Особенность языка и стиля официальных бумаг – использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания; формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т.д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.
Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста. Так, например, стандартные деловые письма могут начинаться с языковых формул, выражающих мотивы создания документа: В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем)…; В соответствии с письмом заказчика…; причины создания документа: Ввиду задержки получения груза…; По причине задержки оплаты…; В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями…; В связи с нарушением срока поставки…; цель создания документа: В целях обмена опытом направляем в Ваш ад-рес…; Во исполнение постановления собрания акционеров…
Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых – глагол-действие, позволяет автору реализовать свои цели и
намерения. При этом ключевые слова не только выражают смысловые аспекты сообщаемого, но и определяют тональность сообщения. Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения: сообщение. сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем; предложение: предлагаем; просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю; подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем; обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем; напоминание, предупреждение: напоминаем; отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, выражение отношения (формулы этикета): с сожа лением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность.
Как уже отмечалось, функцию ключевых слов, выражающих то или иное речевое действие, выполняют глаголы. Они могут употребляться в форме третьего лица единственного числа, если называют действия, совершаемые от имени всей организации («СОЮЗПОДШИПНИК предлагает…; ООО «Росэл» гарантирует…) и третьего лица множественного числа (администрация и профсоюзный комитет университета представляют…). Если автор документа – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа (прошу сообщить…; предлагаю провести…; довожу до Вашего сведения…) и от первого лица множественного числа (приглашаем Вас…; рады сообщить Вам…).
Чаще других в текстах документов встречается глагол просить. Он включается в тексты разных типов документов, таких как: заявление, служебная записка, жалоба, письма-просьбы, письма-предложения и т.д. Такую употребительность и многофункциональность глагола просить специалисты объясняют этикетными требованиями к языку деловых бумаг и психологическими законами делового общения – всегда легче выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа или указания. Так, в деловых посланиях используют следующие модели, выражающие просьбы, требования, распоряжения: Прошу рассмотреть возможность…; Прошу изыскать для нужд организации…; Обращаемся к Вам с просьбой…; напоминание, предупреждение: Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает…; Организация уведомляет Вас о том, что…; предложение: По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы…; В ответ на Ваш запрос предлагаем Вам…; отказ от предложения: Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…; К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…; распоряжение, приказ: Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности…; Обязать руководителей всех подразделений института…', сообщение, уведомление: Сообщаем, что…; Извещаем Вас о том, что…; Довожу до Вашего сведения, что…; обещание, гарантии: Гарантируем, что…; Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки….
В деловом общении нередко возникают ситуации, когда автору послания необходимо заявлять собственную позицию по тому или иному вопросу либо интерпретировать действия другой стороны. В этом случае также могут быть использованы стандартные языковые модели. Например, модели интерпретации собственной позиции: Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам…; Возражений против конструкции не имеем…; Мы не сможем поставить Вам…; модели интерпретации действий другой стороны: Данные Вами обещания не выполняются…; Партия товара прибыла со значительным опозданием…; сумма причиненного ущерба составляет….
Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем.Например: наименее сложный…; наиболее важный…, наилучший результат…; оказать помощь…; произвести проверку…; руководство считает возможным…; организация не возражает…; обеспечить выполнение.; создать необходимые условия…; подтвердить получение…; сообщить данные…; подготовить к отправке…; в сложившихся обстоятельствах… и т.д.
Итак, стандартизация официально-деловой письменной речи влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.
Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т.д. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а, следовательно, снижает его эффективность, убедительность. Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения и т.д.
В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4–6 предложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения.
Пример письма, содержащего ответ на запрос:
Сообщаем, что Ваш запрос получен и передан на рассмотрение заводу-изготовителю.
По получении заключения завода ответ на Ваш запрос будет выслан незамедлительно.
Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный. В последовательном строе контекста одно предложение содержательно вытекает из другого, т.е., новая информация предыдущего предложения становится предметом рассмотрения в следующем предложении. Например:
Приглашаем Вас принять участие в научно-практическом семинаре и выступить с докладом. Доклады, представляющие научный интерес, войдут в сборник научных трудов ВНИИДАД.
Издание сборника запланировано на 2001 г.
В параллельном строе контекста несколько последующих предложений поясняют предыдущее, при этом предмет речи, является общим, но в последующих предложениях о нем дается новая информация. Например:
К сожалению, условия контракта №468 о строительстве животноводческого комплекса Вами не выполнены. Сроки завершения строительных работ нарушаются. С августа Ваши подрядчики не появлялись на строительной площадке. Строительство комплекса выполнено лишь на 34%.
Связь между предложениями абзаца может осуществляться с помощью повтора отдельных фрагментов предыдущего предложения. Например: 1 Повторение одинако вых или однокоренных слов – лексический повтор:
СМУ согласно на строительство перечисленных в Вашем письме объектов в пионерлагере на сумму… В первую очередь мы приступаем к строительству спального корпуса и душевой. Строительство этих объектов намечено закончить до открытия лагеря.
2. Использование в последующем предложении местоимения, часто с существительным предыдущего предложения – местоименный повтор:…просим выслать отчет о… Этот отчет будет предоставлен в…
3. Повтор синтаксической конструкции предыдущего предложения в последующем, но с другим лексическим наполнением – грамматический (синтаксический) повтор:
Если машина или оборудование вышли из строя или не обеспечивают должной производительности или качества выполняемой работы, то… Если в машине допущена необоснованная замена деталей, то…
Соединение предложений осуществляется также с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, поскольку, согласно, следовательно и т.д.