3. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Другие могут исправляться (подпись, стороны оговаривают исправления).
4. В документе должны быть заполнены все реквизиты. Существует альбом унифицированных форм. Если в нём нет образца документа, то в данном должны быть оформлены обязательные реквизиты документа:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции (что произошло с ценностями, денежными средствами, для производителей (предприятий) – приход, либо расход);
- измерители хозяйственной операций в натуральном и денежном выражениях, может быть только в денежном, где нет натурального.
- наименование должностных лиц, отвечающих за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
- личные подписи указанных лиц. Денежные документы подписываются руководителем и главных бухгалтером. Директор может передать право подписи другому лицу приказом по предприятию.
Дополнительные реквизиты в документе могут быть по усмотрению предприятия.
Для правильной постановки учёта на предприятии создаётся база регистрации первичных документов, т.е. каждый документ имеет свой код – разовый неповторимый номер. Номер присваивается при регистрации в регистрационном журнале (пронумерован, прошнурован, зарегистрирован на предприятии). Номера меняются ежегодно с 1 января. Крупные оптовые организации иногда меняют номера раз в квартал согласно утверждённой учётной политике фирмы.
Единая типовая форма документа разработана централизовано по России. Пример – кассовые и банковские операции.
Все первичные документы обобщаются за учётный период. Их информация накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учёта – в учётных регистрах, которые могут составляться за день, за неделю, за декаду, месяц, полгода, год.
На сегодняшний день учётные регистры могут заполняться вручную и с помощью бухгалтерских программ. А по внешнему виду учётные регистры – это книги (книга складского учёта, кассовая книга), карточки (карточка складского учёта материалов). Оборотные ведомости, журнал-ордер, видеограммы, машинограммы.
В учётный регистрах отражаются:
1. Остаток ценностей на начало периода.
2. Поступление.
3. Выдача, списание (всё, что уменьшает их количество).
4. Остаток ценностей на конец периода.
2 и 3 оформляются первичными документами.
Способы исправления ошибок в учётных регистрах:
1. Корректурный. Неправильная запись или сумма зачёркивается, затем надписывается правильная и исправление оговаривается лицом, внёсшим его – в кавычках «Исправленному верить», подпись, печать. Зачёркивается одной чертой так, чтобы читалось зачёркнутое.
2. «Красное сторно». Неправильная, ошибочная запись повторяется красным цветом, следом пишется правильная обычными чернилами. Всё, что написано красным – либо автоматически аннулирует то, что написано выше, либо отнимается из вышенаписанного. Существует понятие – «одностороннее сторно».
3. Способ дополнительной проводки. Применяется в случаях, когда в учёте ошибочно отражается меньшая сумма, чем значится в документе.
Например, было Д 10 К 60 – 4000, а надо – 4200
оформляем Д 10 К 60 – 200, всё складывается.
Операции отражаются последовательно: первичный документ – учётный регистр – форма отчётности (бухгалтерский баланс). Отсутствие взаимосвязанных документов может указать на правонарушение.
Противоправные действие внешне отражаются в учётных данных в основном в трёх формах:
- противоречия в содержании отдельного документа;
- противоречия между содержанием нескольких взаимосвязанных документов;
- отклонение от обычного движения однородных ценностей.
В связи с этим выделяют три группы исследования документов.
1. Исследование отдельного документа.
2. Исследование взаимосвязанных документов.
3. Отклонения от нормального (обычного) движения ценностей.
Один отдельный документ можно исследовать тремя приёмами.
1. Формальная проверка или внешний осмотр документа. Состоит из двух этапов:
- анализ соблюдения установленной формы документов;
- детальное изучение реквизитов документов.
Может привлечь внимание: нарушение формальных требований: использование бланков ненадлежащей формы; отсутствие отдельных реквизитов; наличие ненадлежащих реквизитов (посторонние записи и пометки на документе).
Можно выявить противоречия:
1) формальные – сопоставляются тождественные элементы разных реквизитов. Иногда встречаются расхождения в одном документе (угловой штамп вверху и печать внизу);
2) логические – сопоставляются сочетания реквизитов с общепринятыми представлениями о нормальной хозяйственной деятельности предприятия. Например, сам документ составлен сегодняшним числом, ссылка в нём на документ, не созданных, более поздний.
