Лекція № 15
Тема: Методична робота архівів
План
1.Методична робота в архівних установах, її зміст та завдання.
2. Форми методичної роботи в архівних установах.
3. Роль архівознавчої періодики у науково-методичній роботі.
Ключові поняття: методична робота архівів, регіональні науково-методичні архівні центри, схеми класифікації документної інформації, методичні посібники, методичні рекомендації, методичні листи,експериментальне та практичне впровадження методичних розробок.
1. Методична робота в архівних установах, її зміст та завдання
На основі результатів наукових досліджень, вивчення і узагальнення практичного досвіду діяльності архіви проводять методичну роботу, спрямовану на створення і впровадження найдоцільніших прийомів і методів конкретних робіт. Методична робота архівів полягає у розробленні й удосконалюванні архівних технологій та впровадження у практику результатів наукових досліджень.
Основними формами методичної роботи є розроблення актуальних питань методики архівної справи, підготовка на цій основі методичних посібників; впровадження розроблених документів у практичну діяльність архівних установ; обговорення і вирішення методичних питань, що виникли під час роботи, на засіданнях науково-дорадчих органів, методичних нарадах; вивчення і узагальнення набутого досвіду роботи у галузі архівної справи та документознавства, його поширення шляхом публікації оглядів та статей на сторінках архівознавчих періодичних видань, підготовки доповідей та повідомлень на конференціях, нарадах, семінарах; надання методичної допомоги працівникам архівних установ, діловодних служб інших організацій, відомчих архівів. До методичної роботи належить і складання номенклатур справ і схем систематизації, історичних довідок про фонди та огляди робіт, підготовку повідомлень щодо методичних питань, складу документів для співробітників архівних установ. Методичне керівництво роботою у архівах здійснюють директори архівів, їх заступники, завідувачі відділів, методисти, інформатори.
Важливу роль у розробленні актуальних науково-методичних проблем та в практичному удосконаленні методів архівних робіт відіграють центральні державні архіви, де зосереджено не тільки найцінніші комплекси документів загальнодержавного значення, а й сконцентровано висококваліфіковані наукові кадри. Центральні держархіви є науково-методичними центрами в галузі архівної справи, тобто установами, які ведуть науково-дослідну і методичну роботу з профільних питань. їх завдання полягають у координації наукових досліджень їх компетенції, підготовці збірників документів і довідників про склад і зміст профільних архіву документів, організації методичної і консультативної допомоги установам з питань архівної справи, участь у підготовці та впровадженні нормативних і методичних документів галузевого значення, проведення методичних нарад, семінарів.
Державні архіви Автономної Республіки Крим та областей України є регіональними науково-методичними центрами. Вони надають методичну і консультативну допомогу міським та районним архівам, установам, організаціям, навчальним закладам з питань архівної справи. На базі регіональних науково-методичних центрів проводяться курси для завідувачів архівними відділами райдержадміністрацій, держміськархівів (Держархів Кіровоградської області), укладаються методичні посібники для працівників державних і відомчих архівів області (Держархів Чернівецької обл.), розробляються інструкції щодо комплектування архівних відділів райвиконкомів, міських архівів документами особового походження та наукового описання цих документів (Держархів Хмельницької обл.). Держархіви областей України співпрацюють з середніми та вищими навчальними закладами (Держархіви Закарпатської, Одеської, Тернопільської, Хмельницької обл., Автономної Республіки Крим, м. Києва та ін.).
2. Форми методичної роботи в архівних установах
Найпоширенішою формою методичної роботи є підготовка різних типів прикладних методичних посібників, які створюють державні архіви на основі нормативних і методичних документів Держкомархіву, наукових розробок УНДІАСД та інших архівних установ за окремими напрямами і видами робіт. У цих виданнях конкретизуються загальні методичні положення і визначаються особливості роботи відповідно до специфіки профільних для архіву документів з урахуванням наявного досвіду роботи.
