Вступ протоколу закінчується порядком денним. З 0-го положення табулятора друкують «Порядок денний», ставлять дві крапки. Через два інтервали нижче друкують з нового рядка порядкові номери питань.
Питання в порядку денному (доповідь, звіт, інформація) необхідно розташовувати так, щоб найважливіші та складні були першими. Питання перелічують у називному відмінку.Назва посади, ініціали і прізвище друкують у родовому відмінку.
Іноді, наприклад у разі протоколювання засідань колегій міністерств, комітетів, порядок денний може додаватися до протоколу. Тоді його не вносять у текст протоколу, а роблять посилання: «Порядок денний засідання додається».
Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожну позицію нумерують арабськими цифрами. В кожному з розділів є такі підрозділи: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ», «ВИРІШИЛИ»).
Слово «СЛУХАЛИ» друкують великими літерами, перед словом ставлять цифру, що відповідає питанню, після слова «СЛУХАЛИ» ставлять двокрапку. Прізвище й ініціали доповідача необхідно писати у родовому відмінку з абзацу, після прізвища з ініціалами ставлять тире і з великої літери пишуть зміст доповіді у вигляді прямої мови. Якщо текст доповіді стенографуєються або додається окремо, то після прізвища з ініціалами ставлять тире і з великої літери роблять запис: «Текст доповіді додається».
Слово «ВИСТУПИЛИ» друкують великими літерами, після нього ставлять двокрапку. Ініціали і прізвище виступаючого пишуть у називному відмінку з абзацу (в дужках вказують посаду), потім ставлять тире і з малої літери друкують текст доповіді.
Запитання доповідачу і його відповіді розміщують у розділі «ВИСТУПИЛИ» і оформлюють так само.
Наприкінці кожного розділу записують прийняту ухвалу (постанову, рішення) з обговорюваного питання порядку денного.
Слово «УХВАЛИЛИ» друкують великими літерами, через два інтервали нижче попереднього тексту. Ухвали, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Кожний пункт друкують з нового рядка. Ухвала, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретною (кому, що виконати, до якого числа тощо).
Підписи розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді – зазначення посади (ліворуч), ініціали і прізвище особи, що підписала документ (праворуч), підпис (посередині). Розшифрування підпису в дужки не береться. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени комісій.
Під час засідання можна скласти лише чорновий варіант протоколу. В п’ятиденний термін протокол уточнюють, вивіряють згідно зі стенограмами й фонозаписами, редагують і оформляють. Якщо до протоколу додають стенограму , то про це роблять запис після першої частини тексту, наприклад: «Засідання вченої ради стеноргафували. Стенограма додається».
Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів – постанов, ухвал, а на підприємствах, що діють на основі єдиноначальності, - у вигляді наказів. У решті випадків оформляють витяг із протоколу.
35. Положення як правовий акт, правила оформлення.
Положення – це правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов’язки й організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а також підпорядкованих їм підприємств, організацій, установ, фірм.
За змістом розрізняють такі положення: про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т.д., їхні структурні підрозділи – комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов’язків та організації роботи; що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання; про організацію й проведення різних заходів – культурно- й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.
За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні – створюють за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ.
Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого рангу.
Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).
Положення повинно мати такі реквізити: назва виду документа, герб, назва установи, дата, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст, підпис.
Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.
Назву виду документа (ПОЛОЖЕННЯ) розташовують зліва або посередині рядка. Вона зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов’язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність, її друкують великими літерами.
Герб розташовується посередині або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
Назва установи розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа.
Дата є обов’язковим реквізитом документа. Позбавлений дати діловий папір до певної міри втрачає юридичну силу. Дата є пошуковою ознакою й використовується при посиланнях на цей документ разом з його назвою та реєстраційним індексом. Дата ставиться зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06.96.
Місце видання розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту.
Заголовок (вказується структурний підрозділ або колегіальний орган) друкується малими літерами, розміщується в лівому верхньому кутку документа під номером і датою. Він, як правило, починається з прийменника «про». У ньому коротко, однією фразою в узагальненій формі викладається зміст ділового папера. Називається не лише поняття, про яке йдеться, а й викладається суть дії.
Гриф затвердження розміщується у верхній правій частині документа. Великими літерами пишеться слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», під ним назва посади, особистий підпис, ініціали та призвище особи, що затвердила документ, нижче дата затвердження трьома парами арабських цифр. Затвердження документа відбувається після його підписання. Воно має на меті санкціонувати зміст документа або поширити його дію на певне коло організацій.
Текст розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля). Його, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти. Він звичайно складається з таких розділів:
1. Загальні положення.
2. Майно та кошти підприємства.
3. Виробнича та господарча діяльність.
4. Права та обов’язки підприємства або його підрозділів.
5. Структура управління.
6. Реорганізація та ліквідація установи, організація підприємства.
У першому розділі вказуються мета створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функціональні зв’язки з іншими організаціями, підрозділами.
У другому розділі вказуються основні та оборотні кошти, порядок придбання майна, амортизаційні відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на премії робітникам та службовцям, житловий фонд, службові приміщення, порядок використування надлишків невикористаних оборотних коштів.
В інших розділах регламентується виробнича та господарча діяльність підприємства.
Залежно від специфики діяльності в положенні можна також відобразити процес капітального будівництва, винахідництва та раціоналізації, стан матеріально-технічного забезпечення.
Підпис є обов’язковим реквизитом документа. Він складається з назви посади особи, яка підписує документ (ліворуч), її особистого підпису (посередині) та його розшифрування (праворуч). Розшифрування підпису в дужки не береться. Засвідчення документа означає затвердження підготовки, воно надає документові юридичної сили, підтверджує відповідальність певної службової особи за його зміст.
Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створених комісій, груп, бюро тощо.
40. Вказівки, розпорядження: реквізити, правила укладання.
Вказівка – це розпорядчий документ, який створюють на підприємствах переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також для організації виконання наказів, інструкцій, інших актів органів управління.
Звичайно вказівки видаються при оформленні відряджень, вирішенні поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.
Вказівка має такі реквизити: назва відомства, установи та структурного підрозділу; вид документа; дата; місце видання; індекс; заголовок; текст; підпис; відмітка про погодження; позначка про виконавця.
Вказівки оформляють на загальних чи спеціальних бланках формату А4.
Назва відомства установи і структурного підрозділу розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа.
Назву виду документа (В К А З І В К А) розташовують зліва або посередині рядка. Вона зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов’язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність, її друкують великими літерами.