· ведение учета всех видов отпусков, их оформление, подготовка сводного графика отпусков работников предприятия и контроль за его исполнением;
· ведение электронной базы данных сотрудников ночного клуба;
· организация и учет практики студентов;
· оформление страховых свидетельств;
· планирование и контроль исполнения сметы расходов;
· подготовка документов о текущем премировании работников клуба, а также о поощрении и применении дисциплинарных взысканий;
· работа с обращениями сотрудников и клиентов;
· подготовка предложений, организационно-кадровое обеспечение проведения корпоративных мероприятий;
· сопровождение программы обязательного медицинского страхования работников;
· архивирование документов кадрового делопроизводства;
· оформление служебных удостоверений работникам ночного клуба.
Функции по подбору персонала:
· профессиональный отбор кандидатов на работу в ночной клуб;
· ведение баз данных по профилю деятельности, совершенствование методов сбора и обработки информации о кандидатах на трудоустройство;
· консультирование сотрудников по вопросам, связанным с процедурой и инструментами подбора персонала;
· инициативный поиск, выявление кандидатов соответствующих предъявляемым требованиям с рынка труда;
· анализ и обработка резюме, анкет кандидатов на вакантные должности специалистов и руководителей;
· предварительная оценка кандидатов в процессе телефонных интервью на предмет их делового опыта, актуальности и готовности к рассмотрению на трудоустройство;
· проведение очных собеседований с кандидатами, оценка соответствия данных кандидата формальным требованиям в соответствии с заявками на подбор специалистов (перечень компетенций), контроль прохождения отбора;
· размещение в средствах массовой информации объявлений о подборе и потребностях в специалистах.
Функции в области мотивации персонала и социальных программ
· реализация стратегии ночного клуба в области мотивации персонала;
· анализ эффективности применения действующих на предприятии форм и систем оплаты труда, материальной и моральной мотивации персонала, выработка предложений по внедрению прогрессивных форм оплаты и стимулирования труда;
· внедрение и администрирование системы описания, оценки и ранжирования должностей (распределения по разрядам в соответствии с системной оценкой);
· разработка положений о премировании сотрудников клуба применительно к конкретным условиям деятельности и контроль за правильностью их применения;
· разработка и поддержание в актуальном состоянии нормативных документов, регламентирующих вопросы мотивации персонала;
· подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов;
· участие в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации по вопросам, связанным с мотивацией персонала.
Функции в области карьерного развития и оценки персонала:
· разработка, внедрение и администрирование системы управления деятельностью сотрудников, способствующей повышению производительности труда, достижению целей и задач клуба;
· разработка, внедрение и методологическое сопровождение оценки по компетенциям при отборе, перемещении и продвижении на вышестоящие должности;
· разработка, внедрение и методологическое сопровождение системы карьерного развития массовых категорий работников («карьерные лестницы») в целях повышения эффективности процесса внутреннего подбора;
· разработка, внедрение и методологическое сопровождение системы оценки, отбора и развития высокопотенциальных сотрудников;
· участие в формировании потребностей в обучении для разных категорий работников на основе анализа проведенной оценки компетенций;
· участие в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации по вопросам, связанным с карьерным развитием и оценкой персонала.
Функции в области обучения и развития персонала:
· реализация стратегии ночного клуба в области управления персоналом в части обучения и развития персонала;
· составление расписания обучающих мероприятий;
· подготовка раздаточных вспомогательных материалов и материалов для ориентации новых работников в компании;
· организация и проведение тренингов;
· отбор, обучение, развитие и оценка тренеров, организация и мониторинг их работы, в том числе контроль качества и количества тренингов;
· организация тестирования знаний, навыков и компетенций персонала ночного клуба;
· организация обмена опытом в области обучения и развития;
4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В ООО «Клуб Хиллз»
Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
В организации существует устав, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции.
Устав оформлен на стандартных листах бумаги и включает в себя следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дату (датой устава является дата его утверждения; отметка о регистрации устава; место издания (город); текст; подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности.
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Правила составляются на общем бланке организации специалистом кадровой службы, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются генеральным директором.
В организации для каждого сотрудника имеется должностная инструкция, которая выдается перед тем, как он приступает к выполнению своих должностных обязанностей, для ознакомления с такими пунктами как, обязанности, ответственность, в конце, работник ставит подпись.
Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия составляется номенклатура дел.
Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.
Номенклатура дел разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.
Номенклатура дел составляется по установленной форме. По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:
- по номинальному признаку;
- по предметно-вопросному признаку;
- по корреспондентскому признаку и т.д.
Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).
При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание.
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.
Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (например, "Квартальные отчеты об основной деятельности и квартальных вложениях").
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо учитывать следующие требования:
· документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
· подлинники отделять от копий;
· годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;
· утвержденные документы - от их проектов;
· включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещен в дело, оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединены к документам, к которым они относятся.
Документы, помещенные в дело имеют подписи, дату, индекс, копии - заверительную подпись, отметку "В дело".
Документы в деле располагаются в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов.
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО «Клуб Хиллз» так как оно определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.
Основными правилами организации документооборота в ООО «Клуб Хиллз»:
- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);