Видами методичних посібників є методичні рекомендації, пам'ятки, інструкції, методичні листи, номенклатури справ для установ і закладів, схеми систематизації документів фондів, історичні довідки до фондів, огляди окремих ділянок роботи з метою обміну досвідом тощо. Спільна риса всіх видів методичних посібників - їх практична спрямованість. Методичні рекомендації укладають для галузевого (внутрішнього) і позагалузевого (зовнішнього) використання. Вони репрезентують ефективні форми організації праці та нові технології, що ґрунтуються на результатах наукових досліджень і вивченні досвіду роботи архівних та інших установ. Методичні рекомендації для співробітників діловодної та архівної служб міністерств і відомств України готують архівні установи на основі відповідних нормативно-методичних документів, аналізу і узагальнення практичної діяльності, обґрунтовують нові підходи до організації і методики проведення окремих видів робіт, і виконання технологічних процесів. Пам'ятка як методичний посібник має вужче прикладне значення. Вона призначена для детального опису окремих операцій і прийомів праці й може бути як самостійним документом, так і додатком до іншого нормативно-методичного документу. Інструкція регламентує порядок виконання роботи, подає зміст окремих процесів і послідовність виконання дій. Робочі інструкції визначають організацію і методику роботи щодо конкретного завдання: підготовки збірника до видання, підготовки виставки, опрацювання фонду. Як правило, інструкція включає такі розділи: мета і завдання роботи, склад матеріалів, за якими вона проводиться, організація роботи (у тому числі і послідовність проведення), методичні вказівки для виконання кожного виду робіт. Додатками до інструкції можуть бути розрахункова частина, довідки, схеми, таблиці. Схема класифікації документної інформації є методичним посібником для систематизації документної інформації в систематичних каталогах у вигляді переліку класифікаційних ділень, розташованих у логічній послідовності, що має задовольняти вимоги науковості, історизму, повноти архівного фонду, завершеності справ, групування документів від загального до часткового. Методичні листи розробляють з конкретних питань з метою пояснення необхідності проведення певного виду роботи. Номенклатура справ становить собою затверджений у встановленому порядку систематизований і проіндексований список назв справ, що заводяться у діловодстві установи або її структурного підрозділу. Історична довідка до фонду містить відомості з історії (біографії) фондоутворювача, його документального та архівного фондів, коротку характеристику складу і змісту документів архівного фонду та довідкового апарату до нього.
Необхідна вимога до всіх методичних посібників - чіткість формулювань, використання загальновживаної термінології, відсутність повторів і загальних суджень. Обов'язковими реквізитами і структурними компонентами методичного посібника є назва, анотація, загальні положення (вступ), основні розділи, список використаних джерел і літератури; у разі необхідності -додатки. Назва має бути інформативною і повністю відбивати зміст посібника, підзаголовок - вказувати на його вид. У анотації стисло передають зміст, формулюють мету, вказують на цінність посібника, подають рекомендації щодо його застосування. Вступ коротко висвітлює досвід роботи з цього питання, аналіз нормативно-методичних документів і літератури з даної проблеми, тут обґрунтовується запропонована методика роботи, мета і завдання посібника. Важливе також чітке визначення цілей, основних завдань і методів робіт, що дають максимальний ефект з мінімальними затратами, послідовність їх проведення, склад виконавців.
Підготовка методичних посібників включає такі етапи: розроблення плану, підготовка проекту, рецензування і обговорення на засіданні науково-дорадчого органу, доопрацювання проекту з урахуванням зауважень і пропозицій, остаточне оформлення проекту і затвердження посібника керівництвом архівної установи. Проекти підготовлених методичних посібників обговорюють на засіданнях методичних комісій або на методичних нарадах. Така форма методичної роботи поширена в державних архівних установах. На методичних нарадах, практичних заняттях з підвищення кваліфікації роз'яснюють основні положення впроваджуваних методик, визначають сфери їх застосування і можливості використання, організаційні заходи. Аналогічні семінари, наради і консультації проводять також для співробітників відомств.
Проекти нормативно-правових актів та актів нормативного порядку, що підлягають державній реєстрації; наукових звітів, правил, концепцій, положень, методичних рекомендацій та інших методичних документів загальногалузевого та міжгалузевого значення обговорюються на засіданнях Методичної комісії Держкомархіву, що є дорадчим органом для розгляду методичних документів з архівної справи, діловодства та інших питань діяльності архівних установ й рекомендує розглянуті документи до впровадження.
Впровадження нормативних документів та методичних розробок відбувається згідно зі спеціальним планом. Впровадження нових методичних розробок шляхом консультації співробітників та надання їм допомоги безпосередньо на робочих місцях є ще однією формою методичної роботи. Його підрозділяють на експериментальне і практичне. Експериментальне (дослідне) впровадження є початковою стадією, яка забезпечує підтвердження основних положень розроблюваної теми ще до її завершення. Експериментальне впровадження передбачається в планах робіт як один з етапів розроблення теми. Практичним впровадженням є затвердження видання (тиражування) та введення в дію нормативних документів і методичних розробок або використання положень і висновків теоретичних та прикладних досліджень у науково-дослідній, методичній, практичній діяльності архівів. Нормативні документи і методичні посібники вважаються впровадженими, якщо у відповідності з ними проводиться практична робота.