Дослідження касових операцій варто починати з перевірки відповідності записів у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів, касовій книзі та у звітах касира. Після цього необхідно з’ясувати, чи правильно оформлені первинні документи, що обгрунтовують надходження і видачу готівки, чи дотримана послідовність нумерації касових ордерів і сторінок касової книги, чи правильно підраховані обороти по приходу і використанню готівки, чи вірно підраховані на кінець кожного дня і перенесені на початок слідуючого залишки грошових коштів. Особливу увагу треба звертати на виправлення і перекручування облікових даних, тому що нерідко правила ведення обліку навмисно порушують для того, щоб завуалювати нестачі готівки в касі (необгрунтоване списання фактично виданих або не витрачених грошей, неоприбуткування отриманих сум і т.д.).
При дослідженні документів, що обгрунтовують касові операції найважливіше значення має встановлення повноти оприбуткування грошей і порядку відображення по касі. Визначити, чи вся отримана в банку готівка оприбуткована можна, звірив запис у касовій книзі і звітах касира з виписками банку і чековими книжками.
Списанні з поточних рахунків суми, що значаться у виписках банку, необхідно по кожній операції зіставити з оприбуткованими по касовій книзі грошима на підставі прибуткових касових ордерів. Послідовно звірити дані корінців чекової книжки – усі зіпсовані і анульовані чеки повинні бути підклеєні до корінців чеків у чековій книжці. При виявленні розбіжностей у розмірах одержуваних і оприбуткованих сум, експерт зобов’язаний перелічити у висновку документи, що підтверджують кожний факт неоприбуткованих по касі отриманих сум, зазначити дати здійснення операцій і навести інші дані, що мають значення для слідства (або суду).
У касу підприємства надходить готівка від роздрібної торгівлі товарно-матеріальними цінностями, від сплати за виконані роботи і надані послуги, в рахунок погашення дебіторської заборгованості, при поверненні невикористаних підзвітних сум, при надходженні квартирної плати, а також плати за комунальні послуги, утримання дітей у дитячих садах, яслах і т.п.
Повноту оприбуткування по касі грошей, що надійшли від реалізації товарно-матеріальних цінностей, експерт установлює, порівнюючи запис у касовій книзі і прибуткових касових ордерах з даними про вартість реалізованих цінностей, відображеними у відомості № 11 (при журнально-ордерній формі обліку), а також у звітах і видаткових документах складів при відпустці товарно-матеріальних цінностей за готівку.
При веденні обліку з використанням ПВЭМ, суми, оприбутковані по касі за реалізовані товарно-матеріальні цінності, зіставляють з сумами, відображеними по кредиту рахунку «Реалізація» («Доходи від реалізації») сумами відпуску за готівку у відповідних машинограмах. Розбіжності між цими сумами свідчать або про відпуск товарно-матеріальних цінностей без оплати їх покупцями, або про неоприбуткування сплачених грошей по касі. Повнота оприбуткування виручки за виконані роботи і надані послуги визначається шляхом зіставлення даних журналу, у якому реєструються виконані роботи і послуги, з записами по кредиту рахунків «Основне виробництво» і «Допоміжні виробництва» («Виробництво») і дебету рахунку «Реалізація» («Доходи від реалізації»). При цьому вартість робіт і послуг, виконаних за готівку, порівнюють з сумами оприбуткованих по касі грошей по окремих видах і місячних оборотах. Повнота оприбуткування по касі грошей, що надійшли в погашення дебіторської заборгованості, а також залишків повернутих підзвітних сум, установлюється шляхом порівнянного дослідження касових прибуткових ордерів і звітів касира, в яких зазначена кореспонденція рахунків, з записами по кредиту відповідних рахунків у журналах-ордерах. Обгрунтованість записів визначається за допомогою вивчення первинних (виправдувальних) документів, що прикладаються до касових ордерів, а також перевіркою достовірності перенесення підсумкових даних з звітів касира в облікові регістри (журнали-ордера, відомості).
Повнота оприбуткування квартирної плати і плати за комунальні послуги встановлюється в процесі зіставлення кредитових оборотів по рахунках розрахунків з мешканцями з сумами оприбуткованих по касі платежів. Неповне оприбуткування грошей по касі може вуалюватися шляхом заниження нарахованої квартирної плати, необгрунтованого списання вартості комунальних послуг на рахунки витрат на виробництво та ін. Нерідко збільшується прострочена заборгованість мешканців – частина платежів, що надійшли, не оприбутковується по касі. Виявити такі порушення можливо лише в тому випадку, якщо досліджуються не тільки первинні документи, але і записи в системі рахунків, перевіряється вірність їх кореспонденції. У необхідних випадках є доцільним провести допит слідчим квартиронаймачів, за якими значаться суми простроченої заборгованості, і вилучення збережених у них квитанцій про внесення грошей у касу.
