В алфавитную книгу учета запрещений и арестов вносятся: фамилия, имя и отчество собственника имущества, на которое налагается запрещение или арест, реестровый номер нотариального действия. При снятии запрещения или ареста в этой же книге делается соответствующая отметка.
Каждый нотариус, на которого возложено совершение таких нотариальных действий, как принятие мер к охране наследственного имущества и выдача свидетельств о праве на наследство, кроме всех вышеуказанных реестров, книг учета депозитных операций и лицевых счетов депонентов, алфавитных книг, ведет и другие дополнительные книги учета, связанные с оформлением права наследования. Так,
— все заявления наследников с просьбой произвести опись наследственного имущества, сообщения граждан, занимавшихся похоронами наследодателя, органов милиции и жилищных органов, иных организаций об оставшемся после умерших граждан имуществе, а также поручения других нотариусов о производстве описи имущества регистрируются в книге учетазаявлений о принятии мер к охране наследственного имущества,
—обнаруженные при описи наследственного имущества и изъятые нотариусом для обеспечения их сохранности валютные ценности (драгоценные металлы и драгоценные природные камни, валюта РФ, иностранная валюта, ценные бумаги в валюте РФ, ценные бумаги в иностранной валюте), ювелирные изделия из драгоценных металлов и драгоценных камней регистрируются в книге учета ценностей при принятиимерк охране наследственного имущества. При этом в книге учета ценностей нотариус обязан подробно описать каждую вещь, зарегистрировав ее под самостоятельным номером, и указать оценку;
— каждое поступившее заявление о принятии наследственного имущества, выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, все претензии кредиторов, заявления о принятии мер к охране наследственного имущества регистрируются в книге учета наследственных дел.На основании первого заявления, поступившего к нотариусу от кого-либо из вышеуказанных лиц, заводится наследственное дело. Все последующие заявления, поступающие в уже имеющееся наследственное дело (дополнительные, от других наследников и кредиторов), также регистрируются в день их поступления в книге учета наследственных дел. На каждом таком заявлении указывается время его поступления и номер наследственного дела;
— фамилия, имя, отчество наследодателя, после которого заводится наследственное дело, дата открытия наследства и номер наследственного дела вносятся в алфавитную книгу учета наследственных дел,которая ведется по фамилиям умерших.
Все заявления о принятии наследства, выдаче свидетельства о праве на наследство, отказе от наследства, о выдаче распоряжения об оплате расходов за счет наследственного имущества, претензии кредиторов, а также все необходимые для оформления права наследования документы, истребованные от наследников, иных физических и юридических лиц, и экземпляр каждого выдаваемого нотариусом документа подшиваются в наследственное дело.
Алфавитные книги (учета завещаний, запрещений отчуждения имущества и арестов, наследственных дел), а также книги учета (заявлений о принятии мер к охране наследственного принятых на хранение ценностей, наследственных дел) должны быть прошиты, а листы их пронумерованы. На обратной стороне последнего листа должно быть указано количество пронумерованных и прошитых листов в книге. Эта запись скрепляется подписью уполномоченного лица (органа юстиции или нотариальной палаты) и соответствующей печатью.
Кроме вышеуказанных книг в делопроизводстве каждого нотариуса должны быть также:
- журнал регистрации входящей корреспонденции;
- журнал регистрации исходящей корреспонденции;
- журнал учета вызовов нотариуса для совершения нотариальных действий вне помещения нотариальной конторы.
§ 4. Формы нотариальных документов и удостоверительных надписей.
Нотариусы, должностные лица органов местного самоуправления, а также консульских учреждений Российской Федерации составляют нотариальные документы по определенным формам. Согласно ст. 46 Основ законодательства о нотариате при удостоверении сделок, свидетельствовании верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой, при удостоверении времени предъявления документов на соответствующих документах совершаются удостоверительные надписи. В подтверждение права наследования, права собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, принятия на хранение документов выдаются соответствующие свидетельства.
