для зорового сприйняття – не мають граматичного оформлення, пишуться маленькими літерами: і д.т., до н.е.;
для вживання в усній і писемній формі – пишуться без крапок і мають граматичні форми: а) назви документів; б) назви посад; в) офіційні форми звертання; г) офіційні назви організацій; д) в планово-обліковій документації: ЗДУ, СНД.
Назви ПУО, утворені з частин слів, пишуться з великої літери, якщо це стосується одиничних установ. Складноскорочені назви, утворені з початкових букв власних і загальних імен.
З малої літери пишуться слова, що є родовими назвами: міськрада.
Складноскорочені слова утворені від загальних назв, які функціонують як звичайні слова (такі слова відмінюються): вуз, неп.
Основні риси офіційно-ділового стилю
О.-д.с. задовольняє потреби сус-ва в документальному оформленні різних актів державного, економічного життя і ділові стосунки між людьми.
Риси:
о.д.с. – це послідовність, точність, обєктивність оцінок, що грунтується на логічній основі;
о.д.с. відзначається зростаючою стандартизацією мови, масової документації;
суворі вимоги до лексики, широке використання термінології, відсутність діалектизмів, жаргонів;
синтаксис ділового стилю вимагає прямого порядку слів.
Порушення: 1) використання деяких мовних засобів, властивих іншим стилям мови; 2) вживання нестандартних скорочень.
Підстилі: інформаційний, дипломатичний, законодавчий, адміністративно-канцелярський.
Документ. Класифікація документів
Д. – основний вид ділової мови, засіб організації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища обєктивної дійсності та розумової діяльності людей. Д. сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого ПУО.
Д. використовується як джерело і носій інфо і має правове значення.
Д. має бути достовірним, переконливим, відредагованим і оформленим.
Вимоги:
придатність до тривалого зберігання;
видаватися повноважним органом, або особою у відповідності з її компетенцією;
не повинен суперечити діючому законодавству і директивним вказівкам;
складається за встановленою формою;
бездоганна оформленість.
Діловодство (справочинство) – діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.
Класифікація:
за спеціалізацією:
загальні; з адміністративних питань; спеціалізовані з фінансових питань.
за походженням:
внутрішні; зовнішні. (2 ред – службові і приватні).
за напрямком:
вхідні; вихідні.
за джерелом виникнення:
первинні; вторинні.
за формою:
стандартні; індивідуальні.
за технікою відтворення:
рукописні; механічні.
за секретністю:
для службового користування; секретні; цілком секретні.
за терміном виконання:
звичайні; термінові; дуже термінові.
за складністю:
односкладні; складні (з додатками).
за стадіями створення:
оригінали; копії.
за термінами зберігання:
постійного зберігання (75); тривалого зберігання (понад 10); тимчасового (до 10).
за структурними ознаками:
стандартні; нестандартні.
Кожен вид документа має свої особливості, але за функціональним призначенням їх можна розділити на такі групи:
організаційні (положення, статут, інструкція, правила) – документи, що закріплюють функції, обовязки та права органів протягом тривалого терміну;
довідково-інформаційні (довідки, протоколи, службові довідки, телеграми, телефонограми) – переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них. Вони містять інфо про фактичний стан справ в закладах. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обовязкові для виконання;
розпорядчі (положення, інструкція) – документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність в певній ПУО на підставі документа;
з кадрово-контрактових питаннь – документи, що містять інфо про особовий склад ПУО, зафіксованого в заявах про прийняття, звільнення, в наказах про особовий склад, характеристиках, автобіографіях.
особові офіційні (пропозиції, доручення, розписки) – документи, за допомогою яких громадянин висловлює свої пропозиції, прохання, скарги, передає повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, закріплюють свої права перед державними установами.
Основні правила оформлення документів
Обовязковими є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, звязність викладу, структурна організація, завершеність.
Текст – абзаци.
Бланки.
Абзаци не повинні бути великими (3-5 речень).
Текст чіткий, прямий, короткий, однозначність.
Речення з 3, 5, 7 і найбільше 9 слів.
Реквізити.
Правопис прізвищ
е-е після букв на позначення приголосних у-ев після ц,ж,ч,щ,ш: Тютчев;
у середені слів після голосних, апострофа і “ь”: Валуєв;
у суф. єв, єєв після приголосних, крім ж,ч,щ,ш: Тургенєв;
у корені, якщо рос. е відповідає укр. і: Рєпін;
ё-йо на початку слова і складу: Бугайов;
ё-ьо у середені і кінці складу: Дежньова;
ё-о після ч,щ під наголосом: Рогачов;
ё-е в утворених від імен, спільних для рос. і укр. мов: Семенов;
э-е: Ельконін;
ы-и: Черних;
и-и після ж,ч,щ,ш,ц перед приголосними: Рощин;
у суфіксах –ин, -ич, -иц: Сосницин;
и-і на початку слова: Іванов.
