Різний порядок організації застосовується для документів з різними умовами доступу до них. Документи обмеженого доступу організовуються на загальних засадах. Таємні – організовуються в спеціально встановленому порядку.
Важливим етапом організації архівних документів за фондовою системою в межах архіву є визначення фондової належності, тобто віднесення документів до архівного фонду відповідної установи або особи. Відбувається воно на основі вивчення складу, змісту, діловодного оформлення документного масиву.
При фондуванні важливим є визначення хронологічних меж архівного фонду. Для архівного фонду установи хронологічно межі визначають за офіційними датами утворення і ліквідації фондоутворювача. Для особового – за датами народження і смерті фондоутворювача. Для об’єднаного – за датами утворення фондоутворювача, створеного в часі першим та дати ліквідації фондоутворювача, ліквідованого в часі пізніше, ніж інші фондоутворювачі цього фонду( аналогічно для об’єднаного архівного фонду особового походження). Для архівної колекції, сформованої фізичною особою – за датами народження і смерті фондоутворювача. Для архівної колекції, сформованої установою – за крайніми датами періоду формування колекції.
При визначенні хронологічних меж архівного фонду враховують чинники, що впливають на діяльність фондоутворювачів.
Політичні чинники виявляються в зміні конституційних основ держави. Наприклад, розпад СРСР, виникнення незалежних держав і поява в результаті таких процесів нових фондоутворювачів.
До юридичних чинників належать розширення або звуження прав фондоутворювача, зміна його форми власності.
Адміністративні чинники полягають в зміні адміністративно-територіального поділу, реорганізації або ліквідації фондоутворювача.
Визначення хронологічних меж фондів особового походження пов’язане з встановленням дат народження та смерті, але у більшості таких фондів зустрічаються ширші хронологічні межі фонду, ніж крайні дати життя фондоутворювача.
У межах архіву поряд із організацією документів за фондовою системою здійснюється організація документів у спеціальних архівах або спеціалізованих відділах загальних архівних установ за нефондовою системою.Так організуються аудіовізуальні та електронні документи, що створюються як продукція і є результатом цільової виробничої діяльності кінофотостудій, студій звукозапису, комп'ютерних центрів тощо. За цією системою в основу організації кіновідеодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри кіно (документальне, науково-популярне, навчальне, ігрове тощо), форми організації відзнятого матеріалу (фільми, спецвипуски, кіножурнали, окремі сюжети); носії інформації (негативи і позитиви, горюча і негорюча плівка, магнітна відеоплівка). Фотодокументи організуються за жанрами фотографії (хронікальне фото, портрети, пейзажі), формами організації відзнятого матеріалу (окремі фото, фотонариси, фотоальбоми), носіями інформації (негативи і позитиви на склі, фотоплівці, фотопапері). На жанрову належність (хронікальний, мемуарний характер, виконання творів літератури і мистецтва, навчальні, науково-освітні програми тощо), форми організації записаного матеріалу (репортажі, хронікальні записи подій, радіопрограми, виступи, спогади, інтерв'ю тощо), місце запису (студійні, позастудійні, трансляційні); системи запису звукової інформації (механічна, фотооптична, магнітна) та носії інформації (граморигінали, грамплатівки, магнітні стрічки, компакт-диски тощо) спираються при організації фонодокументів. Класифікаційними ознаками для організації електронних документів є тип комп'ютерного обладнання, програмного забезпечення, на основі яких вони були створені; характер змісту та мета використання документної інформації. Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об'єктною, територіальною або тематичною ознаками.
4. Організація документів на рівні архівного фонду
Базовою класифікаційною одиницею організації документів у межах архівного фонду є справа (одиниця зберігання, одиниця обліку). Вона може складатися з одного, частини одного, кількох документів, що мають самостійне значення. Організація документів у межах архівного фонду ґрунтується на схемі систематизації документів - переліку одиниць поділу, розміщених у певній послідовності, і призначена для розміщення документів фонду за цим поділом. Одиницями поділу є відділи, розділи, рубрики і т.д. Складання схеми систематизації вимагає знання історії, структури, компетенції, особливостей діяльності фондоутворювача, його системи діловодства. Воно передбачає охоплення всіх документів архівного фонду Групування проводиться за методом дедукції, тобто від загального до конкретного, за однією і тією самою ознакою, при чому ознаки групування визначають у кожному конкретному випадку залежно від наукової і практичної цілей. Розподіл починають за основною ознакою, притаманною для всього фонду, і закінчують за ознаками, характерними для окремих, найменших груп документів.
