Система адаптации персонала в ООО Юран Трейд (стр. 4 из 14)

Важнейшие направления деятельности подразделения по управлению адаптацией персонала в организации приводятся на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3 — Направления деятельности подразделения по управления адаптацией персонала [16]

К организационным решениям по технологии процесса управления адаптацией могут быть отнесены следующие:

- организация семинаров, курсов и т.п. по различным вопросам адаптации;

- проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;

- интенсивные краткосрочные курсы для руководителей, впервые вступающих в эту должность;

- проведение организационно – подготовительной работы при введении новшеств;

- специальные курсы подготовки наставников;

- использование метода постепенного усложнения заданий, выполняемых новым работником. Одновременно необходим контроль с конструктивным анализом ошибок, допущенных при выполнении заданий. Целесообразно при этом продумать систему дополнительного поощрения сотрудника за успешное решение поставленных задач;

- выполнение разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом;

- выполнение разовых поручений по организации работы органа управления (производственного совещания, совета директоров и т.п.);

- подготовка замены кадров при их ротации;

- проведение в коллективе подразделения специальных ролевых игр по сплочению сотрудников и развитии групповой динамики [22].

Процесс адаптации включает в себя следующие пять этапов: введение в должность, разработка плана становления нового работника, контроль процесса адаптации, проведение корректирующих мероприятий, оценка работника.

Первым этапом адаптации является введение в должность новых сотрудников. Цель первого этапа – ознакомление с организацией, ее особенностями, внутренним трудовым распорядком.

Как правило, введение в должность происходит с помощью специального курса ориентации, который включает: церемонию представления коллективу, ознакомление с рабочим местом; беседу с руководителем; ознакомление с социальными льготами и стимулами; инструктаж по пожарной безопасности и технике безопасности.

Второй этап адаптационной программы – разработка плана становления нового работника.

Адаптация работников является логическим продолжением процедуры отбора персонала, в процессе которой определялись соответствие персонограммы каждого работника с профессиограммой должности.

Поэтому для каждого вновь принятого на работу целесообразно составлять индивидуальный план адаптации, который в зависимости от должности, личностных свойств работника включает проведение различных мероприятий.

Адаптация как процесс характеризуется определенной продолжительностью, и следовательно, имеет свое начало и окончание. Если в отношении начала адаптации вопросов не возникает (это начало деятельности работника в новых условиях), то определить ее окончание весьма трудно. Дело в том, что адаптация - это процесс, протекающий постоянно в меру изменения факторов внешней среды трудовой деятельности работника, да и изменения самого человека. Поэтому адаптация имеет отношение и к человеку, который не менял рабочего места [23].

1.3 Опыт внедрения программ адаптации в российских и зарубежных компаниях

Активный рост компаний сопровождается увеличением численности сотрудников. Но даже опытнейший профессионал может оказаться бесполезным приобретением, если не разделит ценности и корпоративный дух нового работодателя. Как сделать из «призывника-новобранца» преданного защитника интересов компании?

По данным исследования, проведенного британским сайтом www.reed.co.uk, более четверти сотрудников отказываются от новой работы в течение первой недели из-за отсутствия адаптационного курса. «Частой ошибкой многих компаний является погружение новых сотрудников в лавину информации. В этом случае единственное, о чем думает человек уже в первый рабочий день – «Когда все это закончится?» Данные исследований свидетельствуют, что «массированная информационная атака» имеет очень низкую эффективность. На первом этапе крайне важна эмоциональная адаптация и лишь затем – информационная.

Именно поэтому сотрудника, приходящего в агентство Kelin, знакомят со всем офисом – рассказывают, кто чем занимается и чем он может быть полезен новичку. Любому человеку приятно осознать, что его уже рассматривают как неотъемлемую часть нового коллектива. Личный контакт очень важен».

В первый день работы многие люди чувствуют себя неуверенно, поэтому следует создать ощущение того, что человека ждали в компании. Для этого надо подготовить рабочее место сотрудника: убрать со стола лишние вещи, создать почтовый адрес, поставить лотки для бумаг, набор с ручками и т. д. Стол, на котором лежит множество вещей, оставшихся от кого-то другого, отсутствие электронной почты и т. п. могут произвести очень негативное впечатление» [11].

