Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: як звичайно, це право мають керівники, їхні перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їхніх повноважень і компетенції.
Накази видають на підставі й з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень. Керівник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції.
Здебільшого наказ діє доти, доки його не буде скасовано або доки не закінчиться термін його дії, визначений у самому тексті. Скасувати наказ може тільки вповноважена особа чи інстанція.
Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень і ін.
На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах з невеликим обсягом документообігу зазначенi накази оформляють на загальних, спецiальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Перевагу віддають варіантові поздовжнього розташування постійних реквізитів.
Реквизити наказу по особовому складу такі:
Назва виду документа (Н А К А З) зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов’язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність, її друкують великими літерами.
Дата є обов’язковим реквізитом документа. Позбавлений дати діловий папір до певної міри втрачає юридичну силу. Дата є пошуковою ознакою й використовується при посиланнях на цей документ разом з його назвою та реєстраційним індексом, до якого додають літери ВК (відділ кадрів). Дата ставиться зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06.96. Її проставляють у день підписання наказу.
Місце видання містить назву міста чи населеного пункту, де видається наказ.
Заголовок розміщується в лівому верхньому кутку документа під номером і датою. У ньому коротко, однією фразою в узагальненій формі викладається зміст ділового папера. Називається не лише поняття, про яке йдеться, а й викладається суть дії. Заголовки до тексту наказу можуть бути такі: «Про прийняття на роботу», «Про переведення на іншу роботу», «Про звільнення», «Про надання відпустки», «Про заохочення», «Про порушення», «Про накладання дисциплінарного стягнення».
Текст наказу складається з двох частин - констатувальної та розпорядчої.
У констатувальній частині висвітлюють цілі й завдання приписаних дій та причини видання наказу, дають посилання на документ, що є підставою для видання наказу. У текстах нказiв по особовому складу констатувальної (вступної) частини може не бути.
Розпорядча частина викладається в наказовій формі. Її подiляють на пункти. Кожен пункт починають дiєсловом: «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ» й т. ін. Ці слова друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку.
В наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прiзвище друкують великими лiтерами, iм’я й по батьковi — звичайним шрифтом. Далi зазначають посаду, структурний пiдроздiл та змiст дiї стосовно особи, про яку йдеться. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.
До викладу тексту наказу існують певні вимоги:
1. У наказах про прийняття на роботу обов’язково зазначають: а) на яку посаду; б) до якого структурного підрозділу; в) з якого числа оформляється на роботу; г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісництвом); д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).
2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.
3. У наказах про надання вiдпустки зазначають: вид вiдпустки, загальна кiлькiсть робочих днів, дата виходу у відпустку і повернення, період, за який надано відпустку.
4. У наказах про звiльнення працівників зазначають: а) дату звільнення; б) мотивування.
Підпис є обов’язковим реквизитом документа. Він складається з назви посади особи, яка підписує документ (ліворуч), її особистого підпису (посередині) та його розшифрування (праворуч). Розшифрування підпису в дужки не береться. Засвідчення документа означає затвердження підготовки, воно надає документові юридичної сили, підтверджує відповідальність певної службової особи за його зміст.
Гриф погодження складається зі слова «ПОГОДЖЕНО», назви посади особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), її особистого підпису, його розшифрування й дати. Гриф погодження розташовують під підписом, а якщо є візи, то під ними.
Попереднє погодження проекту документа є однією з важливих і відповідальних чинностей. У процесі погодження визначається правильність зафіксованих положень, їх обгрунтованість, правомірність документа стосовно чинного законодавства і правових актів, які визначають компетенцію установи.
Візи складаються з особистого підпису особ, що візують документ й дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище). Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою.
Позначку про виконавця розташовують в лівому нижньому куті документа. Вона складається з прізвища виконавця і номера його службового телефона. У разі потреби зазначають шифр друкарки, кількість віддрукованих примірників, дату віддрукування, куди направлено примірники.
Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу осіб, які розписуються в оригіналі.
