Большинство организаций и учреждений непрерывно совершенствует свои организационные структуры. В рамках создания Единой информационной системы ГУ РМЭ РГЦАККО в целях модернизации действующей организационной структуры управления можно предложить ввести в структуру Отдел управления информационной инфраструктурой управления образованием, в состав которого будет входить Начальник отдела, куратор компьютерной сети, специалист по техническому обслуживанию сети, специалисты Информационно-Технологического Центра, программисты, web-дизайнер.
Структура ГУ РМЭ «РГ ЦАККО» представлена на рис. 11.
Рис. 11. Организационная структура ГУ РМЭ «РГ ЦАККО»
Сотрудники отдела управления информационной инфраструктурой управления образованием будут разрабатывать и поддерживать проект «Модель информационной инфраструктуры управления образованием», в их состав функциональных обязанностей будут входить:
- установка компьютерных АРМов директорам образовательных учреждений и дошкольных образовательных учреждений города Йошкар-Ола и Республики Марий Эл;
- создание локальной сети управления, связанной с компьютерами управления;
- установка удаленного доступа школ к информационным материалам ГУ РМЭ РГЦАККО;
- помощь при разработке специализированного программного обеспечения и информационных систем;
- модернизация и стандартизация локальной сети;
- осуществление наполнения и поддержки актуальности баз данных прикладного программного обеспечения;
- стандартизация документооборота и программных средств работы с электронной почтой в учреждениях образования;
- подготовка материалов по созданию Web-сервера ГУ РМЭ РГЦАККО для решения задач административной и образовательной деятельности;
- помощь в процессе обучения управленческих кадров разных уровней по использованию новых информационных технологий управления образованием.
Более того, созданное новое подразделение окажет значительную информационную и техническую поддержку ГУ РМЭ РГЦАККО в их текущей деятельности, поможет автоматизировать и опубликовать результаты работы учреждения в сети на web-ресурсе.
Экономическая эффективность информационной системы управления может быть установлена прямым сопоставлением затрат и результатов от ее внедрения, а также выражена относительными величинами. Сопоставив результаты до и после внедрения информационной системы, можно определить, с одной стороны, снижение трудоемкости и стоимости обработки информации, необходимой для рационального управления, и, с другой стороны, эффекты, получаемые непосредственно в деятельности образовательных учреждений, подразделений Министерства образования и ГУ РМЭ РГЦАККО за счет улучшения качества управления.
Экономическая эффективность информационной системы «Модель информационной инфраструктуры управления образованием» может складываться из двух составляющих:
- косвенного эффекта, который, например, характеризуется увеличением качества управления, снижением затрат на поиск информации, автоматизацией рутинных операций, снижением временных затрат на пересылку отчетов и результатов анкетирования и аттестации, улучшением информационного обеспечения школ и дошкольных образовательных учреждений, достижения эффекта синергизма за счет образования единой информационной среды между всеми образовательными учреждениями, Министерством образования и ГУ РМЭ РГЦАККО и т.д.;
- прямого эффекта, который характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей.
К трудовым показателям относятся: абсолютное снижение трудовых затрат:
ΔT=T0-T1,
где Т0 - трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту;
T1- трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту с использованием информационной системы;
коэффициент относительного снижения трудовых затрат:
КТ = ΔТ/Т0 · 100%,
индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда:
YT= T0/T1
К стоимостным показателям относятся абсолютное снижение стоимостных затрат (ΔС), коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КС), индекс снижения стоимостных затрат (УС), рассчитываемые аналогично.
Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать срок окупаемости затрат на внедрение проекта «Модель информационной инфраструктуры управления образованием»:
ТОК = КП/ΔС,
где КП - затраты на создание проекта информационной системы «Модель информационной инфраструктуры управления образованием» (проектирование и внедрение).
Для расчета стоимостных затрат была составлена смета на примере всех образовательных учреждений Республики Марий Эл (табл. 25).
В таблице был произведен расчет экономии трудовых и стоимостных ресурсов в расчете на 1 образовательное учреждение, а также на все учреждения в целом (256 образовательных учреждений и 224 дошкольных образовательных учреждений Республики Марий Эл).
В статьи затрат были включены наиболее общие расходы по обеспечению информационного обмена между образовательными учреждениями республики и Министерством образования и ГУ РМЭ РГЦАККО. Если раньше образовательным учреждениям, расположенным территориально удаленно от города Йошкар-Ола, требовались значительные финансовые расходы для отправки документов, результатов анкетирования и аттестации, проводимых Министерством образования мероприятий в ГУ РМЭ РГЦАККО, то теперь весь обмен информацией будет происходить удаленно в электронном режиме, следовательно, экономится и время для отправки/получения документов. Более того, все образовательные учреждения за счет единого информационного пространства смогут обмениваться друг с другом материалами, документами, проводить совместные уроки, телеконференции, иметь доступ к информационным образовательным ресурсам и передовым технологиям обучения и т.д.
Таблица 25
Смета затрат для базового и проектируемого варианта
Как видно из таблицы, при реализации данного проекта снижаются затраты на оплату труда и накладные расходы, в которые входят затраты на электроэнергию и коммунальные услуги, текущий ремонт, аренду и прочие, затраты на оплату услуг связи, почтовые и транспортные расходы.
На основе рассчитанных выше данных можно определить показатели эффективности от внедрения данного проекта (табл. 26).
Таблица 26
Показатели эффективности от внедрения проекта
Таким образом, при реализации проекта создания информационной системы «Модель информационной инфраструктуры управления образованием» ожидается рост производительности труда на 135,91%.
Для определения срока окупаемости проекта необходимо сопоставить затраты на его создание и внедрение и экономию трудовых и стоимостных ресурсов.
Общая сумма затрат на разработку информационной системы и web-сервера ГУ РМЭ РГЦАККО составляет 1613400 рублей.
Дополнительные затраты на модернизацию программных и аппаратных средств образовательных учреждений в среднем составляют 56000 рублей в расчете на 1 образовательное учреждение, для 480 образовательных учреждений необходимо 26880000 рублей.
Суммарные расходы на реализацию проекта составляют:
1613400 + 26880000 = 28493400 рублей.
Срок окупаемости, исходя из формулы, составит:
Ток= Кп/ΔС= 28493400 / 32025936,0 = 0,89 года.
При оценке эффективности внедрения информационной системы «Модель информационной инфраструктуры управления образованием» в систему управления образования Республики Марий Эл также используются показатели экономичности управления – отношение экономических показателей (доходы) к затратам на внедрение, поддержку и управление информационной системой.
Эффективность внедрения информационной системы «Модель информационной инфраструктуры управления образованием» оценим по следующим показателям, определенным для действующей и модернизируемой систем управления (табл. 27).