Підписують наказ керівник підприємства та керівник структурного підрозділа. Підпис складається з назви посади особи (ліворуч), її особистого підпису (посередині) та його розшифрування (праворуч). Розшифрування підпису в дужки не береться. Розташовуються вони один під одним, у послідовності, що відповідає обійманим посадам.
Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу працівника, який повинен розписатися в оригіналі.
Накази про розiрвання трудових договорiв (звiльнення з роботи) готуються за розпорядженням керiвника суб’єкта господарювання на пiдставi заяв працiвникiв, подання керiвникiв вiдповiдних структурних пiдроздiлiв, третьої особи, яка не є стороною трудового договору. Слiд звернути увагу на те, що пiдготовка й видання наказу (розпорядження) про розiрвання трудового договору (звiльнення з роботи) правомiрне тiльки за наступних умов: є пiдстави, викладенi в законi; дотримано певного порядку звiльнення працiвника за конкретною пiдставою.
У разі звільнення працівників на підприємствах із великим обсягом документообігу застосовують уніфіковану форму наказу про припинення трудового договору. Бланк такої форми [типова форма № П – 8 (дод. )] заповнює відповідальний працівник відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, що звільняються вищим органом управління. Один примірник наказу залишається у відділі кадрів, а інший – передається до бухгалтерії. Підписують наказ керівник структурного підрозділу та керівник підприємства. Заповнюючи форму № П – 8, у пункті «Довідка про нездані майново-матеріальні та інші цінності» роблять відповідні позначки.
У разі звільнення працівника з власної ініціативи (за власним бажанням) він оформляє заяву на лицьовому боці типової форми № П – 8.
На пiдприємствах iз невеликим обсягом документообiгу зазначенi накази оформляють на загальних, спецiальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.
Великими літерами пишуть слово «Н А К А З». Нижче проставляють дату, номер і вказують місце видання.
У заголовку маленькими літерами пишуть: «Про припинення трудового договору».
Далі великими літерами пишуть слово «НАДАТИ» і ставлять двокрапку.
Кожний реквизит розташовують у верхній частині сторінки зліва.
Текст наказа про розiрвання трудового договору (звiльнення з роботи) викладають з нового рядка з абзацу, він складається, як правило, з двох частин: констатуючої (зазначаються коротко мотиви та причини припинення трудового договору) та розпорядчої, де зазначаються (прiзвище, iм’я, по батьковi працiвника, посада, структурний пiдроздiл, дата i причина розiрвання трудового договору, вiдповiдна стаття КЗпП України, iншi акти законодавства), пiльги та компенсацiї, передбаченi чинним законодавством, пiдстава видання наказу.
Підписують наказ керівник підприємства та керівник структурного підрозділа. Підпис складається з назви посади особи (ліворуч), її особистого підпису (посередині) та його розшифрування (праворуч). Розшифрування підпису в дужки не береться. Розташовуються вони один під одним, у послідовності, що відповідає обійманим посадам.
Зліва під підписом ставляться візи, які складаються з особистого підпису осіб, що візують документ й дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище).
Під візами великими літерами пишеться слово «ПОГОДЖЕНО» і зазначається колегіальний орган, з яким погоджено документ.
Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу працівника, який повинен розписатися в оригіналі.
59. Розписки. Правила укладнення.
Розписка - це документ, у которому підтверджуються дії, що вже відбулися (як правило, одержання грошей або матеріальних цінностей).
Розписка може бути приватного (особа отримує цінномтівід особи) і службового (особа - представник установи - отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру.
Складають розписку в довільній формі на чистому аркуші паперу здебільшого від руки. У розписці категорично забороняється робити будь-які виправлення чи стирання. Всі вільні місцяміж текстом та підписом перекреслюють. Розписку складають в одному примірнику й зберігають нарівні з грошовими й цінними документами.
У розписці мають бути такі відомості:
- назва виду документа (Розписка). Її розташовують посередині рядка.
- прізвище, ім’я, по батькові та посада особи (в разі потреби), яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей.
- прізвище, ім’я, по батькові та посада особи (в разі потреби), яка передала цінності.
- сумма взятих грошей (зазначають цифрами, а в дужках - розшифровують словами) або точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість - словами і цифрами.
- відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, яка отримує цінності.
- підстава передачі й отримання цінностей.
- дата оформлення документа.
- підпис особи, яка отримала цінності.
Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було написано. В такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.
72. Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових паперів.