53. Укладання наказу про надання відпустки та про припинення трудового договору.
Право працiвника на щорiчну основну та додатковi вiдпустки повної тривалості у перший рiк роботи настає пiсля закiнчення шести мiсяцiв безперервної роботи на даному пiдприємствi (п. 1 / ст. 79 КЗпП України). До закiнчення зазначеного строку вiдпустка може надаватися: працiвникам, переведеним на роботу вiд одного суб’єкта господарювання до iншого; жiнкам, якi виявили бажання приєднати щорiчну вiдпустку до вiдпустки у зв’язку з вагiтнiстю i родами; працiвникам молодше вiсiмнадцяти рокiв; працiвникам, якi навчаються у вищих i середнiх спецiальних навчальних закладах на вечiрнiй i заочнiй формах навчання; в iнших випадках, передбачених чинним законодавством (ст. 79, 180, 195, 212 КЗпП України).
Допускається на прохання працiвника подiл вiдпустки на частини за умови, щоб основна її частина була не менше шести днiв для дорослих i дванадцяти — для осiб молодших вiсiмнадцяти рокiв (ст. 79 КЗпП України), а також перенесення у виняткових випадках, за згодою працiвника та за погодженням з профспiлковим органом, вiдпустки на наступний календарний рiк (ст. 80 КЗпП України).
Працiвниковi може бути надана короткочасна вiдпустка без збереження заробiтної плати, як правило, до двох тижнiв за сiмейними обставинами та з iнших поважних причин. У необхiдних випадках за згодою сторiн ця вiдпустка може бути вiдпрацьована у наступний перiод, виходячи з умов i можливостей виробництва (ст. 84 КЗпП України).
Накази (розпорядження) про надання iнших вiдпусток (вiдпустки у зв’язку з навчанням, учасникам лiквiдацiї наслiдкiв аварiї на Чорнобильськiй АЕС та iн., передбаченi чинним законодавством) оформляються на пiдставi заяв працiвникiв та документiв, що пiдтверджують право на вiдпустку за зазначеними мотивами.
Щорiчна вiдпустка в календарних днях може надаватися частинами, кратними 7, за винятком її залишкової частини. Якщо така вiдпустка подiляється на частини, якi не є кратними 7, то невикористана частина вiдпустки надається з дня тижня, що є наступним за днем закiнчення попередньої використаної її частини.
Оформляючи щорічну та інші види відпусток (не для груп), які надаються працівникам згідно з чинними законодавствчими актами й положеннями, колективними договорами, контрактами й графіками відпусток, на великих підприємствах застосовують уніфіковану форму наказу про надання відпустки [типова форма № П – 6 (дод. )]. Цю форму заповнюють у двох прімірниках, один з яких залишається у відділі кадрів, а інший – передається до бухгалтерії. Заповнену належним чином форму підписують керівник структурного підрозділу та керівник підприємства.
Відпустки для груп працівників доцільно оформляти за списком [типова форма № П – 7 (дод. )]. Позначок про здачу інструменту, спецодягу та іншого реманенту на період відпустки працівників у формі № П – 7 не роблять.
На пiдприємствах iз невеликим обсягом документообiгу зазначенi накази оформляють на загальних, спецiальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Перевагу віддають варіантові поздовжнього розташування постійних реквізитів.
Великими літерами пишуть слово «Н А К А З». Нижче проставляють дату, номер і вказують місце видання.
У заголовку маленькими літерами пишуть: «Про надання відпустки».
Далі з лівого берега аркуша великими літерами пишуть слово «НАДАТИ» і ставлять двокрапку.
Текст наказа викладають з нового рядка з абзацу, в якому зазначають: а) вид вiдпустки (основна, додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження зпробітної плати, за сімейними обставинами); б) загальна кiлькiсть робочих днів; в) дата виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку.
Під текстом зліва маленькими літерами пишеться слово «Підстава», ставиться двокрапка і зазначається підстава. Підставою для формалювання наказу є заява працівника.