Процес групування справ фонду здійснюється з урахуванням таких ознак:
• структурної,що фіксує належністю до структурних підрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли;
• хронологічної,що відображає час появи документів (рік, місяць, число),
• галузевої, функціональної, тематичної,що встановлюють галузеву належність і функції фондоутворювача та тематикою документів;
• номінальної,що відображає належність до конкретного виду одиниць зберігання чи виду документів;
• авторської - для групування справ за авторською належністю (юридична чи фізична особа);
• кореспондентської - для групування справ, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами;
• географічної- для групування справ за окремими адміністративно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).
Крім того, враховують і такі ознаки, як мова документів, формат, оригінальність, носій.
У кожному конкретному випадку визначають головні і другорядні ознаки. До головних найчастіше належать структурна і хронологічна, рідше - галузева, географічна, авторська. Вибір головних ознак зумовлюється особливостями діяльності фондоутворювача, складом і змістом документів, цілями групування.
Вид схеми організації фонду визначають згідно з ознаками, за якими здійснюють два перші поділи документів фонду. Схеми бувають структурно-хронологічні; галузево-хронологічні; функціонально-хронологічні; номінально-хронологічні; географічно-хронологічні і т.д.
Організацію документів архівного фонду починають зі створення груп одиниць зберігання, близьких за змістом, авторством, формою чи іншими ознаками. Потім розміщують справи у цих групах і групи у фонді, які систематизують відповідно до структури установ-фондоутворювачів. За відсутності такої структури документи групують за функціональною ознакою.
В орієнтовній схемі класифікації документів особових фондів виділяють такі групи: біографічні матеріали; документи службової та громадської діяльності; творчі документи; підготовчі документи, зібрані фондоуторювачем для його робіт; листування; майново-господарські документи; образотворчі документи; колекції, зібрані фондоутворювачем. В кожному конкретному випадку послідовність розміщення і значення розділів схеми залежать від характеру діяльності фондоутворювача та документів. У фондах відомих митців найбільшу цінність мають творчі документи, державних і громадських діячів - документи про службову і громадську діяльність, меценатів і підприємців -майново-господарські документи.
Вибір схеми систематизації документів сімейних та родових фондів залежить від складу фондоутворювачів, характеру їх діяльності, видів та кількості залишених ними документів. Типова схема групування цих фондів може мати такі розділи: документи з історії роду чи сім'ї; спільні для всіх документи (сімейне листування, наприклад); особисті документи членів сім'ї (у хронологічній послідовності).
IIевні особливості має організація документів об'єднаних архівних фондів та колекцій. Найбільшими групами в межах об'єднаних архівних фондів є архівні фонди, що входять до їх складу. Порядок розміщення їх у межах архівного фонду може бути різним – за значимістю фондоутворювачів, хронологією їх утворення, алфавітом. В архівних колекціях, створених безпосередньо їх власниками, як правило, зберігається порядок організації, обраний утворювачами колекцій.
При нефондовій організації документівкіновідеодокументи організовують за видами (фільм, спецвипуск, кіножурнал; кіно-, відео-, телесюжет певної кольоровості), всередині видів - за назвами, роками виробництва, виробничими номерами, одиницями обліку, кольоровістю, форматом носія, типом відеокасет. Фотодокументи систематизуються за видами (негативи, слайди певної кольоровості, позитиви, фотоальбоми). Всередині виду негативи систематизуються за кольоровістю; негативи додатково систематизуються за видом носія (скло, плівка) і його розмірами. Фонодокументи систематизуються за видами, всередині видів - за одиницями обліку і комплектами; за установами-виробниками і виробничими номерами. Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об'єктною ознакою - спільністю змісту і належністю до об'єкту роботи (проектування споруди, конструювання виробу, розроблення технологій виготовлення виробів або будівництва споруд, дослідження наукової проблеми). Комплекс технічних документів є обліковою одиницею НАФ. В межах комплексу проектно-кошторисних, конструкторських технічних документів включені до його складу документи систематизуються за стадіями проекту відповідно до схеми, прийнятої при розробленні проекту і закріпленої у специфікації. Електронні документи систематизуються за видами (магнітні стрічки, лазерні й жорсткі диски, дискети), всередині видів - за типами програмного забезпечення, а потім - за характером документної інформації.