Новые сотрудники в первый день сталкиваются с множеством вопросов, и большинство из них связаны с простыми бытовыми вещами. Где можно пообедать, где стоят чашки, какую цифру нужно набирать при звонках в город, где взять бумагу для принтера и т. д. В Begin Group существует специальный документ, подробно описывающий все эти аспекты: от «географии» офиса до порядка оформления документов о приеме на работу. Эти материалы размещены на внутреннем корпоративном сайте, наличие которого также очень облегчает процесс адаптации. Новичок должен понимать, что о нем заботятся, ему необходимо чувствовать себя комфортно, осознавать, что он нужен организации и сможет реализовать себя в ней.

Один из посетителей форума на сайте британского Института по развитию персонала CIPD – сотрудник крупной компании – рассказывает о принятой в их организации процедуре знакомства с офисным зданием, которое отличается сложной структурой коридоров и помещений. «Новые сотрудники получают «карты местности» с указанным маршрутом, по которому им нужно проследовать. Контрольные пункты – это «стратегически важные» объекты офиса, включая столовую, копировальный центр и аварийный выход. По ходу движения они могут обратиться к сотрудникам за дополнительной информацией. После этого новые работники должны вновь оказаться в офисе HR-менеджера и поделиться своими впечатлениями». Одновременно происходит их знакомство друг с другом.

Не менее важным является внимание к новым сотрудникам со стороны руководства. Так, генеральный директор даже в крупной компании может прислать новому работнику небольшое приветственное письмо или поздороваться лично. И, разумеется, в процессе адаптации должен быть максимально задействован непосредственный руководитель. Даже если ответственность за адаптационные процессы лежит на HR-отделе, для сотрудника крайне важно в первое время наладить контакт с руководителем.

Второй этап адаптации в Begin Group связан с деятельностью компании и отдела, в котором предстоит работать новому сотруднику. В течение нескольких первых дней он подробно знакомится с проектами. «Очень часто мы просим нового человека критически оценить наши продукты. Это полезно как для него – он быстрее включается в деятельность компании, чувствует свою значимость, так и для нас – человек со свежим взглядом может высказать ценные идеи или заметить недостатки, которые бывает очень сложно увидеть тому, кто уже долго работает в фирме» [1].

Во многих компаниях в качестве своего рода «курса молодого бойца» практикуют «вводные тренинги». В консалтинговой компании «Имикор» все сотрудники разбиты на несколько групп в зависимости от опыта работы, навыков, занимаемой должности. Определяет новичков в ту или иную группу руководитель компании. С каждой из групп 2 – 3 раза в неделю проходит часовое занятие. Расписание и время занятий составляет внутренний тренер компании. По устоявшейся практике, занятия проводятся утром, с 9 до 10 часов. Форма может быть разной, в зависимости от тематики обсуждения – это и деловая игра с видеозаписью, и семинар или диалог – за круглым столом и чашкой кофе. Ведут сессии управляющие партнеры «Имикора». На семинарах формально обсуждаются вопросы улучшения работы, проводится отработка необходимых навыков, изучение теории. Но фактически идет процесс адаптации новичков в рамках корпоративной культуры, обсуждаются прямо и косвенно способы коммуникации – как с клиентами, так и внутри фирмы. Происходит обмен мнениями между сотрудниками и руководством компании. В процессе такой работы у каждого работника возникает обратная связь, как со своими коллегами, так и с руководством. Таким образом, решается сразу несколько задач – приобщение новичков к корпоративной культуре, обучение сотрудников, развитие профессиональных навыков.

В рекламной группе Media Arts адаптационные семинары проводятся раз в полтора месяца. К новичкам приходят руководители подразделений, управляющий компании и каждый рассказывает об особенностях работы. Начинается такой семинар всегда с выступления PR-директора, рассказывающего о структуре фирмы, о ключевых клиентах. Затем выступают представители ИТ-отдела, которые говорят о внутренних требованиях и правилах работы с различными ИТ-технологиями. Как это все организовано, как все завязано, к кому обратиться, если что-то нужно, кто может обучить работе со специальными программами. Затем в адаптационной программе участвуют служба безопасности и HR-отдел. Все эти выступления дают новым сотрудникам понять, что приветствуется в компании, а что нет. В компании нет специальных документов, фиксирующих особенности корпоративной культуры, всю информацию новички получают на тренингах и семинарах. Кроме того, в Media Arts большое значение придают собственному порталу и ежемесячному бюллетеню. В нем освещаются последние новости рынка, публикуются интервью с руководителями, сотрудниками. Даются советы, что почитать, что посмотреть (не обязательно в профессиональном плане), сотрудники делятся впечатлениями о поездках, рассказывают, что с ними происходит [10].