У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку повинно бути забезпечене формування на вимогу учасників судового процесу інформаційних запитів відповідно до алфавітних покажчиків.
Цивільні справи, позовні заяви, скарги окремого провадження, заяви, що виникають з адміністративно-правових відносин, та інші заяви, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах, а також в алфавітному покажчику цивільних справ (додаток 10).
Цивільна справа, позовна заява, скарга окремого провадження, заява, що виникає з адміністративно-правових відносин, реєструються в день надходження до суду в обліково-статистичній картці на цивільну справу, позовну заяву, заяву, скаргу (додаток 11) та алфавітному покажчику цивільних справ. В алфавітному покажчику цивільних справ облік ведеться за кожним відповідачем і позивачем. У разі об'єднання зустрічних позовів уносяться записи до відповідних обліково-статистичних карток.
Для полегшення розшуку справ у суді в алфавітному покажчику цивільних справ облік у справах окремого провадження та в справах, що виникають з адміністративно-правових відносин, ведеться як за скаржником, заявником, так і за юридичними та фізичними особами, стосовно яких розглядаються справи (наприклад, про визнання громадянина безвісно відсутнім облік додатково ведеться і за прізвищем цієї особи; про визнання громадянина недієздатним - і за прізвищем цього громадянина; про оскарження рішень виборчих комісій - і за найменуванням виборчої комісії тощо).
Номер судової справи та інших матеріалів, розгляд яких передбачається процесуальним законодавством, складається з відповідного індексу, порядкового номера обліково-статистичної картки на судову справу чи реєстраційного журналу із зазначенням через дріб двох останніх цифр поточного року. Номер проставляється на обгортці судової справи або матеріалу. Наприклад: кримінальна справа - № 1 - 30/05; цивільна справа - № 2 - 20/05; справа про адміністративне правопорушення - № 3 - 26/05; матеріали за поданням про умовно-дострокове звільнення від відбування покарання - № 5 - 15/05 тощо.
Номер судової справи (матеріалу) зазначається у відповідному алфавітному покажчику.
Усе листування, що стосується окремих судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за номером судової справи (матеріалу).
Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи, що не розглянуті по суті, перереєстровуються у хронологічному порядку їх надходження в суд із зазначенням на них нового порядкового номера.
Переоформлені обліково-статистичні картки переставляються в картотеку наступного року. Після перенесення карток на всі нерозглянуті справи минулого року продовжується порядкова реєстрація справ і матеріалів, що надходять.
У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, у яких ставиться номер за картотекою минулого року, робиться напис про перенесення обліково-статистичної картки в картотеку наступного року із зазначенням нового номера.
Перереєстрація нерозглянутих справ і матеріалів, які обліковуються в реєстраційних журналах (справи за заявами про вжиття запобіжних заходів до пред'явлення позову в цивільних справах, за поданнями і клопотаннями в порядку виконання судових рішень у цивільних справах), полягає в перепису в хронологічному порядку в реєстраційний журнал наступного календарного року всіх нерозглянутих справ і матеріалів з новими порядковими номерами. При цьому в реєстраційний журнал попереднього року вноситься запис про новий номер перереєстрованої справи, матеріалу, що були нерозглянуті за станом на кінець року.
Судові справи (матеріали), що надійшли з апеляційної чи касаційної інстанцій на повторний судовий розгляд після скасування судового рішення, а також кримінальні справи, що надійшли повторно від прокуратури, реєструються як такі, що надійшли вперше. Кожній з них присвоюється новий реєстраційний номер і заповнюється нова обліково-статистична картка на судову справу (матеріал), у відповідному алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалу).
У разі роз'єднання позовів у цивільній справі в самостійні провадження нова судова справа реєструється як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (постанови, ухвали) суду. Їй присвоюється новий номер у порядку черговості відповідної обліково-статистичної картки. В алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалу). У новій судовій справі підшиваються оригінали або завірені суддею копії процесуальних документів, що мають значення для цієї справи.
У разі об'єднання судових справ в одну їй присвоюється номер однієї з об'єднаних справ відповідно до постанови (ухвали) суду, уносяться необхідні додаткові записи в обліково-статистичну картку (реєстраційний журнал) під номером об'єднаної справи та відмітки про об'єднання справ із зазначенням номера нової судової справи в решті обліково-статистичних карток на об'єднані справи та відповідному алфавітному покажчику.
Після реєстрації всі справи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства, передаються суддям у визначеному головою суду порядку. Передання справ і матеріалів судді здійснюється під підпис у контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді (додаток 20). Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у міру передання справ і матеріалів; розподіл їх за формами судочинства, категоріями справ тощо забороняється.
Після закінчення календарного року всі нерозглянуті судові справи і матеріали перереєстровуються у новому журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді, наступного року за новими номерами, про що вносяться записи у відповідні графи журналу минулого року.
6. Оформлення судових справ відбувається шляхом їх підшивання в спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом. На обкладинці судової справи вказуються: найменування суду; найменування та номер справи відповідно до обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у визначеному для цього місці посередині обкладинки); якщо томів справи більше одного, - номер тому справи та загальна кількість томів; у кримінальній справі, справі про адміністративне правопорушення - прізвище, ім'я, по батькові кожної з осіб, щодо якої надійшла справа, та норма закону відповідно до обвинувального висновку, протоколу про адміністративне правопорушення; у цивільній справі - прізвище, ім'я, по батькові чи найменування сторін (заявника, скаржника), суть вимог позивача (заявника, скаржника); у разі пред'явлення зустрічного позову в цивільній справі - зазначення про це та суть вимог за зустрічним позовом; у справі іншої категорії - прізвище, ім'я, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи; дата надходження справи в суд.
Лівий верхній кут обкладинки справи повинен залишатися вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.
Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.
Усі документи та конверти, підшиті в судовій справі, нумеруються шляхом проставлення у верхньому правому куті першої сторінки кожного аркуша документа (верхньому правому куті конверта) м'яким графічним олівцем чергового номера аркуша в порядку розміщення документів у справі.
У кожній судовій справі складається опис документів у справі (додаток 22). У справі, що надійшла до суду, опис документів продовжується. Опис документів може бути здійснено чи розпочато на другій сторінці обкладинки справи. До опису документів під номерами в порядку зростання вноситься інформація про кожний документ (конверт), підшитий у справі, у порядку їх розміщення. Обов'язково зазначається, оригінал чи копію документа підшито, порядкові номери аркушів, присвоєні відповідному документові (конвертові). Опис підписується працівником апарату суду, який оформляє справу, із зазначенням біля підпису свого прізвища.
У процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватись у хронологічному порядку надходження документів до суду.
Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250. Кожен том справи оформляється окремо, має власну нумерацію аркушів і власний опис.
Усі матеріали підшиваються до справи нитками через п'ять (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату) проколювання голкою. Уклеювання документів до справи, прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці першому цього пункту, категорично забороняється.
При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та точне місцезнаходження документа або судової справи, матеріалів.
7. Позовна заява передається судді в порядку черговості. Це новелла процесуального законодавства, і покликана вона виконувати дві функції: по-перше, забезпечити рівномірний розподіл справ між суддям одного суду, а по-друге, обмежити можливість маніпуляцій із передачею справи тому чи іншому судді на замовлення позивача.