Якщо в експерта-бухгалтера виникає сумнів у достовірності документів на виплату грошей по заготівлі сировини, він зобов’язаний подати клопотання про проведення слідчим допиту посадових осіб, які приймали участь у заготівельних операціях. На окремих підприємствах вилучення грошей з каси вуалюється підробленими документами про оплату заготовленої сировини і худоби. У дійсності ж мало місце повторне оприбуткування цінностей за рахунок надлишків сировини, що створили штучно на складах, і худоби на базах.
Для рішення питання про обгрунтованість витрати готівки, списаної по касі з одночасним віднесенням її на рахунки загальногосподарських, загальновиробничих, позавиробничих витрат, витрат обігу, експерт у процесі дослідження повинен перевірити наявність виправдувальних документів, правильність кореспонденції рахунків, дотримання нормативних актів, які регулюють ці витрати. Безпосереднє списання готівки з каси на рахунки витрат іноді практикують для приховування нестачі і розкрадання коштів. Так, бувають випадки, коли витрати на проведення банкетів і вечорів у ресторанах, видачу премій і подарунки посадовим особам, необгрунтовано списуються на рахунки витрат обігу, позавиробничих і інших накладних витрат. Під видом витрати грошей на купівлю канцелярського приладдя і інші господарські потреби купують предмети домашнього вжитку, на рахунки загальногосподарських і загальновиробничих витрат списуються витрати на купівлю путівок у санаторії та у доми відпочинку. У подібних випадках експерт, досліджуючи первинні документи, перевіряючи запис у касовій книзі, кореспонденцію рахунків по кожній окремій операції списання готівки безпосередньо на рахунки витрат, визначає обгрунтованість зробленої витрати.
Дослідження обгрунтованості виплати з каси заробітної плати, премій і допомог робітникам та службовцям має важливе значення, оскільки обсяг витрат готівки по ним найбільш значний. На багатьох підприємствах використовується велика кількість первинної документації по обліку праці і заробітної плати і розрахункам з робітниками, службовцями, виконується трудомістка і складна обліково-розрахункова робота. Ця ділянка облікової роботи є найбільш трудомісткою при експертному дослідженні документації.
Перед судово-бухгалтерською експертизою слідчий (суд) нерідко ставить питання, відповісти на які можливо, тільки застосувавши цілий комплекс методів. Експерт досліджує первинні документи, розрахунково-платіжні відомості, особові рахунки й інші облікові регістри, керуючись чинними нормативними актами по обліку праці і заробітної плати, положення по використанню фондів, розрахункам з органами соціального страхування, пенсійним фондом, фондом зайнятості і фінансовими органами. Задача експерта – встановити правильність нарахування сум, які підлягають виплаті робітникам та службовцям, визначити розмір необгрунтовано виплачених і списаних по касі грошей.
Починаючи дослідження наданих йому документів з обліку праці і заробітної плати і розрахункам з робітниками, службовцями, експерт, насамперед, перевіряє правильність оформлення платіжних документів, обгрунтування розрахунків по нарахуванню виплачених грошей. При цьому нерідко виявляють факти списання по касі грошей у розмірах, що перевищують нараховані суми, або списання необгрунтовано нарахованих грошей.
Щоб вирішити питання щодо обгрунтованості виплат, експерт зіставляє первинні документи по обліку праці (наряди, дорожні листи, табелі і т.п.) з розрахунковими і платіжними відомостями, даними аналітичного і синтетичного обліку, касовими ордерами і звітами касира, перевіряє правильність розрахунків, підрахунку результатів у платіжних відомостях та інших документах і облікових регістрах. Для дослідження сумнівних документів слідчий (суд), по клопотанню експерта-бухгалтера, вправі призначити криміналістичну експертизу.
В результаті зіставлення даних видаткових касових ордерів і платіжних відомостей по окремих одержувачах з даними, що відображені в табелях, документах по обліку виробітки, особових рахунках робітників та службовців, документах по обліку кадрів (наказами про зарахування і звільнення, надання відпусток і т.п.), нерідко виявляються факти необгрунтованого списання грошей з каси під видом виплати заробітної плати робітникам, звільненим з підприємства, що знаходяться в планових, навчальних відпустках або у відпустках по вагітності і пологам, а також які отримують за цей час виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності. Іноді виявляються випадки включення в розрахункові і платіжні відомості вигаданих і підставних осіб, що не працюють на підприємстві.
Зіставлення платіжних відомостей з сумами заборгованості, депонентам по рахунку «Депонована заробітна плата» («Розрахунки з депонентами»), дослідження видаткових документів по окремих одержувачах з їхніми депонентськими картками дозволяє вирішити питання про обгрунтованість виплачених депонованих сум. Для перевірки розрахунків з депонентами потрібно зіставити записи на рахунках синтетичного і аналітичного обліку, у депонентських картках і особових рахунках з первинними документами і платіжними відомостями.
