Rebecca Sprau
2544 South Fruitsnake Road
Land Haute,- Indiana 54267
May 4, 1996
Mr Robert T. Smith, Vice President
Indiana Petroleum and Electric Company
1143 Broad Street
Land Haute, Indiana 47786
April 25, 1996
Dear Mr. Smith,
Having served for the past several years as the sole secretary of a private business, I would like to apply for the position of executive secretary which you advertised in the Land Haute Journal, April 24, 1996.
As secretary to the Benlow Corporation here in Land Haute I was directly responsible to Mr Jordanson, the company's owner. My services were generally those of a 'gal Friday.' In addition to typing, filing, and taking dictation, I was responsible for scheduling all the Mr Jordanson's appointments and telephone-calls.
Essentially, I did everything I could to make Mr Jordanson's heavy responsibilities easier. Thus I am familiar with the duties of an executive secretary and believe I am prepared to anticipate and meet all your expectations.
I would appreciate your giving me the opportunity to discuss my qualifications in person. I would be happy to come for an interview at your convenience, and I can be reached after 5, P. M. at 772 1747.
Sincerely Yours
Rebecca Spraut
Вторая разновидность application — это "неходатайственное" письмо. Вы не откликаетесь на объявление, а сами ищете работу по совету или просто наудачу. В таком случае ваше письмо все равно должно содержать ссылку на источник информации, т.е. на того, кто посоветовал вам обратиться в данную компанию. К примеру:
Dear Sir,
This month I completed a three year course of study Tourism and Travel at the Bowker Business School, and my placement counselor, Mr. Robert Pliner, suggested I apply to you for a position as assistant travel agent.
Ну, а в остальном все, как и в первом письме. Теперь давайте рассмотрим, как составляется резюме.
Olga Smirnov
2300 West Fruitbridge Rd.
Send Terre, Indiana 47811
(521) 777 12 48
CAREER OBJECTIVE:
to obtain a position as an secretary with a large corporation.
WORK EXPERIENCE:
March 1995 Secretary, the Benlow Corporation.
to present 620 West Second street. Send Terre, Indiana.
Responsible for general running of the
office of small private firms.
October 1993 to Receptionist, Dr. Mark O' Roum,
March 1995 703 South Fulton Str., Bern, Indiana.
July 1991 to File Clerk, Ajax Insurance Company,
October 1993 277 Westgage Ave. Berne, Indiana.
EDUCATION:
September 1989 to Judson Secretary School, Berne, Indiana.
July 1991 Courses in typing,. Filing, Gregg
shorthand, and business machines operation.
Central High School, Berne, Indiana
Diploma, July 1989.
SPECIAL SKILLS:
typing — 70 w. p.m.
shorthand - 120 w. p. m.
Languages — French, Russian
В подразделе CAREER OBJECTIVE вы пишете о своей цели, т.е. о том, какую работу и где хотели бы получить. Затем, как уже было сказано выше, в разделе WORK. EXPERIENCE, начиная с последнего и заканчивая самым первым, вы перечисляете места своих работ, т.е. кратко излагаете свою трудовую книжку с указанием в правом или, как здесь, в левом столбце, с какого, по какое время трудились. Колонка EDUCATION — это, понятно, сведения о вашем образовании: укажите, что и когда вы в свое время с успехом закончили. Если служили в армии, то укажите и это под отдельным заголовком ARMY SERVICE. К примеру:
ARMY SERVICE
May 1981 toJune 1983 private
Если не хотите выделять свою армейскую службу, то и не надо. Проверять все равно никто не будет. Ну, а под заголовком SPECIAL SKILLS указывайте все, что вы умеете делать и чем можете похвастаться: печатать, по-испански говорить, из спортивного лука стрелять... В конце резюме под заголовком REFERENCE можете приложить список тех, кто дал вам рекомендательные письма-характеристики с указанием имени, телефона или же адреса. Это вовсе не значит, что им тут же начнут названивать, спрашивая: "Кто вы и правда ли все, что написано?". Просто ваш “референс” будет выглядеть вполне убедительным. Вспомните то, что я вам уже говорил: все наши важные печати очень часто не имеют для американцев никакого значения. Хотя присутствие печати, может быть, и нелишне, особенно если печать стоит под документом из серьезного государственного учреждения, посольства, консульства...
ТЕПЕРЬ ВАША БИОГРАФИЯ
Ради Бога, не надо писать с канцелярской точностью, в каком году и месяце вы пошли в школу, вступили в пионеры, поступили в институт и так далее. Все эти сухие статистические данные уже есть в вашем резюме. Основная же цель биографии (если, конечно же, такая требуется) — это просто познакомиться с вами поближе как с личностью, проверить вашу речь... Вам же нужно всего лишь расслабиться и написать биографию в виде рассказа, изложить свою жизнь, возможно, даже с шутками. Не забывайте, что у BIOGRAPHY — те же цели и задачи, что и у "апликейшн форм",— расположить к себе того, кто будет читать вашу бумагу. Вотпосмотрите:
I was born in a pretty cozy Bogodukhov town, that is out of Kharkov city, Ukraine.
As my father military officer we travelled a lot all of Soviet Union around. So I spent my green years first in East Germany that influenced,on me greatly (they say I look like a German, joke), then we moved to live in Siberia where I played an ice hockey, entered the Secondary School and fell in love with rock music.
