Спільною рисою діяльності усіх архівних служб світу є інтенсивні спроби створення національних електронних каталогів архівних інформаційних ресурсів, майже усіх без винятку на рівні архівного фонду (за зарубіжною термінологією - колекції, чи групи документів).
Другою загальною рисою процесу розвитку світової архівної практики і наступним логічним кроком є надання он-лайнового доступу до електронних каталогів через Інтернет.
Стратегічний напрямок актуалізації архівних інформаційних ресурсів склали публікації в Інтернет електронних версій традиційних архівних довідників - описів, інвентарів, індексів (переважно у вигляді баз даних, подекуди - у текстовому режимі).
Не менш важливий напрямок представлення інформації про архівні ресурси - створення банку цифрових копій давніх документів, що характерно практично для усіх країн світу.
3. Пріоритетні завдання та етапи інформатизації архівної справи в Україні
На початку 1990-х років Україна мала певний досвід створення архівних інформаційних ресурсів різних рівнів. Загальносистемний централізований рівень передбачав створення АІПС українського Фондового каталогу на базі ЦФК. Перші кроки на шляху його створення були зроблені 1989 р., коли Го-ловархів України видав наказ «Про створення автоматизованої інформаційної системи (АІС) в Головархіві України». Рішення базувалося на досвіді створення загальносоюзної АІПС. Спочатку АІПС "Фондовий каталог" було створено на персональних ЕОМ типу ІВМ РС 486 з застосуванням пакету прикладних програм. За досвідом попередників, система передбачала створення бази даних на всі фонди, які зберігаються в архівних установах України на базі облікової інформації фондового каталогу. Вона створювалася традиційними технологіями протягом 50 років і сконцентрувала інформацію про понад 200 тис. архівних фондів, які зберігалися в системі Головархіву України. База даних ЦФК зберегла всі реквізити традиційної картки фонду, тому виконувала функції державного обліку, містила переважно службову інформацію й дозволяла вести пошук інформації по кожному архіву, номеру, категорії, типу фондів, предметно-тематичній ознаці, географічній назві та прізвищу. Отже, система передбачала й елементи науково-пошукових функцій. Вони визначили типи даних та інформаційних систем.
Перший тип - обліковий, викликаний функцією управління інформацією та обліком, заснований на створенні баз даних, коли в основу опису покладено зведені облікові документи фондового рівня (паспорт, аркуш фонду). Науковий пошук є додатковою функцією. Цей підхід, наприклад, був реалізований у ЦДАМЛМ України. Головною особливістю архіву-музею є те, що більшу частину документів становлять фонди особового походження діячів літератури і мистецтва, а також інформація про фонди творчих спілок, установ і організацій профілю комплектування, яка охоплює одну предметну галузь і тип фондів. Така база даних розрахована на тривале використання і є перспективною щодо включення її ресурсів до зведених БД державного рівня.
Другий тип - тематичний, пов'язаний з необхідністю оперативного використання актуальної інформації подокументного рівня за предметно-тематичною ознакою. В цьому випадку формуються тематичні бази даних інформації на базі міжфондового або фондового подокументного предметно-тематичного пошуку. Предмет визначається актуальністю тематики та орієнтуванням на певні категорії користувачів і враховує нагальні суспільні потреби. Проблема виникає, як правило, під впливом рішень владних структур, виконання яких потребує використання архівної інформації, або для вирішення внутрішніх питань довідкового апарату архіву.
В Україні такий процес визначився в кінці XX ст. і був обмежений галуззю соціально-правових запитів. Прикладом є бази даних, розроблені під впливом ситуації з метою встановлення соціальних та пенсійних пільг, компенсацій тощо: на репресованих (ЦДАГО України) та осіб, вивезених під час Другої світової війни до Німеччини (Держархіви Волинської, Київської, Харківської, Донецької областей). Створення баз даних тематичної інформації надто трудомістке й потребує спеціального методичного забезпечення.
Третій тип - обліково-пошуковий, пов'язаний з поєднанням функції обліку та пошуку на подокументному рівні. Він характеризується послідовним описом і реєстрацією власне окремих видів документів за принципом архівного облікового документа - архівного опису. Цікавий досвід поєднання подокументного обліку та видового опису фотодокументів як окремого різновиду документів має ЦДКФФА імені Г. Пшеничного.
Четвертий тип - пошуково-видавничий, коли база даних створюється для тривалих видавничих проектів внутрішньоархівних довідників, путівників. Це дозволяє публікувати довідники за певною структурою будь-якої інформації з баз даних, а в міру нарощування та модифікації інформації видавати чергове видання, доповнене та виправлене. Воно маже мати електронну форму і публікуватися як традиційним способом так і на компакт-дисках.