2. Арифметическая проверка – проверка правильности итоговых показателей по горизонтали и по вертикали. Может встречаться механическое завышение итогов.
3. Нормативная проверка – проверка соответствия содержания отражённых в документе операций действующим нормативным актам, правилам, инструкциям, нормами расхода, тарифам и т.д. Могут быть выявлены правильно оформленные, но незаконные по содержанию документы.
Все бухгалтерские документы можно разделить на:
1. Доброкачественные:
– правильно оформленные;
– отражающие законные под содержанию операции;
– отражающие действительные по содержанию операции
2. Недоброкачественные:
– неправильно оформленные:
· бланки ненадлежащей формы;
· незаполненные реквизиты;
· ненадлежащие реквизиты;
– отражающие незаконные по содержанию операции;
– отражающие операции, которые в действительности не выполнялись (они могли не выполняться в полном объёме или частично):
· подложные документы:
- фальсифицированные (материальный подлог);
- содержащие заведомо ложные сведения (интеллектуальный подлог);
· документы, содержащие случайные ошибки.
Нормативные несоответствия могут указать на подлог в том учётном документе, где они обнаружены, и становятся сигналом для проверки взаимосвязанной документации.
Исследование взаимосвязанных документов
Подложные документы, по внешнему виду не отличающиеся от подлинных (например бестоварная накладная), удаётся (можно) обнаружить путём сопоставления данного документа с другими, отражающими одну и ту же операцию, или возможные хозяйственные операции, т.е. остаются следы в виде несоответствий в системе взаимосвязанной документации.
В эту группу входят два приёма.
1. Встречная проверка. Сопоставление разных экземпляров одного и того же документа, которые могут находиться в делах нескольких взаимосвязанных организаций или в различных подразделениях одного предприятия. Встречная проверка эффективная в случаях:
- когда хотя бы один из экземпляров сохранился, а другие уничтожены или отсутствуют по какой-то причине;
- когда все экземпляры сохранились, но в их содержании обнаружены расхождения.
Например, по схеме движения товарно-материальных ценностей – товарно-транспортная накладная играет роль различного документа:
| Поставщик | Транспортное предприятие | Заказчик |
| Товарно-транспортная накладная | Товарно-транспортная накладная | Товарно-транспортная накладная |
| Расходный документ | Основание для списания топлива, начисления заработной платы | Приходный документ |
По товарно-транспортной накладной у Заказчика можно восстановить расходный документ в Поставщика и т.п. (наоборот).
2. Взаимный контроль. Факт движения материальных ценностей устанавливается на основе не только приходных и расходных документов. Но и взаимосвязанных с ними расчётных кассовых и банковских документов. Здесь проверяются взаимосвязанных операции.
Можно проверить: оплату ценностей; кто платил за транспортные услуги; учётные регистры склада по товарно-транспортным накладным у Поставщика (Заказчика).
Взаимный контроль применяется широко вместе со встречной проверкой, может быть использован отдельно для проверки документов, которые составляются в одном экземпляре (например, акт списания, платёжная ведомость). Взаимный контроль используется для уточнения круга лиц, принимавших участие в нарушении.
Отклонения от нормального (обычного) движения ценностей
Если остаток ценностей на определённое число и его последующее поступление меньше, чем расход за тот же период – это отклонение от обычного движения ценностей. Данные расхождения могут появиться в результате:
- арифметической ошибки;
- подлога в документах;
- реализации неучтённого товара.
Четыре приёма исследования:
1. Восстановление учётной записи по документам. Применяется в случаях:
- при запущенности бухгалтерского учёта;
- при случайном или умышленном уничтожении регистров, учёта, если не уничтожена первичная документация;
- если не вёлся количественно-суммовой учёт, т.е. не было аналитического учёта.
Сущность приёма – по первичным документам сделать восстановление записи, с момента последней инвентаризации по количеству и цене поступивших ценностей. Для каждого наименования заводится отельная карточка, в которой отражается каждая операция по поступлению и расходу товаров, определяется остаток и сличается с фактическим наличием.
Восстановить количественно-суммовой учёт полностью невозможно на предприятиях розничной торговли, где основная масса расходных операций не документируется, т.е. реализация товаров за наличный расчёт. В этом случае факты оформления бестоварных документов могут быть установлены с помощью следующего приёма.