After I finished the school, I failed my enter exams to the High School and joined the Army. Compulsary Army you know.
In two years my military service was over and I' ve been working at the plant for two years too, and then, in 1986, I've finally entered the Minsk State Pedagogical Institute(recently Linguistic University) for Foreign Languages where I have met my real friends, studied English and French, was going for Archery and founded a local student theater and paper...
Я вам привел пример из своей биографии, что очень понравилась ребятам из "Рейтера". Мы привыкли писать уж очень казенно и сухо, чего, как видите, в данном случае не требуется.
Теперь о характеристиках, или REFERENCE. И вновь забудьте обо всех наших советских штучках типа "Товарища Иванова я знаю как принципиального коммуниста, правильно понимающего политику партии и правительства...". Характеристика, как и иная документация, лучше воспринимается англичанами и американцами, будучи подана в несколько игривом, дружеском тоне. Не нужно быть многословным и скрупулезным в фактах. Следует подчеркнуть достоинства и позитивный опыт работы, выделить определенные черты человека. Короче, посмотрите сами.
REFERENCE June 21, 1994
Ms. Roberta Vasqez
The Vasqez Travel Agency
4765 Broadway
New York, NY 10032
Dear Ms. Vasqez,
I am happy to provide the information you requested regarding Jim Cash, with understanding that this information will be confidential.
Mr. Cash has been a stock clerk and then a sales assistant in my store since September 1992. He has always been willing to work odd hours, including weekends and holidays, and has proven to be a hardworking and trustworthy employee.
Sincerely Yours,
Brian Muller
Proprietor
Это, по-моему, очень удачный пример хорошего "референс". Сжато и вполне убедительно.
Следующий подраздел писем-характеристик — это рекомендательные письма. Они отличаются от "референс" тем, что если в первых вы просто сообщаете информацию о человеке, как о хорошем специалисте, то здесь вы, естественно, рекомендуете его: в конце письма добавляете или даете понять, что без этого парня компания просто пропадет. Ну, примернотак:
Therefore, I can recommend Mr. Cash, without any hesitation for the position of your travel agency.
Рекомендательное письмо в принципе только этой деталью и отличается от "референс", а точнее, вашей личной рекомендацией в конце, как только что было показано в примере. И характеристика, и рекомендация должны включать обоснование цели письма и перечисление, по возможности, всех должностных обязанностей и выдающихся качеств того, кому дают эту характеристику или рекомендацию.
Таковы основные принципы составления документации, касающейся вашего трудоустройства. Мы не затронули разнообразные анкеты. Но там от вас требуется только поставить крестик или галочку в нужной клеточке или писать только то, о чем конкретно спрашивается.
ПИСЬМА-ЗАПРОСЫ
Любой человек, мало-мальски занимающийся бизнесом и сотрудничающий с заграничными партнерами, хочет он того или нет, пишет массу писем-запросов. Это письма о чем угодно: о заказе товара, техники, о предоставлении нужной информации и т.д. и т.п. Учтите: ваш такт и ваша вежливость могут стать решающим фактором сотрудничества. Если хотите, чтобы вас быстро и правильно поняли, не забывайте учитывать, что ваш запрос должен быть:
а) краток и специфичен: точно по теме;
б) обоснован;
в) с законченной аккуратно изложенной информацией. Составляйте письмо так, чтобы вашему адресату легко было на него отвечать. Иначе... Вот видите, что получилось:
Dear Sir,
Please send us information about your office copies so that we will know whether one would be-suited to our type of business.
Yours truly,
Это тот самый случай, когда краткость — не сестра таланта, а куда более дальняя родственница. Автор послания, как говорится, с водой выплеснул и ребенка. Ни один американский бизнесмен, получив такое письмо, не поймет, что же именно клиенту нужно, какие конкретно копировальные машины, его интересуют, хотя у фирмы, возможно, этих копировальных машин пруд пруди. Единственное, что здесь может сделать бизнесмен, так это просто выслать клиенту каталог всех имеющихся машин без всякого совета или объяснения, что и как лучше использовать (а западные службы тем и отличаются от наших, что им не лишь бы продать, но продать именно то, что покупателю необходимо). Если уж вы и просите выслать вам список ксероксов, к примеру, то укажите, какие ксероксы вам нужны, с каким режимом работы, под какую бумагу, сколько предположительно людей будет ими пользоваться и как часто... Короче, сообщите все необходимые детали, без учета которых ваш ксерокс вскоре превратится в груду металлолома, а вы будете возмущаться, что вам продали "какую-то рухлядь". А дело-то в том, что вы машину неправильно эксплуатировали. Не знаю, как сейчас, но раньше, еще пару-тропку лет назад, так оно почти всегда и было. Закупает предприятие оборудование, а оно не. работает, потому что под него нужны соответствующие материалы либо рабочий-немец... "Мелкие детали" никто не выясняет, зато потом клянут всех и вся, вот, мол, какие деньги на ветер выбросили. В то же время вам любой американский продавец лазерного принтера скажет, что ту бумагу, которую вы в него закладывали, принтер в жизнь не возьмет, потому как она чуть ли не оберточная, а хорошей машине нужна бумага хорошего качества.