· за межами України в діяльності провідних органів української еміграції, зокрема еміграційних урядів, політичних партій і об’єднань, військових, культурно-освітніх, наукових закладів та громадських організацій;
· в межах сучасної України в діяльності місцевих установ, якщо склад і зміст документів переважно відображає історію не лише окремого регіону, а й усієї України.
До комплексу документів місцевого значення належать документи, що утворилися в діяльності органів державної влади і управління, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, що діяли або продовжують діяти на території певної адміністративно-територіальної одиниці, якщо документи цих органів, підприємств, установ і організацій не віднесено до комплексу документів загальнодержавного значення.
Документальні комплекси загальнодержавного призначення зосереджуються в сховищах центральних державних архівів відповідного профілю, галузевих державних архівів і архівних підрозділів державних наукових установ, державних музеїв і бібліотек,
Документальні комплекси місцевого значення зберігаються в державних архівах областей, Автономної Республіки Крим, міст Києва і Севастополя, інших місцевих архівних установ, якщо вони здійснюють постійне зберігання документів НАФ.
Віднесення документів до комплексів загальнодержавного або місцевого значення здійснює Держкомархів спільно з зацікавленими архівними та іншими установами.
Документальні комплекси місцевого значення розподіляються між архівними установами, що здійснюють їх зберігання, за територіальним принципом, на підставі належності цих комплексів до певних адміністративно-територіальних одиниць.
Істотно впливають на організацію документів на міжархівному рівні історичні умови і місце їх створення. За цими ознаками виділяють три групи:
· документальні комплекси, що утворилися в різні історичні періоди в межах сучасної України в діяльності органів влади і місцевого самоврядування, громадських і релігійних організацій, установі і підприємств усіх форм власності та окремих осіб;
· документальні комплекси українського погодження, що утворилися в різні історичні періоди за межами України в діяльності органів української еміграції, зокрема еміграційних урядів УНР, ЗУНР, українських політичних партій і об’єднань, військових, культурно-освітніх і наукових установ, громадських організацій та окремих осіб, що повернулися на батьківщину в порядку реституції, на підставі дарування та в інший спосіб;
· документальні комплекси неукраїнського погодження у тому числі й ті, що стосуються історії України, що утворилися на теренах інших держав і надійшли до українських архівів на підставі дарування, заповіту і стали складовою частиною історико-культурної спадщини українського народу.
Документи, що входять до складу першої групи, умовно поділяють на три підгрупи з відповідними загальними назвами: «документи дорадянського періоду», «документи радянського періоду», «документи періоду незалежної України».
До документів «дорадянського періоду» належать документальні комплекси, що утворилися на території України в її сучасних межах, в процесі діяльності юридичних і фізичних осіб у періоди:
·існування Київської Русі (Х – ХІІ ст.), Галицько-волинського та інших князівств, які виникли на теренах колишньої Київської Русі (ХІІ – ХІV ст.), Гетьманщини (ХІІ – ХVІІІ ст.), Запорозької Січі (ХVІ – ХVІІІ ст.), Центральної Ради і Директорії Української Народної Республіки (1917-1920 рр.), Української Держави (1918 р.), Західно-Української Народної Республіки (1918-1919рр.), Карпатської України (1938-1939 рр.);
·входження українських земель до складу інших держав, окрім СРСР (з кінця ХІV до середини 40-х років ХХ ст.);
·нацистської окупації (1941 – 1944).
Документи «радянського періоду» охоплюють документальні комплекси,що утворилися в період перебування України в складі СРСР. Початкову межу періоду визначають для кожного регіону окремо. Кінцева дата єдина для всіх регіонів України – 24 серпня 1991 р.
До документів «періоду незалежної України» належать документальні комплекси, що утворилися на території сучасної України після проголошення Акту про Незалежність 24 серпня 1991 року в процесі діяльності органів державної влади і управління всіх рівнів, органів місцевого самоврядування, цивільних підприємств, установ і організацій всіх форм власності, військових частин і з’єднань, а також окремих осіб.
За категоріями доступу до них документи НАФ поділяються на документи з відкритим доступом та документи з обмеженим доступом: документи з таємною інформацією, документи з конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу. Виокремлені за цією ознакою документальні комплекси на між архівному рівні організаційно не розмежовуються.
3. Організація документів на рівні архіву
Організація документів на внутріархівному рівні відбувається за фондовою системою. При цьому основною класифікаційною одиницею НАФ є архівний фонд. Деякі групи аудіовізуальних, електронних, науково-технічних документів організовують за не фондовою системою.
Практичне здійснення організації документів за фондовою системою в межах державного архіву називається фондуванням архівних документів. Фондування архівних документів включає утворення архівних фондів і надання їм назв, визначення хронологічних меж архівних фондів.