Удостоверительные надписи совершаются нотариусом, а свидетельства выдаются и в других, не названных в ст. 46 Основ случаях. Так, на векселе при предъявлении его к платежу (при оплате по векселю) совершается удостоверительная надпись о платеже; при предъявлении чека к платежу и неоплате его на чеке совершается удостоверительная надпись о неплатеже. Удостоверительная надпись может быть совершена и при наложении запрещения об отчуждении имущества, являющегося предметом залога. Эта надпись излагается на договоре о залоге имущества после надписи, удостоверяющей сделку (залог). Свидетельство может быть выдано и в подтверждение факта передачи заявления одного физического (юридического) лица другому физическому (юридическому) лицу. Свидетельством, выдаваемым нотариусом, удостоверяются и полномочия душеприказчика, если завещатель назначил исполнителя своего завещания (п. 1 ст. 1135 ГК).
Кроме свидетельств и удостоверительных надписей существуют и иные формы нотариальных документов, например, при совершении такого нотариального действия, как наложение запрещения отчуждения имущества, выдается нотариальный документ, который называется «запрещение». При совершении морского протеста изготавливается «акт о морском протесте». Соответствующие акты составляются при протесте векселя в неплатеже, неакцепте, недатировании акцепта, при производстве экспертизы. На различных документах, подтверждающих бесспорность задолженности и включенных в Перечень, установленный Правительством Российской Федерации, нотариусы совершают исполнительные надписи.
При совершении нотариального действия «обеспечение доказательств» в зависимости от вида судебного доказательства нотариус составляет либо протокол допроса свидетеля; либо протокол осмотра вещественного (или письменного) доказательства. В соответствии с п. 4 ст. 1126 ГК составляется протокол и после вскрытия нотариусом закрытого завещания, переданного ему завещателем. При этом нотариус выдает наследникам после вскрытия завещания «нотариально удостоверенную копию» протокола.
В связи с тем, что все нотариальные действия совершаются от имени Российской Федерации, формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, а также формы актов, запрещений, исполнительных надписей устанавливаются единые для всех нотариусов и утверждаются Министерством юстиции Российской Федерации. Такие формы утверждены последний раз 10 апреля 2002 г. В настоящее время существует 72 формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и иных актов[2].
Применяя нормы иностранного права, нотариусы в соответствии со ст. 104 Основ законодательства о нотариате совершают удостоверительные надписи и по формам, предусмотренным законодательством других стран, если это не противоречит международным договорам Российской Федерации.
Нотариальные документы изготавливаются по установленным формам на чистых листах бумаги, личных бланках или бланках государственной нотариальной конторы и обязательно скрепляются печатью нотариуса. Каждый нотариус — и работающий в государственной нотариальной конторе, и занимающийся частной практикой — имеет личную печать с изображением Государственного герба Российской Федерации[3], указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы. Нередко в нотариальной практике при изготовлении документов используются штампы удостоверительных надписей.
В нотариальном округе «Санкт-Петербург», например, с 1 июля 1997 г. в порядке эксперимента, согласованного с Министерством юстиции Российской Федерации, на основании приказа начальника управления юстиции Санкт-Петербурга от 18 июня 1997 г. № 263 и по согласованию с нотариальной палатой Санкт-Петербурга введены бланки установленного образца, имеющие учетную серию и номер, выполненные с применением полиграфических степеней защиты, для нотариального оформления:
— сделок с недвижимостью;
— доверенностей на распоряжение имуществом;
— свидетельств о праве на наследство (по закону и по завещанию);
— свидетельств о праве собственности на долю в общем имуществе супругов.
При изготовлении таких бланков для нотариальных документов применяются следующие степени защиты:
— бумага большой плотности, имеет хаотично расположенные волокна и вкрапления красного цвета;
бланк выполнен на гербовой бумаге с водяными знаками. Рисунок по сетке в центре бланка в виде Российского и герб России в верхней части документа;
— по краям документа находятся гильоширные элементы в виде розеточек;
— в нижней части бланка сделан микротекст «Россия»;
— необычные рисунки на сеточке, которые переходят один в другой, выполнены реактивными красками, реагирующими на химическое воздействие;