Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Например:
СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. — текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Старостин Е.В. — краткая запись выступления.
Кузнецов Т.Г. — краткая запись выступления.
РЕШИЛИ:
1.1. Специальным кафедрам провести совместное
заседание, посвященное .... до 15.05.2000г.
1.2. Илизарову Б.С. Организовать на кафедре выставку... к 11.05.2000 г.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель Подпись В.А. Сидоров
Секретарь Подпись Е.М. Крылова
При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.
Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заселение ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Приложение 6.3
Образец оформления постановления (с продольным расположением реквизитов)
Герб РФ
Наименование организации
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
__________________ ___________________________________
Дата Регистрационный номер документа
_________________________________________
Место издания документа
заголовок к тексту постановления
Текст
Констатирующая часть
Вступление (указывают причину издания документа)
Доказательство (излагают основные факты)
Заключение (отмечают цель издания постановления)
Распорядительная часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)
1. Действие, которое необходимо предпринять
2. Срок исполнения
3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)]
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Визы согласования должностных лиц (включая исполнителя, юридические службы, финансовые органы и т.д.) — на оборотной стороне листа.
Приложение 6.4
Образец выписки из постановления (с продольным расположением реквизитов)
________________________________________________________
Наименование организации
ВЫПИСКА ИЗ ПОСТАНОВЛЕНИЯ
от ___________№________
___________________________________
Место издания
Заголовок постановления
Текст
[Повторение всей констатирующей части документа (см. прилож. 6.3) с выпиской нужного пункта]
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Верно:
Должность работника, подготовившего выписку из постановления Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Печать
Приложение 6.5
Образец оформления распоряжения (с продольным расположением реквизитов)
Герб РФ
Наименование организации
РАСПОРЯЖЕНИЕ
____________________ _______________________________
Дата Регистрационный номер документа
________________________________________
Место издания документа
Заголовок к тексту распоряжения
Текст
Констатирующая часть
Вступление (указывают причину издания документа)
Доказательство (излагают основные факты)
Заключение (отмечают цель издания постановления)
Распорядительная часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)
1. Действие, которое необходимо предпринять
1.1. |
1.2. | Конкретные поручения и т.д. |
2. Срок исполнения
3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Виды согласования должностных лиц (на оборотной стороне листа)
Приложение 6.6
Образец выписки из распоряжения (с продольным расположением реквизитов)
____________________________________________________
Наименование организации
ВЫПИСКА ИЗ РАСПОРЯЖЕНИЯ
От ______________№__________
____________________________________
Место издания
Заголовок распоряжения
Текст
[Повторение всей констатирующей части документа с выпиской нужного пункта]
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Верно:
Должность работника, подготовившего выписку из распоряжения Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Печать
Текст
Констатирующая часть
Отделяется от распорядительной части словом
ПРИКАЗЫВАЮ:
Распорядительная часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)
1. Действие, которое необходимо предпринять
1.1. |
1.2. | Конкретные поручения и т.д. |
2. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением).
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Виды согласования должностных лиц (на оборотной стороне листа)
В связи с _________________________________________________
Основание
____________________________________________________________________________________________________________________________
Внести в должностную инструкцию __________________________
_________________________________________________________
(Наименование категории работников отдела)
следующие изменения:
1.________________________________________________________
2. _______________________________________________________
3. _______________________________________________________
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Визы согласования (на оборотной стороне листа)
Приложение 6.9
Образец оформления протокола (с продольным расположением реквизитов)
Герб РФ
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
____________________ № _________________
Дата
_______________________________
Место издания
Заголовок:
Заседания комиссии по...
Председатель — Смирнов С.С.
Секретарь — Антонова М.И.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается) (если до 15 человек, то в протоколе указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О порядке подготовки к конференции.
Доклад заведующего...
2. О...
1. СЛУШАЛИ:
Соколову А.И. — текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Иванов М.И. — краткая запись выступления (от третьего лица).
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Одобрить...
1.2....
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель Подпись С.С. Смирнов
Секретарь Подпись М.А. Антонова
ъ
2. Систематизация документов. Формирование дел. Признаки группировки документа в дело.
Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия., кроме технической документации и печатных изданий.
Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.
Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение 2) и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дел образует следующие элементы:
- название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы , указания, протоколы и т.д.)
- название предприятия или его структурного подразделения;
- адресат или корреспондент документа;
- краткое содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документов дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: “Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия”
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени на который составлены документы, вид документа (план, отчет).
В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядиетльные документы, указывается вид документа и автор.
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.