Окремий напрям в інформатизації архівної справи становить "Національна архівна інформаційна система "Архівна та рукописна україніка", розробка якої почалася 1992 р. з метою створення єдиної інформаційної системи, що поєднала б облікові та науково-пошукові функції рівня фонду на всі архівні фонди, що зберігають документи українського походження (або про Україну) в архівосховищах світу. Об'єктом комп'ютеризації став опис групового рівня - пофондовий та за систематизованою групою документів, яка заслуговує на виокремлення як єдине ціле. Система орієнтована на кумуляцію інформації про архівні фонди та окремі групи документів, що за змістом поєднані поняттям "україніка" не лише в рамках державної системи України, а й поза її межами. Характерною особливістю системи є те, що вона розкриває зміст, склад та походження фонду детальніше, ніж у ЦФК.
Отже, в Україні апробовано різні об'єкти комп'ютеризації, проводилася міжфондова, пофондова, подокументна, предметно-тематична каталогізації груп документів, а також створення національних, центральних та локальних баз даних. Проте ці процеси розвивалися значною мірою стихійно. Практика показала, що дальший ефективний розвиток системи без узгодженої координованої політики інформатизації неможливий.
Кінець 1980-х і початок 1990-х років виявився революційним не лише в суспільно-політичній галузі, він відкрив двері для ринку західної електронної техніки і технологій, значно вищих за рівнем розвитку.
Реальні кроки до формування централізованої інформаційної системи пов'язані зі створенням 1994 р. галузевого науково-дослідного інституту. Відділ автоматизованих інформаційно-пошукових систем УНДІАСД впродовж 1996-1998 рр. розробив концептуальні положення комп'ютеризації архівної справи та організував широке обговорення на спеціальних нарадах основних підходів до інформатизації архівної справи в Україні.
Об'єктом комп'ютеризації було обрано окремі організаційно-управлінськї та технологічні процеси (комплектування, облік, зберігання, використання) і довідковий апарат (описи, покажчики, каталоги).
Комп'ютеризація організаційно-управлінських функцій Держкомархіву здійснювалася за такими напрямами: а) централізоване управління архівною справою (відповідно до матеріального, фінансового, кадрового стану та структури системи) і створення локальних баз даних, не пов'язаних з інформаційними ресурсами архівної галузі; б) централізоване управління архівними інформаційними ресурсами через комп'ютеризацію основних функцій Держкомархіву в галузі централізованого обліку ресурсів архівів та їх використання, а також створення Державного реєстру національного культурного надбання.
Комп'ютеризація довідкового апарату архіву є другим організаційно-обліковим і найскладнішим завданням. Вона охоплює процеси створення довідкового апарату про склад та зміст фондів НАФ та організацію науково-публікаційної і науково-інформаційної діяльності архіву, яка базується на інших методичних і технологічних засадах.
Найдоцільнішою на першому етапі є комп'ютеризація процесів комплектування та централізованого обліку на рівні Держкомархіву і окремого архіву - облікова інформація рівня установ-джерел комплектування та рівня архівного фонду. Цей напрям реалізується в процесі створення інформаційної системи "Центральний фондовий каталог" та формуванням баз даних "Джерела комплектування".
В 1999-2001 р. питання координації інформатизації та уніфікації дескриптивних методик покладалися на Державний комітет архівів Украіни, який розробив Програму створення галузевої інформаційної системи. Реалізація програми розпочалася з заснування Центру інформаційних технологій Держкомархіву, встановлення виділеного каналу доступу до мережі Інтернет, побудови першого сегменту локальної мережі, введення в експлуатацію серверів Держкомархіву. Одночасно було розроблено веб-сайт Держкомархіву, що сконцентрувала комплексні ресурси, які висвітлюють основні напрями діяльності архівної
галузі, хроніку подій, основні видання, а також різні інформаційні ресурси принципами загальносистемного централізованого рівня.
Таким чином, на початок XXI ст. вихідним положенням концепції комп'ютеризації галузі стало створення можливостей доступу до інформації і представлення архівних ресурсів галузі в Інтернеті на декількох рівнях.
Інституційний рівень представлено електронним довідником "Архівні установи в Україні", що складає головне інформаційне ядро офіційного веб-сайту Держкомархіву і налічує 56 об'єктів (центральних і регіональних державних архівів, галузевих архівів, архівних установ Національної академії наук України, наукових бібліотек і музеїв). Електронний довідник має постійний бібліографічний супровід.