Мероприятия по связям с общественностью
Для достижения поставленных целей и задач пресс-служба в конце июля организовывает пресс-центр, в котором проходят аккредитацию представители СМИ. Во время аккредитации журналисты получают одновременно и допуск на специальные события, проводимые пресс-службой некоммерческого партнерства «Марафон» для омских СМИ. Первым таким событием становится "Пресс-конференция организаторов марафона", которая проводится за 5 дней до соревнования. В ее рамках вниманию представителей средств массовой информации предлагается концепция, программа мероприятий и ключевые особенности предстоящего марафона. Вторая пресс-конференция ("Пресс-конференция ведущих легкоатлетов России и почетных гостей марафона") проводится накануне соревнования (5-6 августа) и носит анонсирующий характер. На эту пресс-конференцию приглашаются представители органов государственной власти (регионального и муниципального уровней), непосредственные организаторы и спонсоры. Также в пресс-конференции принимают участие ведущие легкоатлеты РФ и зарубежных стран, претендующие на победу и призовые места в марафоне. Третья пресс-конференция проводится непосредственно в день проведения Сибирского международного марафона. Основная тема мероприятия – подведение предварительных итогов марафона, интервью с абсолютными победителями среди мужчин и среди женщин.
Организация пресс-конференций – одна из основных задач любой пресс-службы. Пресс-конференция – это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом событии[1]. Работа пресс-службы Сибирского международного марафона по организации пресс-конференций сводится к определенной последовательности действий согласно утвержденному плану.
Работа со СМИ
Подготовка к аккредитации
Заблаговременное информирование СМИ об аккредитации и правилах ее проведения (обзвон по базе данных).
Сбор заявок СМИ на аккредитацию.
Подготовка удостоверений (бейджей).
Подготовка пропусков для автотранспорта
Подготовка к пресс-конференции
Согласование сценарного плана с ведущим.
Подготовка пресс-папки.
Подготовка пресс-релиза.
Рассылка приглашений по базе данных СМИ при помощи электронной почты или факса за 4-5 дней до проведения пресс-конференции. В приглашении указываются тема пресс-конференции; дата, время и место проведения; участники (в порядке значимости). В завершение – информация о фуршете для журналистов, если он будет проводиться.
Выкладка информации о проведении пресс-конференции на сайт СММ (раздел «Пресс-центр»).
Контрольный обзвон СМИ за день до проведения пресс-конференции.
Комплектование пресс-пакетов.
Пресс-конференция и аккредитация
Встреча и сопровождение журналистов до конференц-зала.
Регистрация СМИ (наименование СМИ, сбор информации о творческих планах в освещении СММ, предполагаемый формат материала, хронометраж/объем, дата и время выхода в эфир и т.п.).
Выдача пресс-пакетов (пресс-папка, пресс-релиз организаторов, удостоверение (бейдж), пропуск на автотранспорт (для центральных каналов и информационных партнеров СММ), пресс-релизы спонсоров, промо-материалы спонсоров, подарки от участников пресс-конференции и т.д.).
Работа с участниками
Информирование о пресс-конференции, предоставление сценарного плана.
Работа с участниками (рекомендации по выступлению со стороны организаторов, учет пожеланий участников).
Работа со спонсорами (комплектование пресс-пакетов: пресс-релизы, промо-материалы, подарки для журналистов, пакеты и т.д.; участие в организации фуршета).
Организация
Подготовка к пресс-конференции
Техническое обеспечение пресс-конференции (микрофоны, диктофоны, видеопроектор, компьютер, экран и т.д.). Своевременный поиск и подготовка.
Подготовка табличек участников (контроль правильности наименования компании, должности и Ф.И.О. участников).
Подготовка банера (задник).
Подготовка к фуршету
Определение места проведения.
Аренда.
Согласование меню.
Оформление конференц-зала
Развешивание по зданию табличек с указанием места проведения пресс-конференции.
Развешивание банеров спонсоров.
Установка и настройка аппаратуры.
Оформление стола президиума (таблички участников, блокноты и ручки, мин. вода и стаканы).
Подготовка стола аккредитации.