Усi документи, якi надходять до пiдприємства, в тому числi створенi за допомогою ПК, приймаються централiзовано в канцелярiї (офiсi). Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працiвник служби документування. В канцелярiї (офiсi) розкривають усi конверти, за винятком тих, що мають напис «ОСОБИСТО». Якщо конверт пошкоджено, то про це обов’язково роблятъ позначку в поштовому реєстрi. Конверти слiд зберiгати й додавати до документiв у тому разi, коли тільки за конвертом можна встановити адресу вiдправника, дати вiдправлення й одержання документа або коли в конвертi бракує окремих документiв чи виявлено документи, надiсланi не за призначенням.
Неправильно оформленi (непiдписанi, незасвiдченi тощо), пошкодженi або надiслані не за адресою документи повертаються вiдправниковi.
Усi документи, що надiйшли до пiдприємства, пiдлягають обов’язковому попередньому розглядові завiдувачем канцелярiї (або секретарем чи офiс-менеджером). Мета попереднього розгляду полягає у виявленнi тих документiв, з якими неодмiнно має бути ознайомлене керiвництво установи або виконавцi вiдповiдно до функціональних обов’язкiв, у визначеннi необхідностi реєстрації документiв, а також установленнi термiнів виконання документiв, що передаються до структурних підроздiлiв чи безпосереднiм виконавцям. Попереднiй розгляд документiв здiйснюють у день їх одержання або в перший робочий день (якщо вони надiйшли в неробочий час чи день).
Доручення органiв вищого рiвня, телеграми, телефонограми розглядають негайно. 3дiйснюючи попереднiй розгляд документiв, слід керуватися положенням про пiдприємство та його структурнi пiдроздiли, посадовими iнструкцiями, номенклатурами справ. Керiвництву пiдпримєтва першочергово передають закони України, акти й кореспонденцiю Верховної Ради України, Президента України, Кабiнету Мiнiстрiв України, Верховної Ради Автономної Республiки Крим, Ради мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, органiв виконавчої влади, органiв мiсцевого самоврядування, а також найважливiшi документи, що мiстять iнформацiю з принципових питань дiяльностi пiдприємства, якi потребують вирiшення керiвництвом. Iншi документи передають до структурних пiдроздiлiв i викопавцям.
На великих пiдприємствах для забезпечення ритмiчностi їхньої роботи канцелярiя за погодженням iз керiвниками пiдприємства й структурних пiдроздiлiв розробляє графiк доставляння кореспонденцiї керiвництву й до структурних пiдроздiлiв.
Реєстрація документів - це фiксування факту створення або одержання документiв через присвоєння їм порядкових номерiв i запис потрiбних вiдомостей, що мiстяться в них (ДСТУ 2732—94).
Мета реєстрацiї полягає в забезпеченнi облiку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання iнформаiї, що мiститься в документi.
Кожний документ реєструють на даному пiдприємствi лише один раз. Вхiдні документи реєструють у день їх надходження або наступного дня (якщо документи надiйшли в неробочий час), а вихiднi та внутрішні — в день пiдписання чи затвердження. Якщо зареєстрований документ передається з одного структурного пiдроздiлу до iншого, то його повторно не реєструють.
Обов’язково реєструють документи, якi надходять вiд вищих органiзацiй (установ), i тi, що надсилаються до них, важливi внутрiшнi документи (накази, розпорядження, протоколи, доповiднi записки й т. п.), а також пропозицiї, заяви, скарги громадян.
Мiсце реєстрації документiв, як правило, визначається iнструкцiєю з дiловодства, до якої має додаватися затверджений керiвником пiдприємства перелiк документiв, що не пiдлягають реєстацiї службою документування. До цього перелiку можуть входити:
1) листи, що надiйшли, й копiї до вiдома;
2) телеграми й листи про дозвiл на вiдрядження та вiдпустки;
3) графiки, наряди, заявки, рознарядки;
4) зведення та iнформацiя до вiдома;
5) навчальнi плани, програми (копiї);
б) рекламнi повiдомлення, плакати, програми нарад, конференцій;
7) прейскуранти (копiї);
8) норми витрат матерiалiв;
9) поздоровнi листи й запрошення;
10) друкованi видання (книги, журнали, бюлетенi);
11) науковi звiти;
12) щомiсячнi, щоквартальнi, пiврiчнi, рiчнi звiти;
13) форми статистичної звiтностi тощо.
Документи слiд реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора й змiсту. Наприклад, окремо реєструють: закони України, акти й кореспонденцiю Верховної Ради України, Президента України та Кабiнету Мiнiстрiв України; накази пiдприємства з основної дiяльностi; накази пiдприємства по особовому складу; рiшення колегiальних органiв пiдприємства; заявки на матерiально-технiчне постачання тощо.