Службова документація охоплює всі сторони життя і діяльності людей, а тому якість службового документа безпосередньо впливає на характер і результати цієї діяльності.
Основа редагування - робота з текстом. Текст повинен будуватися на основі певного послідовного і доказового мислення. При редагуванні текстів застосовують основні логічні закони.
Закон тотожності. В межах цього закону предмет думки одного міркування, одного доказу однієї теорії повинен залишатися незмінним. Закон тотожності вимагає, щоб у процесі міркування одне знання про предмет не підмінялося на інше. Якщо ця вимога порушується, то руйнуються логічні зв’язки.
Закон тотожності має практичне значення. Так, починаючи обговорювати якийсь предмет, необхідно бути впевненим, що обидві сторони вкладають в нього один і той же зміст. Якщо співбесідники не сходяться в розумінні термінів і по-різному трактують їх, обговорення стає беззмістовним. Закон тотожності спрямований і на тих осіб, які досить нечітко і некоректно ведуть мову про якийсь факт чи ситуацію.
У практиці ділового спілкування це часто зустрічається: повідомляється про щось, але ведеться мова про щось інше (побічне). Так, великої помилки припускаються ті, хто, описуючи один важливий факт, переходить на деталі, забуваючи про суть і мету предмета. Наприклад, подекуди на службових нарадах, засіданнях доповідач, повідомляючи про мету свого виступу, відступає від конкретики і починає говорити про сторонні речі. Мета в такому випадку не досягнута і час втрачений марно.
Закон протиріччя. Згідно з цим законом не можуть бути однаково вірними (істинними) обидва висловлювання (повідомлення), одне з яких що-небудь стверджує, а друге - заперечує в той же час. Наприклад, описуючи в звіті фінансово-виробничий стан за попередній календарний рік, автор повідомляє, що „організація досягла найвищих показників у цьому році. Не менш високих показників було досягнуто і в минулому році. ” В цьому випадку перше твердження заперечується наступним. Це - нонсенс, який завдає шкоди не тільки авторитету автора документа, а й самій організації, якщо документ призначений для виходу за її межі. Слід відмітити, що закон протиріччя не дає теоретичної відповіді на питання, яке з суджень вірне. Достовірність вивіряється тільки практикою.
Закон виключення третього. Основний зміст цього закону логіки полягає в наступному: якщо є два судження, які суперечать одне одному, то одне з суджень обов’язково вірне, а друге - невірне. Отже, між ними не може бути середини - третього судження. Наприклад, в тексті документа може бути повідомлено, що „організація виконала план повністю, але недовиконаною залишилася ланка роботи..."
Закон достатньої підстави. Цей закон формулюється так: для того, щоб визнати судження про предмет істинним, повинні бути вказані достатні підстави для цього. Не досить тільки стверджувати що-небудь, необхідно думку (точку зору) обґрунтувати, підтвердити її фактами, інакше висловлювання залишиться голослівним.
При редагуванні службових документів необхідно знати основні вимоги, обов’язкові для пред’явлення доказів.
Доказ (доказовість) - це логічна дія, в процесі якої істинність положення обґрунтовується судженнями безумовно істинними.
Таким чином, судження базується на тезисах та арґументах.
Тезиси - положення, які доводяться.
Аргументи - судження, які повинні довести тезиси.
Наприклад: „Умови, за яких колектив не виконав планових зобов’язань, були важкими (тезис) через недопостачання сировини та тривале відключення електроенергії (аргументи) ".
Вимоги до доказів (аргументів):
тезис і аргумент повинні бути чіткими та ясними у формулюванні;
в ході доказу тезис повинен бути незмінним, тобто доводити слід щось одне, а не перескакувати на інший предмет;
тезис і аргумент не повинні суперечити одне одному;
як аргументи повинні застосовуватися судження, положення, які не викликають сумнівів, тобто їх слід перевіряти практикою;
доказ (аргумент) повинен бути цілком достатнім для підтвердження тезису.
Композиційна будова документа
Сьогодні документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини.
Композиційна стрункість документа визначається не тільки розміщенням матеріалу і послідовністю викладу його змісту. Вона також залежить від характеру і об’єму відомостей, які містяться в документі.
Службовий документ бажано присвячувати одному питанню. Незалежно від того чи текст документа простий, чи складний, він не повинен бути тематично різнорідним, логічно незв’язаним.
Автор документа зобов’язаний лаконічно викласти суть справи, не розтягувати вступну частину переказом всім відомих положень.
