Проведение экспертизы ценности документов в государственных архивах по организации и методике работы несколько отличается отее проведения в ведомственных архивах. Это объясняется прежде всего тем, что государственные архивы в отличие от ведомственных хранят документы лишь постоянного хранения. Документы временного хранения, попавшие в государственные хранилища при национализации архивов и в 20 — 30-е годы, были, как правило, выделены из фондов при неоднократно проводившихся архивистами экспертизах ценности.
Кроме того, в государственном архиве находятся многоотраслевые хранилища, собравшие документы учреждений и предприятий различных уровней всех отраслей экономики и культуры, действующих на данной территории. В связи с этим в государственных архивах проводится экспертиза двух видов: целевая экспертиза — самостоятельный вид работы; попутная экспертиза — в ходе переработкой совершенствования описей дел.
Цель проведения экспертизы — освободить архивные фонды от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены при переработке архивных фондов в ходе составления заголовков дел, систематизации дел по структурным подразделениям или годам, а также в пределах названных разделов схемы систематизации. Объем дел, выделяемых к уничтожению при проведении этих работ, может быть и невелик. Если количество документов, не подлежащих хранению (дублетные, поглощенные, не имеющие ценности), значительно, то проводится целевая экспертиза. В большинстве случаев в госархивах целесообразно проводить комплексную целевую экспертизу, при которой изучаются: фонды учреждений одной системы — вышестоящее учреждение и ему подведомственные (например, облздрав — райздравы — клинические больницы — районные больницы — санэпидемстанции — бюро медицинской статистики); фонды однородных учреждений, деятельность которых связана с определенной территорией {строительные, строительно-монтажные управления, действующие в крае или области); архивные фонды лиц, связанных между собой родственными, служебными или другими отношениями.
Осуществление комплексной экспертизы в госархиве начинается с определения фондов, по которым ее следует провести. Для этого составляется список фондов с указанием их номеров, наименований, хронологических границ документов и объема дел, а также очередности проведения работы с фондами.
Прежде чем приступить к непосредственному просмотру дел, необходимо изучить историю фондообразователя (для фондов личного происхождения — биографию фондообразователя) и фонда. Это позволит правильно определить место и значение учреждения в системе, установить его связи (как внутриотраслевые, так и межотраслевые), узнать, проводилась ли ранее по фонду экспертиза ценности документов, когда и в каких объемах, по каким категориям дел. Для такого изучения используются учетные документы (в основном дело фонда) и описи дел, при просмотре которых изучаются состав и содержание документов, намеченного к экспертизе фонда. Перед экспертизой больших по объему документов, сложных фондов или комплексов фондов составляется рабочая инструкция, которая раскрывает особенности проведения работ по данному фонду или группе фондов, предлагает методику, а также организацию проведения экспертизы (этапы и очередность работы, трудовые затраты, сроки проведения и т.п.).
В целях повышения качества экспертизы ценности в госархивах могут составляться примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих дальнейшему хранению. Такие перечни целесообразно разрабатывать по сложным и многообъемным фондам, например издательствам, вузам, народным судам, прокуратурам. Подобные перечни значительно упростят работу по оценке документов.
Изучение дел при комплексной экспертизе нужно начинать с фонда вышестоящего учреждения системы. Дела просматриваются полистно (просмотр дел только по описям не допускается). При дальнейшем просмотре дел подведомственных организаций устанавливается следующее: дублеты, поглощенная информация, степень ее поглощенности, разночтения в информации руководящих и подведомственных учреждений и т.п. С учетом особенностей документов, содержащих сходную информацию, определяется фонд (или структурное подразделение), где оставляется на хранение документ. Предпочтение отдается подлиннику документа. На хранение могут быть оставлены и дублетные экземпляры особо ценных документов, которые выявляются, как правило, в ходе экспертизы, а также документы, содержащие важные для решения вопроса и последующего использования визы, резолюции, поправки текста и др.
При проведении экспертизы необходимо соблюдать особую осторожность в оценке документов, созданных до 1945 г. включительно, так как документы за тот период в силу ряда обстоятельств не требуют массового выделения к уничтожению. Определение сроков хранения тех или иных категорий документов проводится в соответствии с действующими типовыми и ведомственными перечнями.
Оформление результатов экспертизы ценности документов проводится при целевой экспертизе только актом, а при попутной — актом и описью. Документы, оформляющие результаты экспертизы, рассматриваются сначала ЭМК госархива, а затем (в соответствии с установленным Главархивом СССР порядком) рассматриваются и утверждаются на ЭПК архивного органа или ЦЭПК Росархива. По утвержденным актам вносятся изменения в учетные документы архива, а выделенные к уничтожению документы передаются по приемосдаточной накладной на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам.
8. Методология экспертизы ценности электронных документов нуждается в развитии
По мере движения нашего общества к современным методам хозяйствования и управления решение проблем формирования и хранения электронных информационных ресурсов начинает приобретать общенациональный характер. Об этом свидетельствует принятие федеральной целевой программы «Электронная Россия» и соответствующих региональных программ (в частности, «Электронная Москва»), Задачи поставлены сложные: беспрецедентное развитие ИТ-отрасли, прорыв в области информационного законодательства, создание инфраструктуры «электронных правительств» и «государственных электронных закупок», переход к полному электронному документообороту между государственными структурами, формирование открытых всему обществу национальных информационных ресурсов и средств доступа к ним, широкомасштабная реализация образовательных программ и т. д.1
За всем этим просматривается желание стать вровень с мировыми лидерами в области экономики и политики. И как уже часто бывало в истории России, в этой гонке за лидером мы формируем, укрепляем, украшаем лишь фронтальные части нашей «преследующей колонны», забывая обеспечить и своевременно подтянуть тылы. Разрабатывая программы информатизации страны, их авторы, похоже, совершенно не задумываются о том, что будет с создаваемыми электронными информационными ресурсами через 15-20 лет, когда полностью обновятся аппаратные и программные платформы компьютеров, иначе архивной службе в них отводилась бы более значительная роль. Кто должен обеспечивать сохранность электронных документов в долгосрочной перспективе - организации или государственные архивы, специалисты по ИТ или архивисты? Мы уже имеем печальный опыт долговременного хранения баз данных и других электронных документов, которые создавались в 1970 - 1980-е годы в вычислительных центрах министерств и ведомств. Практически все они погибли - главным образом потому, что не были вовремя переведены на новые технологические платформы. Некому было оценить, какие ресурсы заслуживают долговременного хранения, а какие нет, поскольку у сотрудников ИТ-подразделений иные задачи, чем у архивистов. Возможно, авторы программ рассчитывают на то, что со временем (через 10 - 15 лет) часть электронных ресурсов будет передана на хранение из организаций в государственные архивы, как это сейчас практикуется с письменными документами. Но при этом упускается из виду принципиальная разница между электронными и бумажными документами - зависимость первых от изменчивости технологической среды. Мировая практика хранения электронных документов показала, что решения о том, какие документы, где и в каких форматах постоянно хранить, когда осуществлять передачуна постоянное хранение, должны приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а при создании документов или, лучше, при техническим проектировании информационной системы, где они будут возникать. Сейчас наступил решающий момент в определении судьбы будущих электронных информационных ресурсов России: от того, какая модель их храпения (распределенная или централизованная) будет принята, зависят состояние и объем электронных документов, которые у нас сохранятся через два десятка лет.