Однією з важливих ділянок науково-дослідної та методичної роботи є підготовка і проведення науково-теоретичних конференцій, семінарів, читань, "круглих столів". Позитивне значення таких форм роботи полягає у тому, що вони сприяють підвищенню фахового рівня архівних працівників, дають їм можливість глибше опанувати методами наукових досліджень, отримати цінну інформацію з конкретних питань, налагодити корисні наукові контакти.
Залежно від концепції та якісного складу учасників, конференції бувають міжнародними, всеукраїнськими, міжгалузевими, міськими і у межах одного архіву. Запорукою успіху наукової конференції є детально розроблена програма і тематика виступів, своєчасне інформування зацікавлених організацій, установ та окремих науковців про її проведення. Заявка про участь (з відомостями про автора), тексти доповідей, повідомлень, виступів надсилаються заздалегідь до оргкомітету конференції. На підставі отриманих документів оргкомітет формує програму й по можливості забезпечує широке ознайомлення (через видання збірників матеріалів чи електронні публікації) з текстами виступів з метою їх ефективного обговорення під час роботи конференції.
Ефективною формою широкого залучення співробітників архівних установ до науково-дослідної і методичної роботи, активного обміну думками і новою інформацією є науково-методичні семінари. До роботи семінару, як правило, залучають усіх спеціалістів архівів. Кожний учасник розробляє тему чи питання, пов'язане з профілем його роботи. На засіданнях семінару, куди можуть бути запрошені співробітники інших установ або вищих навчальних закладів, заслуховують повідомлення про нові дослідження і методичні розробки, обговорюють актуальні проблеми архівної галузі.
3. Роль архівознавчої періодики у науково-методичній роботі
Важливу роль у поширенні наукових ідей в царині архівної справи, вирішенні питань організації та методики роботи архівних установ, узагальнення й поширення набутого досвіду відігравала архівна періодика. Перший спеціальний архівний часопис в Україні - науковий (згодом - науково-популярний) журнал "Архівна справа" - було засновано 1925 року. До 1930 року він висвітлював питання теорії і практики архівного будівництва в Україні, друкував статті архівознавчого характеру, відомості З історії архівних установ в Україні та за кордоном, огляди документів центральних і місцевих архівів, рецензії на архівознавчу літературу. Одночасно робилися спроби видавати довідково-інформаційні бюлетені з питань поточного архівного будівництва на місцях: "Червоний архівіст" (Київський губарх, 1924), "Архівний робітник" (Луганський окрарх, 1926-1927). На початку 1930-х років періодичні видання Укрцентрархіву (часопис "Радянський архів" у 1931-1932 рр. замінив "Архівну справу") було реорганізовано і злито в єдиний орган наукової публікації документів та теорії й практики архівного будівництва - "Архів Радянської України" (1932-1933). Після тривалої перерви з виходом у 1947 р. першого числа "Науково-інформаційного бюлетеня АУ УРСР" (з 1965 р. - науково-інформаційний бюлетень "Архіви України", з 1991 р. - науково-практичний журнал) архівну періодику відновлено. На початку 1970-х років Донецький облвиконком організував видання тематичного архівознавчого бюлетеня (1971-1973), присвяченого науковим та методичним питанням у галузі архівної справи. У 1980-х роках аналогічний інформаційно-методичний бюлетень започаткував архівний відділ Кримського облвиконкому, що сприяло розв'язанню низки науково-методичних проблем. У другій половині 1990-років поряд з єдиним галузевим науково-практичним журналом "Архіви України" було засновано (з 1996 р.) науковий щорічник УНДІАСД - "Студії з архівної справи та документознавства", основним завданням якого є висвітлення здобутків української архівної науки і практики.
Загалом науково-дослідна та методична робота має важливіше значення в діяльності усіх установ архівної галузі. Науково-теоретичні та науково-методичні розробки закладають надійний фундамент реформування архівної системи, впровадження новітніх технологій і методик в архівну справу, узагальнення і використання вітчизняного й зарубіжного досвіду.