Архівні фонди утворюють в архівних установах із документів юридичних і фізичних осіб. Кожна з них у своїй діяльності накопичує безпосередньо утворені та зібрані нею документи – документальний фонд. Таку особу називають утворювачем документального фонду. За умови проведення відповідної експертизи частина документального фонду, що має певну цінність для суспільства або практичну цінність для свого власника і підлягає архівному зберіганню, набуває статусу архівного документального фонду. З частини архівного документального фонду, визнаної в результаті експертизи цінною для суспільства і віднесеної до НАФ, в архівний установі формують архівний фонд, під яким розуміють накопичену в процесі діяльності однієї або декількох юридичних чи фізичних осіб сукупність документів, об’єднаних за ознакою генетичного, історичного чи логічного зв’язку між документами та їх утворювачами. Неподільність тієї частини документального фонду установи чи особи, яка за висновками експертизи цінності віднесена до НАФ, є основним принципом організації документів на внутріархівному рівні, Дія цього принципу обмежується лише правом власності на документи.
Юридична чи фізична особа, що є утворювачем архівного документального фонду, цілісна частина якого є архівним фондом, називається фондоутворювачем.
Сукупність документів, утворених у діяльності юридичної особи, складає фонд офіційного походження. Обов’язковою умовою створення такого архівного фонду є наявність утворених або зібраних установою документів,що мають наукову, культурну або практичну цінність і висвітлюють діяльність даної установи чи організації. Формальними ознаками самостійності фондоутворювача – юридичної особи є наявність нормативного акту про створення, реєстрацію, компетенцію установи, визначення її функцій та структури, самостійного кошторису і розрахункового рахунку в банку, гербової печатки, штатного розпису, атрибутів власного діловодства.
Ознаку фондоутворювача – фізичної особи складає наявність його архівного документального фонду, помітна роль фондоутворювача в житі суспільства та ступінь цінності (повнота, склад і зміст) утворених ним документів, Фізичні особи є фондоутворювачами фондів особового походження, Такі фонди створюють для осіб, життя і отримала високу державну, наукову чи громадську оцінку або, навпаки, мали значний деструктивний вплив на розвиток суспільства; для типових представників своєї соціальної групи, якщо склад документів є досить повним; для «пересічних» громадян, документи яких містять цінну для суспільства інформацію,
Фонди особового погодження можуть складати не лише документи, пов’язані з життям, суспільною діяльністю, творчістю чи вшануванням пам’яті окремої особи, а й її сім'ї, роду. В такому разі йдеться про сімейні та родові фонди як різновид фондів особового походження. Межі сімейних і родових фондів визначають кількістю поколінь, що залишили документи, Фонд сім'ї складають документи не більш трьох поколінь, а фонд роду – не менше чотирьох,
Об’єднаним архівним фондом є сукупність цілісних комплексів декількох архівних фондів, між утворювачами яких простежуються генетичні, історичні або логічно Обумовлені зв’язки (однорідність функцій, підлеглість, місцезнаходження, правонаступність тощо), Об’єднані архівні фонди створюють для раціонального розміщення документів в архівах, удосконалення обліку документів, створення компактного і якісного довідкового апарату.
Як окремий самостійний комплекс або частина документального комплексу особи чи установи до державних архівів від їх власників находять архівні колекції – сукупність окремих документів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутворювачів і поєднані за однією або декількома ознаками. На відміну від об’єднаних архівних фондів, архівні колекції формують на основі не історичних, а логічних зв’язків : тематичного, авторського, номінального, хронологічного, Переважна більшість колекцій має тематичний характер.
За ступенем цінності архівні фонди поділяють на три категорії, що визначають ранг фонду, обумовлений ступенем інформативності документів фонду, значущістю фондоутворювача, часом створення документів та наявністю особливо цінних і унікальних документів. До 1-ої категорії належать фонди, переважна частина документів яких мають статус особливо цінних і містять інформацію, що стосується всіх або більшості сторін функціонування держави і діяльності суспільства та його провідних діячів, а також фонди, в складі яких є унікальні документи. 2-у категорію надають фондам, документна інформація яких стосується певних галузей або напрямків діяльності держави, суспільства, окремих діячів. 3-ю категорію отримують фонди, документна інформація яких стосується тієї чи іншої теми або питання і доповнює інформацію фондів 1-ї та 2-ї категорій. Кожний державний архів здійснює розподіл фондів відповідно до своєї специфіки. Категорійність фондів не є сталою. Залежно від потреб суспільства, держави, категорія фонду може бути змінена. Категорійність фондів встановлюють експертно-перевірні комісії державних архівів.