2. Расположить листы Поступления и Товары на одном экране для удобства регистрации поступлений.
Для столбца Наименование.
1. Ячейки столбца должны заполняться автоматически по значению артикула из документа Товары.
Следовательно, документы Поступления и Товары являются связанными документами.
Через меню Сервис - Мастер выбрать режим Поиск и составить формулу для поиска значения артикула на листе Товары. Формулу построить с помощью режима Мастер, а затем вручную внести изменения. Формула примерно имет следующий вид:
=ЕСЛИ(В5="-; -";ИНДЕКСт (Товары!$А$4:$В$12; ПОИСКПОЗ(В5;Товары!$А$4:$А$12;); ПОИСКПОЗ(Наименование"; Товары!$А$4:$В$4;)))
Скопировать формулу в остальные ячейки можно с помощь знака + в нижнем углу ячейки.
Для столбца Количество упаковок.
Обратить внимание, что должно вводиться только числовое значение, а на экране оно будет отображаться с единицами измерения. При составлении формата учесть особенность: отступ от правой границы ячейки.
Документ Отгрузка
Оформление столбцов Дата, Артикул, Наименование аналогично оформлению соответствующих столбцов на листе Поступления.
Скопируйте значения ячеек с листа Поступления на Лист Отгрузка. Выборочно поменяйте значения в столбцах Дата и Артикул (значения в столбце Наименование вычисляются автоматически).
Для столбца Кому.
1. Использовать режим Проверка для создания списка значений.
Список значений для столбца Кому создать на листе Отгрузка.
Для столбца Количество упаковок.
1. Составить формат, который будет отражать вводимые числовые данные в рублевом формате с отступом текста от числовой величины.
Для столбца Сумма.
1. Составить формулу для автоматического вычисления значений:
Сумма = Стоимость упаковки * Кол-во упаковок.
2. Назначить ячейкам этого столбца денежный формат с разделителями разрядов.
Заполнить подготовленные таблицы данными.
В результате выполненных действий подготовлены документы Поступления и Товары.
1. Назначить пользовательский формат: единицы измерения - "шт.", сделать отступ от правого края столбца.
Остальные данные в столбце Количество упаковок пока не вводить, так как эти значения должны согласовываться с наличием такого вида товара на складе.
Для столбца Стоимость.
При заполнении столбца предусмотреть следующие особенности:
- один и тот же товар может поступать на склад по разной цене;
- на складе назначают минимальную отпускную цену на каждый вид товара.
Учитывая вышесказанное, необходимо сделать дополнение на лист Товары - добавить новый столбец Минимальная отпускная цена. Для этого следует:
- установить курсор в ячейку на листе Товары и набрать наименование столбца;
- назначить рублевый формат новому столбцу с отступами от значений и правой границы колонки;
- указать а ячейке, на какую дату установлены отпускные цены.
Вернемся на лист Отгрузка и составим формулу для заполнения столбца Стоимость упаковки.
Для столбца Процент.
В столбце Процент вычисляется сумма, которая будет взиматься при отгрузке товара со склада за хранение товара и предоставляемые услуги. Эта сумма вычисляется в зависимости от заданной величины. Например. 15% от стоимости товара.
Поскольку величина взимаемого процента является константой, то целесообразно отвести для нее отдельную ячейку.
Для столбца Сумма.
Значения в столбце Сумма вычисляются по формуле:
Сумма = (Стоимость упаковки + Процент) * Кол-во упаковок.
Ехсеl позволяет придать таблице определенную структуру, имеющую до восьми уровней иерархии. Структуризация таблиц методом автоматического подведения итогов облегчает передвижение по строкам данных и используется для группировки данных по определенным параметрам в целях проведения анализа, построения диаграмм или создания отчетов.
Подготовка документа к автоматическому подведению итогов, перейдите на лист Поступления.
Требуется создать промежуточные итоги по каждому виду товара, определяя по ним общее количество упаковок и сумму.
Следовательно, итоги будут подводиться по значениям столбца Наименование.
Подготовка документа включает:
- определение параметров (столбцов), по которым будет проводиться подведение итогов;
- сортировку строк по тем параметрам, для которых будут подводиться итоги (отсортировать строки документа по столбцу Наименование).
Создание итогов. Для выполнения данной операции требуется:
- активизировать любую ячейку документа
- через меню Данные - Итоги определить параметры:
1)наименование столбца, при изменении значения, в котором требуется подводить итоги (Наименование);
2) указать столбцы, по которым требуется подведение итогов (Количество упаковок и Сумма).
