1. L’introduction.
Notre époque n'écrit plus ; l'homme moderne préfère téléphoner. Cette double affirmation, souvent entendue, nous paraît fort discutable. En réalité, l'homme de notre siècle écrit presque autant de lettres que ses pères ; seulement, il les fait plus courtes, plus précises et plus utiles.
La grande époque des bavardages épistolaires est révolue. Le temps n 'est plus des Sévigné et des Voiture. La lettre moderne a cessé d'être un « genre » littéraire un aimable passe-temps. Elle est devenue le meilleur et le plus sûr moyen de régler courtoisement, de façon précise et tangible, tous les rapports sociaux, qu'il s'agisse de nos obligations amicales, de nos relations d'affaires ou de notre correspondance officielle.
Pour ceux que nous aimons, le téléphone ne remplacera jamais les lignes qu 'a tracées une main chère ; jamais, non plus, les hommes d'affaires ne se contenteront d'une conversation commerciale qui ne serait pas suivie d'une confirmation écrite ; jamais, enfin, on ne pourra présenter une requête importante à quelque haute personnalité autrement que par lettre.
Lettres d'amour, de convenance ou d'amitié, lettres de recommandation, de courtoisie ou d'affaires, lettres de réclamation ou lettres de crédit — dans tous les domaines, quoi qu 'on fasse, la lettre est reine, la lettre demeure.
Beaucoup de personnes, même parmi celles qui ont reçu de l'instruction, se trouvent par-fois fort embarrassées pour écrire certaines lettres.
Telle, qui n'a à rédiger ordinairement que des lettres commerciales, ne sait en quels termes formuler, par écrit, une déclaration de sentiments, une lettre de condoléances, une demande de protection.
Telle autre, n'ayant jamais eu à correspondre qu'avec ses parents ou des amis, s'émeut à l'idée d'écrire une lettre d'affaires.
Enfin, quelle que soit la classe sociale à laquelle on appartient, on doit, en écrivant à des personnages, à des supérieurs, se conformer à des règles imposées par l'usage autant que par la bienséance, et que tout le monde ne connaît pas.
Il est cependant très important, quel que soit l'objet d'une lettre, de l'écrire de manière qu'elle donne à celui qui la lira une opinion satisfaisante de celui qui va écrite. Mal tournée ou confuse, trop courte ou trop longue, trop familière ou trop solennelle, elle ira le plus souvent à l'encontre de son but : elle pourra indisposer le destinataire et faire supposer chez son auteur des mobiles, des sentiments fâcheux, une mauvaise éducation, etc...
C'est que, pour écrire correctement et de manière à tenir toujours son style au diapason du sujet que l'on traite, il faut un « tour de main », une facilité de conception qui ne s'acquièrent que par la pratique. D'ailleurs des occupations trop absorbantes, le manque d'entraînement intellectuel, une grande timidité, font souvent que même l'on n'écrit pas une lettre nécessaire, faute de résolution pour « s'y mettre » et faute de savoir comment la tourner.
2. L’exposition :
1.Style Epistolaire.
On peut définir le style « la manière dont chacun s'exprime en écrivant » : et, de même que l'on peut préjuger du caractère d'une personne par sa manière de parler au cours d'une conversation, de même on peut s'en faire une idée assez juste par son style : « Le style, c'est l'homme », a dit Buffon.
Une lettre n'est autre chosequ'une conversationpar écrit, maisune conversationdont la durée est limitée, et dans laquelleon n'a pas le loisirde s'écarter dece quiest son principal objet.
Si l'onse figure .quel'on cause réellement avec la personne à laquelle on écrit, ondoit s'attacher à être dans sa lettre aussi simple, aussi naturel qu'on le serait dans une conversation réelle. On doit surtout y garder une politesse scrupuleuse, quel que soit le motif de la correspondance. La pensée parlée et la pensée écrite sont loin de produire toujours la même impression; un mot leste, une familiarité qui passeraient inaperçus dans la conversation, ou feraient tout au plus sourire votre interlocuteur, pourraient, dans une lettre, le blesser gravement. Soyez donc toujours circonspect en écrivant, et surtout en écrivant des lettres d'affaires, ou à des personnes qui vous sont supérieures par le rang, par la fortune.
Le proverbe dit qu'i! faut tourner sept fois sa langue dans sa bouche avant de parler, et Boileau nous apprend que « ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement ». On ne commencera donc aucune lettre sans réflexion. Il est indispensable, tout d'abord, de définir nettement dans sa pensée le but de celle qu'on va écrire ; on doit ensuite choisir les arguments dont on va se servir, peser les raisons que l'on y donnera. Enfin, il est prudent de faire mentalement une sorte de brouillon, afin d'éviter les incorrections et les négligences auxquelles de mauvaises habitudes de langage pourraient vous exposer.