Аналогічно перевіряється і повнота оприбуткування плати за утримання дітей у дитячих установах.
Видаткові касові документи досліджуються за допомогою звірення по кожній операції сумових показників, записаних у касових ордерах, первинних документах, що прикладаються до них, звітах касира і облікових регістрах (журналах-ордерах). Крім того, необхідно перевіряти правильність підсумків за день, місяць, установлювати відповідність перенесених оборотів з звітів касира в облікові регістри і на рахунки Головної книги. Особливу увагу варто наділяти документам, складеним з порушеннями установлених вимог або які викликають сумніви в достовірності зведень, що містять у них (наприклад, видатковий касовий ордер, якщо в ньому немає підписів на дозвіл видачі грошей, наявні підписи викликають сумніви або виявляється невідповідність між датою оформлення первинного документа і датою видачі грошей).
Ретельній перевірці підлягають видаткові касові операції, по яким списання у витрату готівки обгрунтовується непрямими документами, а не документами, безпосередньо пов’язаними з оплатою витрат.
Так, нерідко до видаткових ордерів у якості виправдувальних документів замість рахунків або товарних чеків торгуючих організацій додаються накладні складів, замість пронумерованих квитанцій – довідки, розписки і т.п. У таких випадках для з’ясування достовірності відображення операцій проводить зустрічну перевірку документів взаємопов’язаних організацій або експертом перед слідчим ставиться питання про необхідність проведення додаткових слідчих дій (допиту посадових осіб і т.п.).
Видаткові касові операції досліджуються в хронологічному порядку, операції систематизуються по однорідних напрямках витрати грошей: купівля за готівку товарно-матеріальних цінностей; оплата закупленої у населення сільськогосподарської сировини і худоби; оплата з каси загальновиробничих, загальногосподарських, позавиробничих витрат і витрат обігу; виплата заробітної плати, премій і допомог робітникам та службовцям; розрахунки готівкою з кредиторами; оплата витрат за рахунок спеціальних фондів. Це сприяє більш повному і поглибленому виявленню обгрунтованості і достовірності витрат коштів за їх цільовим призначенням.
Обгрунтованість витрати готівки на купівлю товарно-матеріальних цінностей експерт визначає шляхом зіставлення видаткових касових ордерів, рахунків торгуючих організацій з прибутковими документами складів і аналітичних рахунків (картками) складського обліку. При цьому з’ясовується обгрунтованість списання у витрату цінностей, особливо в тих випадках, коли вони придбані за готівку посадовими особами, які відповідальні за їх використання.
Бувають випадки, коли придбані за готівку цінні предмети не оприбутковуються, а присвоюються посадовими особами, витрата грошей з каси при цьому оформлюється товарними чеками (нерідко підробленими) на купівлю канцелярського приладдя, електроламп та інших дрібних предметів, що списуються на рахунки витрат. У таких випадках важливе значення відіграє зустрічна перевірка документів торгуючих організацій, зіставлення фактичних витрат з нормативною потребою виробництва, також свідчення осіб, які приймали участь в придбанні і використанні товарно-матеріальних цінностей.
Особливо досліджуються операції по купівлі товарно-матеріальних цінностей у приватних осіб: при цьому по кожному документу необхідно перевіряти, чи правильно оформлена угода, наскільки дійсна сума, сплачена за ці цінності. У необхідних випадках експерт має право порушити перед слідчим клопотання про встановлення особистості продавця і з’ясовування умов укладення угоди.
При дослідженні обгрунтованості витрати готівки на оплату закупленої у населення сільськогосподарської сировини і худоби, експерт зобов’язаний перевіряти, чи дотримувалися при цьому нормативних актів, що регулюють ці операції, зокрема, виявляти, чи не завищена сума за прийняту сировину і худобу, чи не було фактів списання грошей з каси по невідповідно оформлених документах і оприбуткування заготовлених цінностей на підприємстві. Для відповіді на ці питання, необхідно звірити списані по касі суми з даними приймальних квитанцій, первинних документів і регістрів аналітичного обліку, що відображають оприбуткування прийнятої сировини і худоби і списання їх на рахунки витрат.
У тих випадках, коли для визначення обгрунтованості заготівельних операцій необхідні знання товарознавця або технолога (наприклад, щоб визначити якість заготовленої сировини або фактичний вихід з неї продукції в порівнянні з нормативним), експерт-бухгалтер має право порушити перед слідчим (судом) клопотання про проведення товарознавчої або технологічної експертизи.