Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum (стр. 9 из 11)
СЭДО предназначена для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией. Система электронного документооборота должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его.
СЭДО имеет две стадии в своем развитии от воплощения идеи использования технологии "docflow", связанной с планированием и управлением документопотоками, до технологии "workflow", предназначенной для управления деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы .
Системы, основанные на применении технологии "workflow", получили название Систем Автоматизации Деловых Процессов (САДП) и предназначены для моделирования деловых процессов и процедур, выполняемых на предприятии, контроля их исполнения, оценки и анализа эффективности их выполнения, реструктуризации системы управления фирмы. Системы класса "docflow" ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляется согласно прописанному для него маршруту. Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки.
Требования к программному обеспечению
Требования к ресурсам:
1. Операционная система
2. СУБД
· Необходимость приобретения сторонней СУБД
3. Зависимость от сторонних продуктов
· наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы
4. Аппаратная часть
· производительность компьютеров
Стоимость продукта
1. Стоимость дополнительного программного обеспечения
· СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение
2. Закупка нового оборудования
3. Затраты на обучение персонала
4. Затраты на подготовку готового решения
Удобство сопровождения
1. Документация
· соответствие документации текущей версии продукта
· наличие электронных обучающих материалов
· освещенность вопросов расширения системы
2. Возможности расширения системы
3. Техническая поддержка системы
Удобство использования
1. Простота выполнения базовых операций пользователя
· доступность управляющих элементов
· количество элементарных операций для выполнения действий
Требования к техническому обеспечению
Идентификация пользователей
1. Аутентификация
· защищенность протокола связи
· интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей
2. Авторизация
· возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей
· организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей
3. Разграничение прав доступа к документам
· возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей
· делегирование прав доступа к документу от одного лица другому
Хранилище документов
1. Производительность хранилища данных
· зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей
2. Поиск документов
· поиск по полям документа
· контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам
3. Архивация документов
· вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)
4. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных
5. Репликация данных
· только для чтения
· с возможностью сохранения изменений
Работа с документами
1. Работа с типами документов
· создание новых типов
· наличие конструктора форм
· справочные (подстановочные) поля
· история документа
· отслеживание версий документов
2. Конвертация документов
· сканирование
· импорт из других форматов файлов
3. Электронная подпись
Работа с бизнес-логикой
1. Маршруты движения документов
2. Задания (задачи) для пользователей
3. Работа с пользовательскими сценариями
8. Обзор пакета “Documentum”
Несколько лет назад компании производители СУБД позволили предприятиям значительно улучшить управление данными, представленными в электронном виде, или, как мы сейчас говорим, содержанием, за счет представления их в виде строк и колонок электронных таблиц. Те компании, которые начали использовать в повседневной работе электронные базы данных, смогли в результате существенно повысить свою эффективность. Именно электронным таблицам мы обязаны появлением бухгалтерских, учетных, банковских систем, систем для страхования, заказа билетов и бронирования гостиниц и тому подобным широко и повсеместно распространенным сегодня приложениям.Однако, содержание далеко не всегда представлено в удобном структурированном формате. Чтобы убедиться в этом, достаточно взглянуть на экран компьютера типичного служащего вашей компании — вы увидите там потрясающее разнообразие видов неструктурированного содержания: документы, подготовленные в MS Word, брошюры в формате PDF, картинки в JPG, аудиозаписи, видеоклипы, вебстраницы в формате XML и HTML и так далее и тому подобное в зависимости от того, чем именно занимается ваше предприятие и конкретный сотрудник.
Увы, это не электронные таблицы, с которыми мы все научились так легко обращаться, однако, оказывается, что и это море файлов различных форматов содержит жизненно необходимую для успеха вашего бизнеса информацию, причем содержит в гораздо большей степени, чем те данные, которые можно привести к структурированному виду. Многочисленными исследованиями установлено, что более 80% содержания, необходимого для функционирования предприятия, является именно неструктурированным, но всего лишь 10% предприятий используют те или иные системы для управления этим содержанием.
Documentum 5 — корпоративная платформа, предоставляющая единообразные средства для работы с содержанием любого типа — документами, веб-страницами, графическими изображениями, чертежами, видеофайлами и т.п.
Управление содержанием в масштабе предприятия (Enterprise Content Management) позволяет обеспечить всех сотрудников возможностью создания, управления, персонализированного представления и распространения содержания непосредственно в ходе выполнения ими своих обычных служебных обязанностей.
Семейство продуктов Documentum, созданное на основе многолетнего опыта управления электронным содержанием, обеспечивает открытую, масштабируемую и надежную платформу для построения и развертывания решений по автоматизации различных прикладных задач, связанных с управлением содержанием в деятельности предприятия, поддержке корпоративных информационных порталов и порталов групповой работы, управления качеством продукции на всех этапах производственного процесса, а также динамического управления содержанием глобально распределенных веб-сайтов.Documentum является единственной полнофункциональной ECM платформой, которая позволяет управлять информационными активами предприятия таким образом, что превращает их в конкурентные преимущества.
Мы много говорим о преимуществах этой системы, так давайте пройдемся по некоторым из них.
Масштабируемость, проверенная мировым опытом использования в крупнейших мировых корпорациях и обеспечивающая возможность одновременного доступа неограниченного числа пользователей и поддержку многочисленных распределенных хранилищ неограниченного объема.
Управление информационным содержанием документов в традиционных и современных форматах сегодня выходит за границы корпоративной сети, давая возможность обмена данными между удаленными подразделениями предприятия, предприятиями-партнерами и конечными клиентами.
Распределенность корпоративного хранилища электронных документов достигается в Documentum за счет архитектуры системы, которая может быть основана как на едином сервере, обрабатывающем все документы территориально распределенных подразделений и подведомственных предприятий, так и на нескольких серверах, расположенных в каждом территориально-распределенном подразделении предприятия, объединенных в единую информационную сеть, с централизованным интернет-доступом к хранилищам данных предприятия, которое автоматически синхронизируется по содержанию атрибутивной информации об электронных и бумажных документах между подразделениями, филиалами, цехами, давая возможность получать доступ к необходимой информации в масштабе реального времени.
Сервер Documentum одинаково просто поддерживает управление документами в любых распределенных сетевых структурах, предоставляя прозрачный доступ к информации на любом из нескольких серверов в локальной или глобальной "сети - пользователь даже может не знать, где документ находится. Широкий набор функций и настроек по репликации баз документов позволяет осуществлять интеллектуальное, выборочное копирование путем простых операций - рассылка всем, сбор со всех и т.д. Documentum хранит атрибуты документа, его структурированную часть - в СУБД, а его содержание, неструктурированную часть, в файлах, которые размещаются в файловой системе сервера документов.