Лекція № 16
Тема: Основні напрями і форми використання архівної інформації
План
1.Групи споживачів архівної інформації та їх потреби.
2. Основні напрями використання архівної інформації.
3. Форми використання архівної інформації.
4. Поняття про архівну евристику.
5. Архівний маркетинг та його сутність.
Ключові поняття: архівна евристика, архівний маркетинг, форми використання архівної інформації, сфери використання архівної інформації, бар’єри не інформованості.
1.Групи споживачів архівної інформації та їх потреби
До напрямів діяльності державних архівів належить створення умов для всебічного використання відомостей, що містяться в документах НАФ. Прийняття Верховною Радою в другій половині 1990-х років законів України "Про інформацію", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про державну таємницю", "Про охорону авторських і суміжних прав", "Про Національну програму інформатизації", Конституції України створило міцне підґрунтя для впровадження нових інформаційних відносин, у тому числі в галузі архівної справи. Фактично відбулася своєрідна революція - ліквідація обмежень, встановлених з політичних та ідеологічних міркувань, створення можливості вільного доступу громадян до ретроспективної інформації, яку зберігають державні архіви.
Першим проявом демократизації архівної справи в Україні, наближення її до світових стандартів доступу і використання інформаційних ресурсів стало масове розсекречування архівних документів.
На початку XXI ст. змінилася проблематика використання НАФ, що виявилося в дослідженні раніше заборонених або "не перспективних", "не актуальних" тем. Зріс інтерес до документів і фондів, які раніше належали до категорії утильних: банків, приватних підприємств, страхових компаній, нотаріатів, приватних повірених, що діяли до 1917-1920 рр. Поряд з розширенням тематики звернень за архівною інформацією значних змін зазнала "географія" запитів. Так, залучення архівної інформації вимагали міждержавні угоди з Молдовою, Росією, Румунією, особливо з питань делімітації державного кордону.
Підвищення інтересу до архівної інформації ініціювали й самі архіви, оприлюднюючи раніше закриті відомості на документальних виставках, радіо і телебаченні, газетних шпальтах, у мережі Інтернет. Активніше включення до процесу поширення ретроспективної документної інформації серед членів суспільства стимулював XIV Міжнародний конгрес архівів у Севільї (2000), який констатував необхідність рівних прав і можливостей "у користування документальною спадщиною" всіх громадян.
Все це вимагало від архівістів пильної уваги до потреб використання архівної інформації як працівниками архівів, так і науковцями, зацікавленими особами та пересічними громадянами, що спонукає до пошуків ініціативних форм використання документної інформації, наполегливості у доведенні до споживачів відомостей про потрібні їм архівні документи.
У процесі забезпечення суспільства ретроспективною документною інформацією виділяють три етапи .Суть першого - організації користування документами - по лягає у тому, що архівісти, використовуючи різні форми роботи, надають користувачам певні архівні документи. На другому етапі здійснюється користування документами - їх перегляд, читання, прослуховування. При цьому у ролі користувачів можуть бути як зовнішні споживачі, так і самі архівісти. Під час першого і особливо другого етапів користування відбувається творчий процес отримання з архівних документів потрібної користувачеві інформації. У такому випадку використання НАФ переходить у третій етап - власне використання архівної інформації, коли споживач у потрібній йому формі реалізує отриману з архівних документів інформацію.
Для правильної організації цього процесу працівники архівів мають постійно вивчати потреби в архівній інформації, орієнтуватися в її джерелах.
Джерела ретроспективній інформації поділяються на чотири групи:
• документи про характер потреб в архівній інформації, які є в архіві: матеріали архівного обліку та статистики, різні запити;
• нормативні документи: закони України, укази Президента, постанови Верховної Ради, акти уряду, міждержавні угоди, інші офіційні матеріали, для підготовки яких необхідне залучення архівної інформації;
• історичні та джерелознавчі праці, матеріали наукових дискусій та "круглих столів", що ставлять невивчені проблеми і висвітлюють малодосліджені періоди історії, а також поточні та перспективні плани наукової роботи науково-дослідних інститутів, вузів тощо.