Характерно, что список устойчивых сочетаний, специфичных для научной речи, включает в себя ряд выражений, в той же мере специфичных и для деловой речи, таких, как: вместе с тем, в свою очередь, на том основании, что и др.
Наряду со стандартизованными лексикой и лексическими формулами следует отметить стандартизацию средств грамматики в официально-деловой сфере.
В области морфологии для деловой речи более всего типично преобладание имени над глаголом, высокая продуктивность отглагольных существительных для называния действий, особенно на -ние. Это обусловлено тем, что существительное выступает здесь как «ярлык», подводя данный случай, событие под ряд других — однотипных и потому значимых в сфере деловых отношений. С этим связана и такая особенность деловой речи, как так называемое семантическое расщепление сказуемого, то есть предпочтение глагольно-именного сказуемого (принимать участие, оказывать помощь, производить осмотр) глагольному сказуемому (участвовать, помогать, осматривать) и здесь имеет место квалификация события путем отнесения его к разряду подлежащих юридической ответственности.
Наиболее велико число синтаксических особенностей деловой речи. Это связано с наличием набора готовых синтаксических конструкций, представляющих собой отработанные конструктивные средства для выражения стандартных элементов смысла, т.е. блоков и схем с определенным семантическим содержанием.
Регламентация языка документов затрагивает также синтаксические особенности словосочетания. Так, в ГОСТах — специально разрабатываемых и официально распространяемых сборниках Инструкций и правил составления документов (от «Государственный стандарт») — рассматривается сочетаемость ряда ключевых (типовых) слов, например: «приказ — издается, должностные оклады — устанавливаются, контроль — возлагается на кого-либо или осуществляется, выговор — объявляется, порицание — выносится». Не меньшее внимание в этом ГОСТе уделено порядку слов: в деловой речи преобладает прямой порядок следования главных членов предложения (подлежащее + сказуемое); вынесение обстоятельства или дополнения на первое место служит их подчеркиванию; место согласованного определения — перед определяемым словом, а несогласованного — после определяемого слова; место обстоятельства степени — перед прилагательным, а дополнения — после него; место дополнения — после глагола, в порядке «прямое — косвенное» (передать + что + кому); место обстоятельства образа действия (наречий на -о, -е), меры и степени, причины и цели — перед глаголом-сказуемым (если на них не падает логическое ударение), а обстоятельств образа действия, выражении иначе, — позади глагола.
С порядком слов связаны и отдельные текстовые формулы, например, последовательность расположения «волеизъявление пишущего + формулировка поручения + срок» (Приказываю т. Иванову представить отчет 01. 05. 74), а не иначе.
Большая продуктивность использования в деловой речи схем сложно-подчиненного предложения обусловлена несколькими факторами.
Во-первых, в качестве условия высокой частотности сложных предложений в текстах деловой речи выступает ее письменный характер, требующий полноты изложения дела в тексте документа. Заметим, что с этим же фактором связано частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленных именных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом (в деловой речи, так же, как и в научной, наиболее частотно употребление имени в именительном и родительном падежах), типа: 1) разработка + 2) проблем + 3) дальнейшего совершенствования + 4) очистки + 5) промышленных стоков.
Во-вторых, здесь сказывается, требование логичности изложения: в этом плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненного предложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия.
В-третьих, свою роль играет и своеобразие понимания требования краткости изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и не столько количество слов в предложении, сколько «стремление вместить в пределы одной фразы максимум необходимой информации». Это связано с задачей «представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом». И данный фактор также работает на «культуру сложных предложений по способу подчинения в канцелярском стиле».
Именно «культура сложных предложений по способу подчинения» в сочетании с продуктивностью в деловой речи обособлений, причастных и деепричастных оборотов как способов уточнения смысла текста служит основой усложненного характера текста документа, причиной многих трудностей для его составителя. Именно здесь достигает максимума сопротивление языкового материала, выражающееся в тех «усилиях, которые мы тратим на написание какой-нибудь деловой записки, счета, объявления», в необходимости «следить за тем, не запутался ли я в построении своего сложного предложения».
Следует отметить две особенности языка документации, носящие этикетный характер.
Первая — орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимений Вы, и Ваш в качестве вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу.
Вторая этикетная особенность связана с вопросом: от какого лица должно строиться изложение текста в документе — от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица — безличный, от имени организации, ее структурного подразделения (типа «Министерство считает возможным...»); в приказах («Приказываю:») или заявлениях («Прошу...») употребляется первое лицо единственного числа; впрочем, автор делового письма может строить изложение и от первого лица множественного числа («Напоминаем, что...») — тем самым он выступает как представитель организации, ее части.
Итак, деловая речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие им способы речевого изложения. Тезис о высокой регламентированности официально-деловой речи находит свое подтверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации — внесения изменений в правила построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа — его формы и его языка.
В настоящее время текстовые и языковые нормы деловой речи испытывают давление со стороны все шире развивающегося способа составления, хранения и передачи документов при помощи электронно-вычислительной техники. Имеет место «автоматизация информационных процессов в аппарате управления».
Одним из результатов этого явилось то, что организационно-распорядительные документы (обслуживающие внутреннюю сторону деятельности организации) стали регулярно включать в схему документа (для всех жанров) реквизит — пояснительный «заголовок к тексту». Такой заголовок выступает по существу как аннотация документа в форме предложно-падежной конструкции: предлог О + название управленческого действия + указание на объект того действия, типа О рекламации партии новых бланков.
При вводе документа в компьютер этот заголовок служит базой для превращения предложно-падежного сочетания (О рекламации) в слово-дескриптор[10] в именительном падеже (Рекламация ...).
По традиции было принято начинать текст акта с текстовой формулы: «Мы, нижеподписавшиеся, ...» (что и было закреплено в ГОСТах); но вот ГОСТ 6.39-72 отменил это привычное начало, регламентировав в данной позиции текста другую текстовую формулу со значением «основание»: «В соответствии с приказом директора завода…»
Таковы те немногие изменения, которые можно наблюдать в последнее время в регламентации языка официально-деловой документации.
Лексические ошибки связаны с незнанием значений слов и устойчивых выражений и обусловленным этим незнанием их неправильным употреблением в речи. При выборе слова следует учитывать не только значение, которое ему присуще в литературном языке, но и лексическую сочетаемость. Далеко не все слова могут сочетаться друг с другом. Границы лексической сочетаемости определяются семантикой слов, их стилистической принадлежностью, эмоциональной окраской, грамматическими свойствами и т. д.
Наиболее распространенными в деловых текстах являются следующие лексические ошибки:
1. Неправильное использование слов-терминов.
Обычно термины закреплены за одной специальностью. Однако они могут переходить из одной отрасли знания в другую, сохраняя свое первоначальное значение или обогащаясь новыми смысловыми оттенками. Термины, нашедшие широкое употребление в разных областях знания, теряют свой узкоспециальный характер. Нередко они переходят в разряд "книжных" слов, которые не закреплены за какой-либо узкой сферой употребления или каким-либо отдельным видом письменной речи.
Например: "Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению". Под словом свидетели адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа.
2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.
Сейчас многие имеют пристрастие к иностранным словам, даже не зная иногда их точного значения. Иногда контекст не принимает иностранное слово.