При викладі матеріалу не можна нагромаджувати документ другорядними деталями. Треба виділити головне, навести свої аргументи, підкріпити їх важливими фактами і цифрами. Великий потік цифр, прикладів перевантажує зміст тексту документа.
Документ повинен відповідати або, принаймні, не суперечити діючому законодавству і директивним вказівкам керівних органів.
Документ повинен бути об’єктивним, базуватися на фактах, містити конкретні, реальні вказівки або пропозиції.
Документ має бути складений за встановленою формою.
Документ має бути бездоганно відредагований і акуратно оформлений.
Робота над текстом самого автора або іншого службовця розпочинається з вичитки в цілому. При першому прочитанні не рекомендується вносити виправлення одразу. Можна зробити помітки на сторінках або в самому тексті олівцем. Якщо текст складний, то бажано робити помітки на окремих аркушах паперу, які потім скріплювачем підшивати до редагованого документа.
Перед тим, як розпочати виправлення, слід подумати і з’ясувати в цілому всю послідовність роботи. При цьому треба звернути увагу на те, які можуть знадобитися додаткові відомості, що слід підібрати з інформативних даних, які види виправлень можуть бути використані.
Перший етап - уважне ознайомлення з текстом. При цьому перевіряється весь фактичний матеріал і звертається увагу на те, чи його досить або забагато. В процесі роботи на цьому етапі ретельно перевіряються всі джерела, цитати, бібліографічні дані. Свої зауваження, якщо вони виникли під час роботи над текстом, редактор повинен погодити з автором документа.
Другий етап передбачає безпосереднє виправлення документа. При цьому особа, яка займається редагуванням, сама вирішує, який план робіт на цьому етапі буде найкращим. У процесі одночасно вирішується і питання мовного стилю. Для полегшення роботи використовуються вже готові замітки, зроблені під час першого прочитання тексту.
Необхідною умовою професіональної роботи на цьому етапі є використання коректурних знаків.
Третій етап - готовий матеріал друкується, а один з варіантів тексту подається автору.
Серед можливостей, які надаються в Word ’97, слід виділити наступні: досить зручна система довідникової допомоги, запровадження і пов’язування графічних об’єктів, редагування малюнків засобами самого Word ’97, форматування абзаців і символів, автоматизоване форматування документів на основі стилів, зручність побудови і редагування таблиць, гнучкі засоби структурної перебудови документа, засоби контролю орфографії і граматичної правильності тексту, наявність конвертерів для зв’язку з іншими прикладними програмами.
Використовуючи засоби таких прикладних програм Windows, як Paint, Microsoft Equation, Microsoft WordArt, Microsoft Graph, у програмі Word ’97 можна створювати малюнки, формули, текстові ефекти, а також діаграми різноманітних типів на основі табличних даних.
Порівняно з попередниками, Word ’97 має наступні особливості:
покращання діалогу пошуку, відкриття і управління файлами згідно з форматом інтерфейсу Windows;
подальше вдосконалення системи довідникової системи на основі технології IntelliSense;
можливість автоматичної перевірки орфографії з виділенням помилок;
можливість використання ресурсів роботи як в локальній мережі, так і в мережі WWW;
підвищення зручності автоматичного форматування документа при введенні тексту: виділення заголовків, створення нумерованих і маркірованих списків, а також обмежувальних ліній.
Редагування - це зміна змісту документа шляхом перестановки, заміни, вставки і знищення фрагментів документа. Елемент документа, до якого застосовуються ці дії, попередньо має бути виділеним. Операції вирізання, копіювання і вставки тексту можуть бути виконані за допомогою команд меню або за допомогою існуючих кнопок панелі інструментів „Стандартная” (Standart). В Word ’97 існує зручний спосіб переміщення фрагментів тексту за допомогою мишки - "drag-and-drop" (перемістити і покласти).
Форматування документа - це зміна його зовнішнього вигляду. Параметри форматування можна встановлювати до і після набору тексту. В Word ’97 розрізняють форматування символів і форматування абзаців. Поняття символ містить в собі не тільки окремий символ, але і слово, фразу, а також фрагмент тексту, який не є абзацом.
Після набору і редагування тексту документа виконується орфографічний, граматичний і синтаксичний контроль правильності тексту. Якщо файл документа планується використовувати в іншому текстовому процесорі, то при його збереженні на диску, треба подумати про його конвертування в формат, який підходить для забезпечення можливості подальшої обробки даного документа. Перед друкуванням документа може виконуватись налагоджування пристроїв друку.