Помимо пресс-конференций пресс-служба некоммерческого партнерства «Марафон» устраивает дополнительные внеплановые акции по связям с общественностью по продвижению мероприятия: например, публичная встреча организаторов Сибирского международного марафона с потенциальными участниками, проводившаяся в период подготовки XV Сибирского международного марафона. В рамках этой встречи были проведены благотворительные акции, направленные на привлечение детей, воспитанников детских домов города Омска и Омской области, Омского кадетского корпуса, к занятиям оздоровительным бегом. По итогам публичных встреч каждому воспитаннику были вручены бесплатные пакеты участника, включающие в себя памятную футболку и набор сувенирной атрибутики.
Разновидностью плановых мероприятий по связям с общественностью, проводимых пресс-службой в рамках информационно-рекламной кампании СММ, являются выставки. Так, в июле 2004 года, во время подготовки XV Сибирского международного марафона, была организована выставка художественных произведений участницы марафона с ограниченными физическими возможностями Александры Ивановой. Ежегодно в дни регистрации участников в павильоне выставочного сквера "Флора" проводится выставка-ярмарка "Спорт. Здоровье. Отдых". Задача пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон» на данном этапе сводится к адекватному освещению этих событий, использованию их в качестве информационного повода для достижения определенной коммуникационной стратегии.
Основные коммуникационные цели и задачи, стоящие перед пресс-службой некоммерческого партнерства «Марафон»:
Пропаганда Сибирского международного марафона, вовлечение в него самой широкой аудитории. Привлечение внимания к крупнейшему спортивно-культурному событию года, его организаторам и спонсорам. Стимулирование участия в СММ спортсменов, любителей бега, руководителей органов власти, политиков, бизнесменов, жителей и гостей города, всех слоев населения.
"Продвижение" СММ всеми средствами информационно-рекламного обеспечения как на местном, региональном, российском, так и на международном уровне.
Реализация при помощи коммуникативных приемов в информационном пространстве слогана Сибирского международного марафона: "Праздник Движения – наш праздник!".
Отражение отличительных особенностей СММ как "визитной карточки" Омска и Омской области, средства распространения позитивной информации, элемента престижа региона.
Укрепление имиджа СММ как события, проводимого на уровне международных стандартов, не имеющего аналогов в регионе и стране.
При решении выше обозначенных коммуникационных задач могут возникнуть сложности из-за множественности целевых аудиторий и расхождения их интересов. В результате ситуационного анализа Сибирского международного марафона были определены сфера интересов и коммуникационные задачи для каждой целевой группы из представленных аудиторий (таблица).
Таблица
| Целевая аудитория | Коммуникационные задачи |
| 1. Властные структуры | Показать, что региональное правительство реализует социально значимые проекты.Привлечь на мероприятия марафона свыше 400 "особо значимых" гостей. |
| 2. Участники | |
| 2.1. Профессиональные спортсмены | Информировать о программе марафона 200 спортсменов.Создать стимулирующую ситуацию для более активного интереса к спортивному мероприятию и участию в нем спортсменов международного уровня. |
| 2.2. Индивидуальные любители бега | Информировать о программе марафона 20000 любителей бега в России.Привлечь к участию в спортивной программе марафона 7000 человек.Установить уровень лояльности к событию в размере 75% от общей численности аудитории. |
| 2.3. Корпоративные участники | Сформировать желание личного и корпоративного участия в спортивных мероприятиях представителей 300 организаций, численностью 6500 человек. |
| 3. Зрители и болельщики | Сформировать интерес к мероприятиям марафона у 100 000 жителей города Омска и Омской области.Предоставить возможность 40% жителям Омской области в возрасте от 4 лет (1 млн. человек).Присоединиться к участию тем или иным образом в мероприятиях. |
| 4. Спонсоры | Информировать о программе марафона 200 коммерческих организаций, потенциальных спонсоров.Создать привлекательность для участия в юбилейном событии с привлечением спонсорских средств в размере 4 000 000 рублей. |
Автору удалось выявить методику взаимодействия пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон» со СМИ и показать ее на практике в виде схемы. Таким образом, основными принципами продуктивной организации работы пресс-службы некоммерческого объединения со СМИ являются:
двусторонность информационного потока, равноправие и взаимное уважение в коммуникационном процессе;
соответствие информационных материалов пресс-службы запросам и параметрам средств массовой информации;
объективность и регулярность в подаче материалов в СМИ;
оперативное и полное информирование общественности о деятельности организации;