При цьому необхідно звіряти підписи одержувачів, перевіряти доручення на одержання сум депонованої заробітної плати, правильність переказів поштою сум, що належать депонентам. У необхідних випадках для ідентифікації особи за підписом призначається графологічна експертиза. Обгрунтованість списання грошей по касі на виплату премій і допомог робітникам та службовцям експерт встановлює при дослідженні платіжних документів у взаємозв’язку з нормативними актами і наказами по підприємстві (так, перевірка правильність витрат грошових коштів за рахунок фондів заохочення відбувається у відповідності з положення про преміювання на підприємстві). Досліджуючи платіжні документи, експерт виявляє випадки багаторазової видачі премій одним і тим же особам за рахунок різноманітних джерел, встановлює, за які періоди вони зроблені, дотримувалися чи ні вимоги про погашення штампом «Оплачено» документів на надходження грошей, чи не було повторного списання по касі грошей, виданих одержувачу премії або допомоги. Експерт з’ясовує також, чи не завищені суми у платіжних відомостях, чи не порушені вимоги нормативних актів і інструкцій, що визначають порядок нарахування і виплати премій, допомог робітникам та службовцям.
Документи по оплаті і видачі готівки, різним організаціям і особам, на списання по касі витрат за рахунок спеціальних фондів експерт-бухгалтер досліджує у взаємозв’язку з документами, що підтверджують утворення заборгованості, і документами, що обгрунтовують витрати коштів.
Готівка видається підзвітним особам у вигляді авансів на сплату витрат на відрядження або господарські потреби. Поштою перераховують утримані з заробітної плати аліменти, а також своєчасно неотриману заробітну плату.
Іноді безпосередньо з каси оплачуються послуги, надані різними особами та організаціями. Обгрунтованість виплати з каси грошей на названі цілі встановлюється зустрічною перевіркою записів списаних по касі сум з записами в регістрах аналітичного обліку по рахунках розрахунків і спеціальних фондів. При цьому перевіряють підстави витрати готівки, відповідність даних, зазначених у грошових переказах (прізвища і адреси одержувачів, суми та ін.) і видаткових касових ордерах, і записів в особових рахунках по обліку розрахунків. При зустрічній перевірці касових і розрахункових документів часто виявляють факти необгрунтованого списання по касі грошей під видом оплати різним особам і організаціям сум в погашення кредиторської заборгованості або сплачених витрат підприємства, тоді як у дійсності ці суми присвоюються посадовими особами, припускається неправомірна виплата винагород, премій, незаконно використовують кошти на проведення банкетів, придбання подарунків ювілярам, придбання квитків у театри і т.д. При виявленні фактів необгрунтованих виплат грошей з каси, експерт-бухгалтер повинен визначити їх розмір, у відповідності з первинними документами, записами в облікових регістрах. У висновку експерта необхідно також зазначити, які положення і вимоги нормативних актів, що регулюють порядок обліку і контролю касових операцій, на підприємстві не дотримувалися при оформленні документації і відображені касових операцій.
Аналізуючи касові операції торговельних організацій, експерт досліджує акти інвентаризації коштів, касові звіти і прикладені до них документи, книги касирів, виписки банку з поточних рахунків і відповідні до них документи, чекові книжки, регістри синтетичного і аналітичного обліку, які відображають касові операції. Реальність сальдо по рахунку «Каса» на початок місяця визначається за допомогою співставлення даних Головної і касової книг, звітів касира і актів інвентаризації наявності коштів. Дослідження оборотів по рахунку «Каса» проводиться методом зустрічної перевірки записів надходження і вибуття коштів. в кореспонденції з рахунками, «Товари», «Розрахунковий рахунок» («Рахунки в банках»), «Внутрішньовідомчі розрахунки по поточних операціях» і ін. Повнота оприбуткування виторгу касирами встановлюється шляхом зіставлення показників касових апаратів, на контрольних касових стрічках з записами в касових книгах або касових звітах. Своєчасність і правильність оприбуткування виторгу від реалізації товарів визначається також шляхом звірення показників касових ордерів і приймальних квитанцій з записами в товарних звітах матеріально-відповідальних осіб. Особливу увагу при цьому варто звертати на послідовність нумерації касових ордерів і приймальних квитанцій, відповідність дат, зазначених у касових і товарних звітах і прикладених до них первинних документах, наявність і достовірність підписів посадових осіб. Експертам доводиться зустрічатися з неодноразовим використанням раніше не погашених видаткових документів (для приховування нестачі грошей у касі), неповним оприбуткуванням виторгу, що надійшов від продажу товарів, перекручуванням кількісних сумових показників у документах, використовування підроблених і фальсифікованих документів.