Класифікація документів
Документ— основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.
Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідковогохарактеру.Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті,
Види документів визначають за такими ознаками:
Найменуванням(заяви, листи)
походженням службові (офіційні) й особисті
місцем виникнення — внутрішні та зовнішні
призначенням — організаційні, розпорядчі,
напрямком — вхідні й вихідні
формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні)
строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові
ступенем гласності—секретні й несекретні
стадіями створення — оригінали, копії й виписки
складністю — прості (односкладові) й складнії
строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом
носієм інформації— оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці
Формуляр документа
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок це модель
побудови однотипних документів.
/державний герб/ емблема організації чи підприємства/ зображення державних нагород/ код установи, організації, підприємства/ код форми документа/ назва міністерства або відомства (вищої організації або за
мовника);/ повна назва організації, установи чи підприємства — автора
документа/ назва структурного підрозділу/ індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса,номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону,факсу,номер рахунка в банку/ назва виду документа/ дата/ індекс/ посилання на індекс та дату вхідного документа/ місце складання або видання/ гриф обмеження доступу до документа/ адресат/ гриф затвердження/ резолюція/ заголовок до тексту/ відмітка про контроль/ текст/ відмітка про наявність додатка/ підпис/ гриф узгодження/ візи/ печатка/ відмітка про засвідчення копій/ прізвище виконавця та номер його телефону/ відмітка про виконання документа й направлення його_до справи;/ відмітка про перенесення відомостей на машинний носій;/ відмітка про надходження/’;
Бланк — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів
Вимоги до тексту документа
Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:
/Текст викладати від третьої особи:Комісія ухвалила... ;/ Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази./ Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій./ Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв 'язку з/ Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що... ;/ Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи... ; Беручи до уваги../ Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів/ Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки — після опорного слова; вставні слова *— на початку речення)./ Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції/ Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує.../Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників.../ У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную.../ Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук./ Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...////
Правопис географічних назв
ГН, що складаються з двох чи трьох слів, пишуться з великої літери, а їх родові позначення – малої: Азовське море, Весела слобода. Але коли вони не сприймаються як родові позначення, то з великої: Біла Церква, Красні ворота.
Назви, запозичені з рос. мови передаються за фонетичним принципом:
е-е: Воронеж, Нева;
е-є: а) Євпаторія, Єнісей; б) після пригол. у –єв-, -єєв-: Лаптєвих (крім р,ц)
ё-йо: Йолкіно;
ё-ьо: мис Дежньова;
ё-о: Рогачов (ч,щ);
э-е: Ельбрус;
и-і: Іркутськ, Сочі;
и-ї: Троїцьк;
и-и: а) після ж,ч,ш,ц перед пригол.: Нальчик; б) Кисловодськ; в) префікс при-: Приморськ; г) Владивосток;
після д,т,з,с,ц,л,н: Гомель;
ы-и: Сивтіркар.
Якщо у рос. геогр. назвах є суфікси –ск, -цк, -ич та інші, то при перекладі на укр. мову ці суфікси замінюються укр. відповідниками - -ськ, -цьк, -ич: Донецьк, Углич, Нижньоамурськ.
Назви залізничних станцій в укр. мові не відмінюються, назви міст, сіл, рік, озер відмінюються. Не відмінюються ГН, що складаються із двох слів: Біла Церква.
Якщо перед назвами островів, річок, озер, гір є означувальне слово, то сама назва не змінюється.
Терміні у ділових паперах
Т. – спеціальні слова або словосполучення, що дають точне визначення чи пояснення предметам, явищам, діям з якої-небудь галузі знання – науки, культури, техніки, політики, економіки.
В діловому стилі свої Т.
Вимоги:
Т. повинен вживатися лише в одній формі (словник). Т. поступово поширюються і переходять в загальнонародний вжиток;
дотримуватись правил утворення похідних форм термінів;
не випускати в обіг слів, утворених кимось.
Т. – група слів мови, яка потребує спеціальної уваги, постійного звірення зі словником, повсякчасного поновлення в памяті значення.
Професіоналізми
П. – слова або вислови, властиві мові певної вузької проф. групи людей.
Виникають:
коли та чи інша спеціальність, або вид занять не має розвинутої термінології (полювання), або як розмовні неофіційні замінники наявних у цій галузі термінів;
особливо поширені і досить активно поповнюються між людьми.
Нові П. творяться за рахунок словоскладання префіксів та суфіксів.
В діловому спілкуванні вживання П. небажано.
На відміну від термінів, мають емоційне забарвлення.
Синоніми та пароніми
С. – близькі або тотожні слова, що означать одне поняття, але відрізняються одне від одного відтінками чи стилістичним забарвленням.
Синоніміка – явище, властиве усім стилям мови: робітник-працівник, замісник - заступник.
Групи С.:
лексичні – відрізняються смисловими відтінками: відомий-видатний-знаменитий;
стилістичні – стилістичним і емоційним забарвленням: говорити-мовити;
абсолютні – зовсім не відрізняються значенням: століття-сторіччя.
П. – слова, що мають однаковий корінь, а різняться лише суфіксом, кількістю літер в закінченні, префіксом, наявністю чи відсутністю частки –ся: адрес-адреса, особистий-особовий, виборний-виборчий, дипломат-дипломант.
При читанні тексту з таким словами труднощів не виникає через допомогу словесного оточення, що конкретизує значення, але сумніви виникають при написанні тексту з такими словами.
Книжні слова
К.с. – не закріплені за певною вузькою сферою вживання, за певним видом писемного мовлення слова. Широко використовуються у всіх стилях. До них належать слова, що виражають загальнонаукові поняття і вживаються не в вузькому термінологічному значенні, а в широкому.
При виборі між книжними і розмовними словами, перевага надається книжним словам, бо вони однозначні і висловлюють бажаним чином емоції того, хто укладає документ.
Відтінок книжності може бути різним, від ледве відчутного, до виразного.
Іншомовні слова
І.с. вживаються, коли їх не можливо замінити укр. словами. В документації вживаються лише ті і.с., які одержали міжнародне визначення, або не мають еквівалента в нашій мові.
До міжнародних належать фінансові терміні, поштово-телеграфного звязку: банк, бланк.
Правила вживання:
і.с. повинно бути необхідним. Не слід вживати і.с. як терміні, а як загальновживані слова;
вживати точно в тому значенні, з яким воно запозичено;
не рекомендується в одному документі вживати на позначення одного поняття і запозичене, і власне мовне слово.
Графічні скорочення та абревіатури
Г.с. – в усній мові вимовлюються повністю і скорочуються на письмі. Стандартні скорочення значень метрічних мір пишуться без крапки. Інші скорочення пишуться з крапками на місці скорочення. В графічних скороченнях зберігається написання великих та малих літер, дефісів, не скорочуються слова на голосну літеру, якщо воно не початкове. При збігу двох однакових приголосних, скорочення робиться після першого. При збігу двох і більше приголосних, скорочення можна робити як після першого, так і після останнього.
Види скорочення слів: