Застосування комп'ютерів вносить значні зміни до організації документування, які полягають, по-перше, у використанні електронних носіїв первинної інформації, і, відповідно, електронних первинних документів і, по-друге, в автоматичному складанні первинних документів.
Електронний документ - це документ, представлений в комп'ютерному вигляді. Особливістю електронних документів. є необхідність використання комп'ютера для створення та обробки документів.
Складання, оформлення та зберігання первинних документів при комп'ютеризованому документуванні має ряд відмінностей від паперової обробки даних.
В автоматизованій системі обліку первинний документ може складатись вручну безпосередньо на місці здійснення господарської операції без створення електронного первинного документу. Потім цей документ передається до бухгалтерії для обробки. Бухгалтер (оператор) створює за ним проводку, яка додається до хронологічного масиву даних - журналу операцій.. Паралельно цей документ реєструється вручну в журналі реєстрації первинних документів.
Комп'ютерні технології дозволяють використовувати електронний варіант картотек - бази даних. В найпростішому варіанті база даних - це та ж картотека, тільки розташована в пам'яті комп'ютера, що дозволяє шукати документ або групу документів за будь-якою пошуковою ознакою, закладеною при реєстрації: автором документу, виконавцем, темою, датою отримання або складання документа, його номером тощо.
Одна з основних переваг передачі документу безпосередньо з комп'ютера на комп'ютер - це можливість отримати документ в тому вигляді, в якому він був підготовлений, з включеними до нього таблицями, графіками, рисунками тощо. Відомості з такого документа легко можуть бути включені до інших документів, а сам він може передаватися по мережі всередині підприємства.
Реєстрація проводиться шляхом заповнення реєстраційної картки на екрані комп'ютера і перенесення реєстраційного номеру на сам документ в штамп з позначкою про отримання документу.
Отримані документи обробляються, реєструються, контролюється їх виконання. Після цього документи направляються до електронного архіву, де зберігаються протягом встановленого терміну.
Компактність зберігання, швидкий пошук необхідного документу, створення підбірок документів по заданій тематиці - все це досягається шляхом створення електронного архіву.
На відміну від безкомп'ютерних форм бухталтерського обліку, при яких первинні документи, облікові регістри, звіти роздруковуються та зберігаються в архіві при комп'ютерній формі обліку створюються електронні сховища даних на електронних носіях первинної інформації.
Подвійний запис при комп'ютеризації обліку зберігається, навіть якщо операції фіксуються один раз за допомогою відповідного коду. Принцип подвійності тепер реалізується на іншій підставі - шляхом кодування всіх облікових операцій і розробки відповідних алгоритмів для отримання облікових показників різних ступенів та рівнів. Записана один раз інформація залежно від програми обробки може бути використана багаторазово, в тому числі і в розрізі кореспондуючих рахунків для отримання дебетових і кредитових оборотів.
При введенні інформації до комп'ютера користувач складає облікові записи. Обліковий запис складається з наступних частин:
а) дата господарської операції;
б) шифри рахунків, що дебетуються та кредитуються (включаючи характеристику в аналітичному розрізі);
в) кількість (натуральні вимірники для операцій з активами);
г) сума в національній та, в разі необхідності, в іноземній валюті; курс валюти (для операцій з іноземною валютою);
д) сума господарської операції (документу);
є) назва та номер первинного документу;
ж) короткий зміст господарської операції.
В ряді програм алгоритми, що забезпечують введення облікових записів, називаються механізмом "групових операцій". Комп'ютеризація вносить зміни і до інших елементів методу бухгалтерського обліку. Наприклад, із застосуванням штрихових кодів, проведення інвентаризації, не змінюючи своєї економічної сутності, значно прискорюється, а способи її проведення докорінно змінюються. Так, заміна ручного перерахунку зчитуванням штрихових кодів дозволяє провести інвентаризацію без припинення поточних операцій на складах або в магазинах.
В умовах автоматизації розрахунків і групування нормативів існує можливість для переходу від складання нормативних калькуляцій на перше число місяця, кварталу, року до розробки їх на будь-яку дату поточного місяця. Це дозволяє відмовитися від щомісячного перерахунку залишків незавершеного виробництва у зв'язку зі змінами норм на початок місяця і точніше обчислювати фактичну собівартість відпуску товарної продукції.
Суттєво змінюється і порядок складання звітності. При комп'ютерному способі обробки даних звітність формується як в регламентному режимі, так і в режимі запитів до бази даних, а не складається один раз для використання протягом тривалого часу.
Існуюча форма обліку в незначній мірі модернізувалась відповідно до можливостей обчислювальної техніки, що застосовується. Використання ж сучасної обчислювальної та комунікаційної техніки призводить до того, що застосування тієї чи іншої форми обліку здійснюється за допомогою програмно реалізованих алгоритмів. Таким чином, комп'ютеризації обліку на сучасних комп'ютерах не властиві обмеження форми. Хоча технічно за допомогою обчислювальної техніки можна реалізувати будь-яку ручну або механізовану форму - обліку, з'являється можливість реалізації найбільш оптимальної форми. Під час організації бухгалтерського обліку персонал повинен знати, звідки і в якому вигляді він отримує початкові умови для складання операції; алгоритм або спосіб здійснення своєї операції; який результат і в якому вигляді він повинен отримати; що і кому передати по закінченні операції. Така інформація повинна надаватись працівником незалежно від того, який метод обробки інформації застосовується на підприємстві. При цьому способи, якими досягається організація праці при застосуванні прикладних програмних засобів на підприємстві, можуть бути найрізноманітнішими.
Комп'ютеризація суттєво змінює процес організації роботи облікового апарату. Єдиним способом ефективної організації діяльності підприємства в сучасних умовах є закладення правил побудови організаційної структури в комп'ютерну систему організаційного управління, адже під час швидкого розвитку підприємства внутрішні документи підприємства доводиться часто змінювати, а висока плинність персоналу може звести нанівець всю роботу. Таким чином, комп'ютеризація управління підприємством є головним фактором, що визначає організацію роботи підприємства та бухгалтерії.
Використання обчислювальної техніки призводить до якісно нових тенденцій в питаннї побудови структури облікового апарату.
При комп'ютеризації окремих ділянок підприємство обладнують набором автоматизованих робочих місць (АРМ), кожне з яких призначене для вирішення певного облікового завдання. Кожне АРМ здійснює автономну обробку інформації без використання інформації з інших АРМ. Інформаційні зв'язки між автономними АРМ розірвані, що надає можливість для навмисних викривлень, зловживань; отже, необхідний додатковий контроль та дублювання інформації.
Однією з характерних рис є використання автоматизованих робочих місць (АРМ) бухгалтера. Якщо при побудові структури облікового апарату при безкомп'ютерному способі обробки облікової інформації базовим їі елементом є окремий обліковий працівник, то при застосуванні обчислювальної техніки беруть до уваги не тільки обов'язки та кваліфікацію облікового працівника, але й характеристику комп'ютеризованого робочого місця бухгалтера, за яким він працює. Під АРМ традиційно розуміють професійно-орієнтований програмно-апаратний комплекс, що забезпечує вирішення завдань користувача безпосередньо на його робочому місці.
Створення АРМ бухгалтера rрунтується на принципах персоніфікації обчислень і самонавчання облікових працівників, комп'ютеризації основних облікових функцій, безпаперової технології ведення бухгалтерського обліку, раціонального поєднання розподіленої, децентралізованої і централізованої систем обробки облікової інформації. Класифікація АРМ відбувається за такими основними ознаками:
- за функціональною спрямованістю – АРМ технічного і допоміжного персоналу, АРМ спеціаліста, АРМ керівника тощо;
- за рівнем використання персональних комп'ютерів – АРМ вищих керівників (включаючи головного бухгалтера), а також керівників середнього та нижнього рівнів управління; АРМ спеціалістів (АРМ бухгалтерів та економістів; нормувальника, диспетчера, інженера, технолога тощо); АРМ технічних виконавців (комірника, секретаря, касира,продавця, оператора тощо);
- за формою організації праці працівників на персональних комп'ютерах – індивідуальні і колективні;
- за іншими ознаками.
Специфічним є те, що АРМ бухгалтера потребує створення технології, яка передбачає участь широкого кола працівників підприємства бухгалтерів, операторів, секретарів, комірників, керівників та інших спеціалістів - в обробці облікової інформації - введенні даних, формуванні первинних документів, візуальному контролі вхідних даних, складанні форм вихідних документів, яке здійснюються на робочому місці за допомогою персонального комп'ютера.
Можливості комп'ютерно-комунікаційної форми обліку дозволяють гнучко розподіляти облікову роботу між працівниками з різних ділянок обліку. Склад облікових завдань залишається незмінним при різних обсягах облікових робіт, але перелік виконавців суттєво відрізняється в залежності від розміру підприємства і, відповідно, обсягу облікової роботи.