію щодо... треба вживати таку структуру: Начальник відділу розглянув Вашу пропозицію щодо...
Тон листа має бути позитивним навіть тоді, коли йдеться про неприємні речі. Щоб досягти поставленої мети чи бажаного результату, треба пам’ятати про такі риси ділових листів, як дружній тон, щирість природність.
Три крапки в українській пунктуації означають незавершеність думки або переповненість почуттями. У діловій німецькій мові цей розділовий знак ставиться, якщо лист продовжується на наступному аркуші (або сторінці).
Діловий лист має певну мету, яка полягає в тому, щоб адресат дав відповідь або відреагував на листа (повідомив нагадав, повідомив про щось тощо). Щоб переконати адресата автор зазвичай акцентує увагу на займеннику ви.
Розглянемо деякі відмінності в оформленні листів українською мовою та мовами інших країн. Приміром, дату ліпше оформляти словесно-цифровим способом (12 січня 2005 року), щоб не було непорозумінь, оскільки цифровий спосіб запису дати може бути різним (український варіант – 12.01. 2005, американський – 2005.01.12). У листуванні англійською мовою можливі скорочення у назвах деяких місяців: січень – Jan.; лютий – Feb.; квітень – Apr.; жовтень – Oct.; грудень – Dec.