Процес інформатизації складається з:
• розроблення взаємопов'язаних інформаційних технологій комплектування, експертизи документів, їх описування й обліку, каталогізації та використання документної інформації, створення страхового фонду копій;
• формування електронних архівних інформаційних ресурсів, створення локальних баз даних (БД) в архівних установах та централізованих БД галузі, створення єдиної національної архівної інформаційної системи (НАІС);
• формування архівних веб-ресурсів, включення їх у міжнародний інформаційний простір через систему Інтернет, використання архівних інформаційних ресурсів різних країн, міжнародних товариств та організацій.
Інформатизація спрямована на розширення інтелектуального доступу до архівної інформації, отримання необхідної інформації без фізичного контакту з документами завдяки формуванню баз електронних копій документів, забезпечення збереженості архівної інформації та захист національних інтересів в архівній справі через створення страхового фонду документів НАФ.
Перехід від паперових до електронних технологій вимагає від архівістів пристосування традиційних методик архівної справи до нових вимог. Важливе значення при цьому має набуває чіткість структури опису документів, справ, фондів, встановлення взаємозв'язку різних технологічних процесів у єдиний цикл на рівні обліку та довідкового апарату тощо.
Головні завдання інформатизації в архівній справі полягають в:
• оптимізації традиційних технологій справи - експертизи, комплектування, описування та обліку фондів, каталогізації;
• удосконаленні системи управління архівною справою - підвищенні ефективності матеріально-технічного, фінансового і кадрового забезпечення та управління інформаційними документальними ресурсами архівної системи;
• забезпеченні широкого доступу до документної інформації через створення системи електронних архівних довідників, взаємопов'язаних електронних каталогів, комп'ютерних баз даних та інформаційних систем, що дозволять сформувати інтегровані дані архівної документної інформації про склад і зміст архівних фондів;
• вирішенні проблеми забезпечення збереженості фондів та зберігання інформації з використанням комп'ютерних технологій, страхового копіювання, формування повнотекстових баз даних, публікації документів, організації ринку інформаційних продуктів і послуг, що надаються без безпосереднього доступу до архівних документів тощо.
Інформатизація архівної справи в науково-методичному плані поєднує і взаємоузгоджує увесь цикл документотворення, документозберігання та використання документної інформації, й базується на поєднанні методик архівознавства, археографії, документознавства. Процес інформатизації архівної справи має три взаємопов'язані складові:
• науково-архівознавчу - визначення об'єктів комп'ютеризації технологічних процесів архівної справи на етапах комплектування, обліку, використання, зберігання документів, розроблення методичних засад каталогізації та методики архівного описування для комп'ютеризованих систем, створення уніфікованої та стандартизованої терміносистеми тощо;
• інформаційно-технологічну - вибір оптимального програмного забезпечення та його раціональне пристосування до специфіки різних об'єктів комп'ютеризації, побудова інформаційних систем і мережі відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою, а також постійна підтримка функціонування систем, захист інформації, оновлення обладнання та модифікації програмних рішень тощо;
• науково-організаційну та управлінську - організація роботи та реалізація концепції інформатизації архівної справи, вдосконалення системи управління архівною справою, прийняття оптимальних фінансово-економічних та організаційних рішень для різних об'єктів комп'ютеризації.
2. Світовий досвід інформатизації архівної справи
Інформатизація в західних країнах починалася з автоматизації всього циклу архівних процесів з метою їх інтеграції. Це дозволило сформувати електронні архівні ресурси найрізноманітнішого характеру і надати широкий доступ до інформації у світових мережах.
З перших кроків фахівці зіткнулися з обмеженими можливостями комп'ютерної техніки для автоматизації довідкового апарату, зокрема на ретроспективні фонди. В 1960-х роках у інформаційно розвинутих країн було прийнято принцип спрощення та жорсткої уніфікації опису документної інформації. При цьому особливості різного типу і виду документів часто втрачалися. У західних країнах у 1960-1980-х роках бурхливо розвивалися подокументні бази даних діяльності установ і відомств, комерційні бази даних. У той час було практично повністю автоматизовано основні технологічні процеси архівів на основі численних програмних продуктів, десятки з яких створювалися за рік. Ці роботи здійснювалися без координації на державному рівні, стимулюючи розвиток комп'ютерних технологій, створення нових програм для обміну інформацією, конвертування їх з одних систем в інші, розширення можливостей пошуку.