Числівник у ділових паперах
простий кількісний ч., який називає однозначне число запису, відтворюється словом, а не цифрою. Якщо однозначне число супроводжується найменуванням одиниць виміру, воно пишеться цифрою.
складні і складені числівники записуються цифрами, крім тих випадків, коли ними починається речення. Цілі числа, які виражаються кількома знаками, прийнято записувати, розбиваючи їх на класи за допомогою пропусків.
запис порядкових числівників відрізняється від запису кількісних, якщо запис ведеться арабськими цифрами, то порядковий числівник вводиться в текст з відповідним закінченням. При перерахуванні кількох порядкових числівників відмінюване закінчення ставиться один раз.
деякі порядкові числівники для розрізнення позначаються римськими цифрами без відповідного закінчення.
складні слова, перша частина яких позначається цифрою, може писатися комбіновано: 4-міліметровий. Дозволяється другу частину таких назв скорочувати, якщо це одиниця виміру.
окремі види інформації передаються у вигляді змішаного запису цифр і слів.
Стилі сучасної української літературної мови
Дві форми мови: усна і писемна.
Усна буває лише розмовною.
Писемна: науковий стиль, офіційно-діловий, публіцистичний, художній.
Усне мовлення
У.м. – слухове сприймання певної інфо. Спілкування і обмін думками відбувається безпосередньо.
Вживається побутова й діалектна лексика, слова розмовно-просторічного характеру, своєрідні фразеологізми тощо.
Синтаксична будова: вживання простих речень, часто – неповні. У складних переважає сурядність. Звязок речень переважно сполучниковий. Рідко вживаються дієприкметникові й дієприслівникові звороти. Не вкладаються в звичайні синтаксичні рамки.
За характером спілкування – діалогічне, має ряд лексичних особливостей.
Використання податкових засобів мовлення: жести, міміка.
Важлива ознака – простота і природність.
Сфера застосування – бесіда, розмова.
У.м. свідчить про культуру людини.
Правопис закінчень іменників власних і загальних назв у кличній формі
Іменники чол. і жін. роду 1 та 2 відміни мають окрему кличну форму.
Імен. чол. роду 2 відміни в кличній формі закінчуються на –у(-ю), -е.
Імен. твердої групи з суфіксами –ик, -ок, -к(о) та деякі імен. мішаної групи з основою на шиплячий приголосний (крім ж) мають закінчення –у: батьку, товаришу, хлопчику, провіднику, Іваненку, дядьку, синку.
Імен. мякої групи мають закінчення –ю: лікарю, токарю, вчителю, Костю, Юрію, водію.
Безсуфіксні імен. твердої групи та імен. мякої групи з суфіксом –ець, а також окремі іменники мішаної групи (це власні назви з основою на ж,ч,ш,дж і загальні з основою на р,ж) мають закінчення –е: Іване, Вікторе, Петре, козаче, інженере, хлопче.
Імен. чол. і жін. роду 1 відміни та зрідка імен. жін. роду 3 відміни в кличній формі закінчуються на –о, -е (-є), -ю.
Імен. 1 відміни твердої групи мають закінчення –о: сестро, Миколо, Людмило, дочко.
Імен. 1 відміни мякої та мішаної груп, а також імен. 3 відміни мають закінчення –е (-є): земле, мріє, Маріє, Софіє.
Імен. 1 відміни мякої групи, що означають жіночі і чоловічі пестливі імена або загальні назви, мають закінчення –ю: Меласю, Галю, Лесю, Вітасю.
2. У звертаннях, що складаються з двох власних імен (імені та по батькові), обидва слова мають закінчення кличної форми: Романе Романовичу, Іване Миколайовичу, Миколо Артемовичу, Ганно Василівно.
У звертаннях, що складаються з двох загальних назв в однині, кличну форму має тільки перше слово: пане бригадир, пане лікар, пане директор.
Іноді в таких звертаннях кличну форму можуть мати й обидва слова: пане бригадире, пане лікарю.
У звертаннях, що складаються із загальної назви та прізвища, кличну форму має лише загальна назва. Прізвище виступає тут у формі називного відмінка: пане Шевчук, пані Шевчук, пане Яковенко, пані Яковенко.
У звертаннях, що складаються із загальної назви і власного імені, кличну форму має загальне слово, а власне імя може мати і кличну форму і форму називного відмінка: брате Іване (брате Іван), сестро Ярине (сестро Ярина).
Правопис прізвищ та імен по батькові
Укр. прізвища вимовляються і пишуться за правилами вимови та за загальними нормами укр. правопису: Марченко, Муляр, Юрчук.
Ряд прізвищ словянського походження в укр. мові мають деякі особливості:
ё-йо на початку слова та в середені після головних, а також після твердих приголосних, якщо ё у вимові відповідає сполученню йо: Йотов, Майоров, Соловйов.