Il est évident que la lettre ne prête pas aux digressions, aux développements auxquels peut donner lieu une conversation. La précision est la qualité que vous devez principalement rechercher. Sachez exactement ce que vous voulez dire, et dites-le en aussi peu de mots que possible. Evitez pourtant d'être trop concis, afin de ne pas rendre obscure l'expression de votre pensée. Ne perdez pas de vue que, si vous savez ce que vous voulez dire. votre correspondant ne l'apprendra que par la lecture de votre lettre, et que si vous vous êtes mal ou insuffisamment expliqué, il vous comprendra mal ou insuffisamment.
Evitez d'abuser de termes de votre métier. Ne faites pas usage de mots d'argot, ni de mots à double sens, ni, bien entendu, de locutions malhonnêtes ou indécentes. Ne cherchez pas à éblouir votre correspondant par l'emploi d'expressions recherchées. maniérées, hors de rapport avec l'objet de votre lettre, l'éducation que vous avez reçue, le milieu auquel vous appartenez.
Dans les lettres d'affaires, dans celles qui se rapportent à des choses délicates, ne mettez absolument que le strict nécessaire : relisez-les et, au besoin, refaites-les si vous vous êtes trop développé ou si vous n'avez pas été suffisamment clair. Les paroles s'envolent, les écrits restent; ne l'oubliez pas.
Dans les lettres de sentiment, n'exprimez ce que vous ressentez que dans les termes les plus respectueux. Evitez les grandes phrases, les comparaisons trop flatteuses, les termes pompeux. Plus que toute autre, une lettre de ce genre doit toucher. émouvoir celle ou celui qui la lira; une lettre sincère, dictée par le cœur, est toujours éloquente, alors même qu'elle contient des imperfections.
En écrivant à quelqu'un qui vous est supérieur par la position sociale, par la fortune, par le talent, sachez rester digne, tout en témoignant à chacun le respect, la déférence ou l'admiration auxquels il a droit : le ton général de votre lettre, d'ailleurs. dépend de son but. Vous pouvez vous montrer d'autant plus déférent et respectueux, que vous ne demandez rien. Si vous demandez un service à quelqu'un qui a été en d'autres circonstances votre obligé ou celui de votre famille, ne le lui rappelez que très discrètement, et de manière à ne pas lui laisser croire que vous vous êtes cru en droit de réclamer le paiement d'une dette.
2. Les recommandations générales.
Les recommandations commencent par le choix du papier.
a). Le papier à lettres.
Dans la correspondance d`affaires il faut utiliser des feuilles du papier blanc (non réglés), dont le format est de 21x29,7 cm.
b). Disposition matérielle de la lettre.
Il y a une recommandation de la disposition des composantes d’une lettre sur la feuille. Pour des lettres d’affaires il y a un exemple suivant :
| (1) Lieu, date(2) Nom ou qualité et adresse du signataire(3) Qualité et adresse du destinataire (4)Référence (5)Objet (6) Formule d`appellation (7) Formule d`attaque |
| (8) Formule de politesse |
| (9) Signature |
(2) – Фамилия, титул, профессия, занимаемая должность и т. п., и адрес автора письма.
(3) – Должность (титул), адрес адресата.
(4) – Ссылочные элементы письма. Например: «В ответ на ваше объяснение» и т. д.
(5) – Тема письма: повод, по которому оно написано.
(6) – Обращение.
(7) – Первая фраза письма после обращения в официальных письмах.
(8) – Приветствие (заключительное).
Voilà le modèle d’une lettre d’affaires (Demande de l’emploi) :
Jacques Sablier
1, rue du Pre-aux-Chevauxe
22904 Trefard
Monsieur le Directeur
De la S. A. E. M. du Mont Joly
38299 Champblanc
Ref. Annonce nº 017520
parue dans le Bulletin d’information de la region
Rhone-Alpes
Objet : Demande d’emploi
Monsieur le Directeur,
En reponse a l’annonce que j’ai lue dans
le Bulletin d’information Rhone-Alpes, je voudrais
solliciter un emploi d’instituteur dans l’ecole que
vous dirigez.
Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint
un curriculum-vitae. Je me mets, naturellement,
a votre disposition pour vous communiquer les
renseignements complementaires dont vous
avez besoin.
Esperant une reponse favorable, je vous prie
de croire, Monsieur le Directeur, a l’expression
de mes sentiments respectueux.
J. Sablier
On laisse a gauche 80 mm de marges. Apres la formule d’appellation il faut mettre une virgule puis un intervalle d’une ou deux lignes. Ensuite c’est le corps de la lettre meme (les marges de 30-40 mm). Chaque ligne doit etre ecrite tres droit avec des intervalles egaux entre les lignes. Entre les alines d’une lettre il faut faire un intervalle double. L’ecriture doit etre lisible, il est defendu de rayer et de corriger.
Il faut noter que l’exterieur d’une lettre joue un role tres important et parfois decisif.Certaines lettres d’affaires(par.ex. demande de l’emploi) doivent etre ecrites a la main.Les derniers temps on n’examine meme pas des lettres mal ecrites. Voila pourquoi il faut bien savoir les regles suivantes :
1). Il ne faut pas commencer une lettre par le mot « Je ». Sauf une « J’ai l’honneur de vous informer… »
2). Le premier alinea doit etre bref. Il doit contenir l’information qui explique la raison de cette lettre. Il ne doit depasser de 5 lignes.
3). Le deuxieme alinea contient l’information essentielle.
4). Il est mieux de placer une lettre d’affaires sur 1 feuille.
5). En tous cas la marge a gauche doit etre droit et la marge a droite du texte-au moins 20 mm.
6). Dans la formule d’appellation il faut ecrire Monsieur et Madame.
7). Devant la formule de politesse il faut faire l’intervalle de 2 lignes.
8). La signature suit la formule de politesse. Si elle n’est pass lisible il faut ecrire le nom de l’auteur d’une lettre.
3. Les recettes de base. Voici des conseils qui valent pour toute votre correspondance.
Quel que soit le genre de la lettre à écrire, le petit travail de réflexion qu'elle nous impose est à peu près toujours le même. Qu'avons-nous exactement à dire ? Sur quels points devons-nous insister particulièrement ? Quels arguments tenons-nous à présenter et à faire valoir ?
S'il s'agit d'une lettre un peu délicate, importante ou complexe, n'hésitez pas à faire un plan : c'est encore la meilleure façon d'y voir clair et de ne rien omettre. Une lettre bien faite, tout comme les dissertations ou les rédactions que nous faisions en classe, comporte logiquement trois parties : l'exposition, le développement, la conclusion.
Dans la première partie, après l'appel (Monsieur, Cher Ami, Chère Madame, Mon cher confrère, etc.), vous exposez ce qui fait l'objet de votre lettre. Au cours de la deuxième partie, vous le développez avec tous les détails et précisions nécessaires. La troisième partie sera la conclusion et se terminera par la salutation finale, encore appelée formule de politesse.
Il est évident que ces parties seront de taille inégale. A la deuxième, vous ne craindrez pas de donner toute la longueur nécessaire, tous les développements que vous jugerez utiles. Les première et troisième parties peuvent être tenues pour accessoires, puisqu'elles ne traitent pas du sujet principal. Souvenez-vous pourtant qu'elles ont, en fait, une importance considérable ; en effet, bien rédigées elles soulignent votre sens de l'ordre, votre logique, votre clarté de pensée et, servant de cadre au développement, en facilitent grandement la compréhension.
Pour écrire une lettre sans fautes ni reproches... Une lettre n'est pas de la littérature. On vous pardonnera de n'avoir pas de style personnel si vous écrivez correctement et clairement. Fuyez l'emphase, la boursouflure, les formules prétentieuses. Quand vous écrivez, soyez naturel. Restez vous-même.
La langue française, longtemps langue diplomatique, est la plus claire qui soit. N'abîmez donc pas ce merveilleux instrument qui vous a été donné pour exprimer parfaitement votre pensée.
Souvenez-vous aussi que vos correspondants ne sont pas tous des rentiers. N'envoyez donc pas d'interminables épîtres. Même à vos amis, n'imposez pas la lecture de « lettres-fleuves », mais ne leur écrivez pas non plus, par un scrupule inverse, de lettres rédigées en style télégraphique. Dans la correspondance comme en toutes choses, il faut un juste milieu. Affectez une précision sans sécheresse, soyez simple sans vulgarité, concis sans laconisme, élégant sans affectation, correct sans froideur.
Pas de fautes d'orthographe !
Dans le passé, on prenait beaucoup de libertés avec l'orthographe car elle ne répondait pas à des règles strictes. Les grands seigneurs d'autrefois ne rougissaient pas d'émailler leurs épîtres d'innombrables fautes et Napoléon lui-même est détenteur en la matière d'une espèce de record posthume.
Que ces exemples ne vous .servent pas d'excuse : les fautes d'orthographe ne sont plus permises. Recourez sans hésiter au dictionnaire chaque fois que vous êtes dans l'incertitude. Les pages qui suivent vous présentent quelques-unes des nombreuses difficultés de notre langue, et un moyen amusant d'en vaincre beaucoup, grâce au Jeu des cent erreurs.
Voici d'abord des mots qui, si l'on en juge par la lecture des journaux, des lettres ou des manuscrits, semblent poser des problèmes à beaucoup de monde...
| absorption | ceux-là lui sont dus | dilemme |
| accoler | de plain-pied | enivrer |
| annihiler | des ayants droit | en tout cas |
| appétit | des chefs-d'œuvre | il résout |
| ayez (jamais ayiez) | des nouveau-nés | ils se sont succédé |
| cela lui est dû | de tout temps | soyez (jamais soyiez) |
Vérifiez les accents