Реквизит № 20 «Постановление документа на контроль»
Написание – отмечается словом «КОНТРОЛЬ» или буквой «К», ее можно писать от руки (красным, синим или зеленым цветом), или делать при помощи резинового штемпеля.
Расположение проставляется в левом верхнем поле на седьмой строке на самом крае бланка.
Реквизит № 22 «Отметка о приложении»
Написание – приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. При наличии приложений, дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед подписью. Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.
Расположение – в нижнем правом поле документа над двадцать третьим реквизитом.
Реквизит № 27 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении)
Написание – реквизит содержит данные о копиях (их количестве), место их нахождения, адресаты тех, кому они были направлены. Количество копий определяется нормативными актами (особенно для документов с ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью.
Расположение – ставится в правом нижнем поле документа правее двадцать второго реквизита.
Реквизит № 28 «Отметка об исполнителе данного документа»
Написание – содержит фамилию непосредственного исполнителя и номер его рабочего телефона.
Расположение – проставляется на обратной стороне документа в нижней части (на последней строке слева).
Реквизит № 29 «Отметка о выполнении документа и отправлении его в дело»
Написание – состоит из короткой справки про выполнение (если нет документа о выполнении), слов «В дело» и номера дела, и номера дела, к которому документ будет подшит, даты направления его в дело и подписи исполнителя. Этот реквизит свидетельствует про то, что работа над документом завершена.
Расположение – ставится в нижнем левом поле в левом углу на последней строке.
Реквизит № 30 «Отметка о перенесении информации на ЭВМ»
Написание – включает информацию, перенесенную на ЭВМ, дату перенесения, номер массива, подпись особы, ответственной за перенесение данных.
Расположение – проставляется в нижней части документа, на последней строке, (посередине).
Реквизит № 31 «Пометка о получение документа» (входящий номер)
Написание – эта отметка содержит такие элементы: сокращенное название учреждения, дата получения документа, индекс документа. Отметка делается от руки или с помощью резинового штемпеля организации.
Расположение – проставляется в нижнем правом поле документа, на последней строке, в правом углу.
3. Заключение.
В заключении хотелось бы сказать что документ представляет собой систему.
Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Список использованной литературы.
1. Современное делопроизводство Кирсанова М.В
М: Инфра – М 2000.
2.Документоведение . Кушнаренко Н.Н, Киев.:Знание 2000
3.Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А…
Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу «документоведение». Краснодар: 95г.
4. Делопроизводство. Кузнецова Т.В М:2003г.