В результате в документе автоматически формируются структура и промежуточные итоги:
После расчета промежуточных итогов при наличии структуры можно получить документ только с итоговыми записями групп. При нажатии на кнопку структуры со знаком "минус" происходит сворачивание записей данной группы, при нажатии на кнопку "плюс" выполняется раскрытие записей. Таким образом, можно формировать документы с различным уровнем вложенности структуры.
Сверните записи до итогов и постройте диаграмму по новому документу:
Использование нескольких итоговых функций одновременно
Итоги по столбцам Количество упаковок и Сумма формировались на основе использования функции суммирования.
Требуется добавить еще один промежуточный итог, который вычисляется как средняя величина стоимости упаковок. Для этого надо:
- выделить интервал ячеек, данные которого потребуются для вычисления промежуточных итогов {или активизировать любую ячейку, относящуюся к табличной части документа);
- через меню Данные - Итоги указать параметры для вычисления промежуточных итогов: вид операции - Среднее по столбцу Стоимость упаковки и снять опцию Заменить текущие итоги.
В результате в документе автоматически формируются структура и промежуточные итоги:
После расчета промежуточных итогов при наличии структуры можно получить документ только с итоговыми записями групп. При нажатии на кнопку структуры со знаком "минус" происходит сворачивание записей данной группы, при нажатии на кнопку "плюс" выполняется раскрытие записей. Таким образом, можно формировать документы с различным уровнем вложенности структуры.
Сверните записи до итогов и постройте диаграмму по новому документу:
Использование нескольких итоговых функций одновременно
Итоги по столбцам Количество упаковок и Сумма формировались на основе использования функции суммирования.
Требуется добавить еще один промежуточный итог, который вычисляется как средняя величина стоимости упаковок. Для этого надо:
- выделить интервал ячеек, данные которого потребуются для вычисления промежуточных итогов (или активизировать любую ячейку, относящуюся к табличной части документа);
- через меню Данные - Итоги указать параметры для вычисления промежуточных итогов: вид операции - Среднее по столбцу Стоимость упаковки и снять опцию Заменить текущие итоги.
В результате добавился новый вид промежуточных итогов:
Для продолжения работы с этим документом отмените структурирование данных.
Отмена структуры данных
Для выполнения данной операции требуется:
- активизировать любую ячейку, относящуюся к структурированной области документа;
- в меню Данные - Итоги нажать на кнопку "Убрать все.
Рассмотрим на этом документе ряд возможностей, которые предоставляет Ехсеlпо анализу и организации данных.
Скройте временно столбец Стоимость упаковки (столбец О).
Создайте дополнительно два столбца - День недели и Объем поставки - в документе "Поступления на склад":
Для ячеек столбца День недели составьте формулу, с помощью которой можно вычислять день недели (понедельник, вторник....) из даты поступления товара на склад (столбец Дата).
Активизируйте первую рабочую ячейку столбца День недели (А5).
Используя встроенные функции, составьте формулу:
= ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 1; "понедельник";
ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 2; "вторник";
ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 3; "среда";
ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 4; "четверг";
ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 5; "пятница";
ЕСЛИСОЕНЬНЕД(А5) -6; "суббота"; "воскресенье")))))).
Функция ДЕНЬ НЕД вычисляет порядковый номер дня недели из даты, которая является аргументом функции.
Скопируйте формулу в остальные ячейки столбца День недели.
Отсортируйте записи документа по Дате.
Теперь требуется отсортировать записи документа по столбцу День недели. В чем заключается особенность?
Если воспользоваться стандартной сортировкой по убыванию или возрастанию, то записи будут отсортированы в следующем порядке: воскресенье, вторник, понедельник, пятница, среда, суббота, четверг. Но задача заключается в сортировке записей в порядке чередования дней в неделе: понедельник, вторник, среда, четверг, пятница, суббота, воскресенье.
Нестандартный порядок сортировки называется пользовательским.
Пользовательский порядок сортировки
Для выполнения данной операции требуется:
- активизировать любую ячейку табличной части документа, записи которой необходимо отсортировать;
в меню Данные - Сортировка указать: сортировать по полю День недели и нажать кнопку Параметры;
- в меню Параметры сортировки в окне Сортировка по первому ключу выбрать вид списка, на основе которого будет выполнятся сортировка.
Как создаются пользовательские списки?
Создание пользовательских списков
Для выполнения данной операции требуется:
- в меню Сервис Параметры перейти на закладку Списки;