Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:
- наличие подписи;
- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);
- наличие заголовка;
- правильность адресования;
- если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;
- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен не правильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
При отправке документа по почте он конвертируется. Документы отправляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями правил оказания услуг почтовой связи.
Однако в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.
Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.
Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применение специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.
3. Практические задания:
1. Составить служебное письмо конкретной организации с угловым и продольным расположением реквизитов.
а) Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов:
ООО «Климат-Сервис»
Россия,
600000, г. Владимир,
ул. Ильича 5
Тел./факс: (0922) 32-34-32
________№________
На №_____ от _____
[ ]
б) Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов:
ООО «Климат-Сервис»
Россия,
600000, г. Владимир,
ул. Ильича 5
Тел./факс: (0922) 32-34-32
________№________
Владимир
[ ]
2. Оформить личное заявление о приеме на работу и приказ по нему.
Директору ООО «Климат-Сервис»
Пронькову М.А.
От Сидорова Александра Ивановича
Проживающего, г. Владимир,
Ул. Северная д.45, кв. 5
Прошу принять меня на работу на должность инженера с 21.01.2001г.
20.01.2001г. Сидоров А.И.
ООО «Климат-Сервис»
ПРИКАЗ
12.01.2001г. № 7 л/с
Владимир
По личному составу
1. Принять:
1.1. Сидорова Александра Ивановича на должность инженера с 21.01.2001г. с окладом 10.000 руб. в месяц, согласно личного заявления.
Основание: личное заявление от 20.01.2001г.
С приказом ознакомлен: Сидоров А.И.
Директор ООО «Климат-Сервис» Проньков М.А.
Виды согласования
Заинтересованных
Должностных лиц
В дело 12-23
3. Оформить справку, протокол.
ООО «Климат-Сервис»
Россия,
600000, г. Владимир,
ул. Ильича 5
Тел./факс: (0922) 32-34-32
СПРАВКА
№ 31
13.01.2001г.
Орлов Игорь Николаевич работает инженером по эксплуатации технического отдела ООО «Климат – Сервис» с окладом 3500 рублей.
Директор подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия
М.П.
ООО «Климат-Сервис»
ПРОТОКОЛ
№ 31
13.01.2001г.
заседания Совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: И.В. Розова
Присутствовали: А.В. Громов, И.С. Караев, М.И. Шувалов, М.А. Яров.
Повестка дня:
1. Об организации филиала предприятия в г. Дубне. Докладчик А.В. Громов.
2. …
1. СЛУШАЛИ:
Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления.
ВЫСТУПИЛИ:
Караев И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.
Громов А.В. - изложение содержания выступления или вопроса.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1 Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия до 30.01.2001г. (отв. М.И. Шувалов)
1.2 Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений А.В. Громова 30.01.2001г. (отв. И.С. Караев)
2. СЛУШАЛИ:
(пункт 2 оформляется так же, как и пункт 1)
Председатель подпись А.Р. Серов
Секретарь подпись И.В. Розова
4. Оформить решение (распоряжение, указание) по конкретным вопросам.
ООО «Климат-Сервис»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
№ 31
13.01.2001г.
О перераспределении
служебных помещений
В связи с производственной необходимостью:
1. Отделу маркетинга переместить сотрудников из комнаты № 17 в комнату № 21.
Ответственный – нач. отдела Смирнов А.И.
Срок исполнения - 15.01.2001г.
2. Отделу рекламы освободить комнату № 21, разместив сотрудников на имеющихся площадях.
Ответственный – нач. отдела Антонов В.И.
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В.
Директор подпись И.О. Фамилия.
5. Оформить протокол проведения собрания, сделать выписку из него.
ООО «Климат-Сервис»
ПРОТОКОЛ
№ 31
13.01.2001г.
заседания Совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: И.В. Розова
Присутствовали: А.В. Громов, И.С. Караев, М.И. Шувалов, М.А. Яров.
Повестка дня:
3. Об организации филиала предприятия в г. Дубне. Докладчик А.В. Громов.
4. …
3. СЛУШАЛИ:
Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления.
ВЫСТУПИЛИ:
Караев И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.
Громов А.В. - изложение содержания выступления или вопроса.
ПОСТАНОВИЛИ:
3.1 Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия до 30.01.2001г. (отв. М.И. Шувалов)
3.2 Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений А.В. Громова 30.01.2001г. (отв. И.С. Караев)
4. СЛУШАЛИ:
(пункт 2 оформляется так же, как и пункт 1)
Председатель подпись А.Р. Серов
Секретарь подпись И.В. Розова
6. Составить акт о выделении дел к уничтожению.
| УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка Подписи Дата |