На початку 1980-х років обсяги інформації значно зросли, а управління базами даних ускладнилося. Виникло питання про розроблення уніфікованих систем опису та створення національних систем архівної інформації. Інтенсивне зростання інформації вимагало нових програмно-технологічних рішень.
За основу універсального архівного опису багато країн взяли добре сформований на той час бібліографічний опис, пристосований до завдань архівістики. Найбільшого розвитку цей підхід набув у США, де Бібліотека Конгресу СІЛА та група архівістів Національних архівів США створили в 1980-х роках структуру опису для архівних документів, узгоджену зі спеціальним технологічним форматом зберігання та обміну - АМС МАКС. Це зумовлювалося необхідністю інтеграції документального бібліотечного та архівного масиву в єдину за принципами створення інформаційну систему загальнодержавного типу для обміну інформацією у міжнародних мережах. Такий підхід прийняли майже 20 держав світу (Канада, Великобританія, Іспанія, Австралія, скандинавські та ін.).
Форма АМС МАКС поєднувала адміністративну інформацію про надходження, опрацювання, зберігання, використання, облік, збереженість, страхове копіювання, обмеження доступу та ін., фізичний опис усіх кількісних характеристик документів; опис змісту інформації на основні спеціальної системи заголовків і предметних рубрик тощо. Для пошуку застосовувалися спеціальні предметні рубрики: імена, назви установ, колективів, географічні, адміністративно-територіальні найменування, теми та предмети, заголовки груп матеріалів, жанр архівних документів, їх види і типи. Загалом ця система виконала поставлені перед нею завдання.
У зв'язку з розвитком інформатизації актуалізувалася необхідність розроблення стандарту архівного описування. Від початку 1980-х років над створенням національної системи описування шляхом стандартизації архівного описання рівня колекції та архівного фонду працювали канадські архівісти. Обговорення результатів напруженої праці спеціально створеного комітету на чолі з К. Хавортом експертами з дескриптивних стандартів різних країн на зустрічі в Оттаві у жовтні 1988 р. поклало початок розробленню "Загального міжнародного стандарту архівного описування", схваленого в остаточному варіанті Комітетом з дескриптивних стандартів МРА у вересні 1999 р.
Проникнення інформаційних технологій в архівну справу на теренах СРСР почалося в 1970-х роках, коли комп'ютеризація набула значення державного завдання. Впродовж 1980-х років у деяких центральних радянських архівах почали формуватися автоматизовані масиви актуальної архівної інформації. Але закритість архівів, обмежені можливості радянської техніки та програмних засобів дозволяли вирішувати завдання лише частково. Від архівістів вимагалася додаткова робота з каталогізації фондів для пристосування різної інформації до форматів записів, уніфікації текстів, формулювання заголовків. Це викликало створення трудомісткої технології "згортання інформації" під час каталогізації, формування предметних тезаурусів, жорсткого лінгвістичного забезпечення. Архівні документи через ускладнення їх опрацювання і необхідність використання спеціальних джерелознавчих та археографічних методик не розглядалися як об'єкти інформатизації.
Перші спроби інформатизації показали, що від велетенських планів та надмірних сподівань слід відмовитися, натомість розпочинати автоматизацію з конкретних архівних об'єктів (робочого місця каталогізатора, відповідального за комплектування, облік тощо) або технологічних процесів.
Автоматизована інформаційно-пошукова система (АІПС) мала забезпечити різноцільове використання, видавання даних у різних режимах роботи, підготовку науково-довідкових видань, облік, сумісність з традиційними видами та системою, зв'язок з довідковим апаратом СНТІ. її об'єктом визнавався окремий архівний фонд, а в основу формату (структури) даних було покладено картку фонду, що мала облікове значення і містила його основні інформаційні атрибути.
На рубежі тисячоліть, коли світова цивілізація вступила в нову фазу свого розвитку, інформатизація архівної справи сконцентрувалася на формуванні ресурсів у всесвітній мережі Інтернет і наданні безпосередньої можливості отримання інформації в он-лайновому режимі.
Протягом кількох лише років Інтернет докорінно змінив обличчя архівних служб світу, позначився на діяльності архівних установ. На початок 2002 року в світі пересічно на одного дослідника читального залу припадає 100 - в Інтернеті, на сторінках веб-сайтів національних архівів передових країн реєструються мільйони відвідувачів.