- виставковий зал;
- допоміжні приміщення( гардероб, наприклад).
3. Виробничі підрозділи архіву
Серед виробничих підрозділів архіву головним є архівосховище – спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Воно має необхідне технологічне обладнання і устаткування:
- системи автоматичного підтримування температурно-вологісного режиму, протипожежної і охоронної сигналізації;
- системи спеціального освітлення;
- стелажне обладнання;
- картонажі;
- транспортні візки;
- розсувні драбини;
- ліфтові підйомники;
- прилади термо- і гігрометрії тощо.
Архівосховище 1-ої групи має понад 300 тис. справ. Його обслуговують завідувач архівосховища, старший охоронець фондів, 2 охоронці фондів. Архівосховища є об’єктами режимного порядку і доступ до них визначається спеціальною інструкцією та наказом директора. Вхід у верхньому одязі і з сумками також заборонений.
До основних підрозділів архіву належить читальний зал. До роботи в ньому допускаються особи, що в офіційній письмовій заяві аргументують потребу ознайомитись з документами за тією чи іншою тематикою.
Відповідний дозвіл дає керівник архіву або його заступник. Дозвіл діє протягом року.
З діяльністю читального залу тісно пов’язана робота довідкової групи (столу довідок), яка входить до функціональної сфери використання архівної інформації. Як правило, вона полягає у задоволенні соціально-правових потреб громадян. Тематичний спектр цих запитів досить широкий – про місце і дату народження. Стаж роботи, заробітну плату, майно, освіту, родовід, репресії ін. у більшості архівів цей вид робіт виконує відділ використання інформації документів, група довідок.
Робота одного з основних виробничих підрозділів архівної установи реставраційно-палітурної майстерні полягає в реставрації. Ремонті, оправі документів для підтримання їх належного фізичного стану.
Майстерня повинна мати певний набір обладнання. Реставрації підлягають документи, які мають механічні, фізико-хімічні, біологічні пошкодження. При надходженні до майстерні їх реєструють у спеціальному журналі, після закінчення реставрації роблять запис про повернення документів до архівосховища.
4. Основні архівні технології
З метою підвищення ефективності архівних технологій в архіві створюються багатопрофільні відкриті комп’ютерні системи, що дозволяють легко нарощувати додаткові автоматизовані робочі місця для співробітників у читальному залі, для користувачів. Їх призначення полегшити пошук даних у великих масивах інформації. Держкомархів та деякі архіви мають веб-сайти в Інтернеті, функціонує мережа електронної пошти.
5. Планування, звітність та економічна діяльність архівів
Планування – визначення видів та обсягів робіт працівників на певний період відповідно до мети і призначення архіву, має дві форми: перспективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою ( Держкомархів, центральні державні архіви, обласні державні архіви) і розрахована на тривалий термін. Друга – архівним установам і підрозділам. Вони складають річні плани. В державному архіві постійного зберігання документів складаються такі види планів: основної діяльності та впровадження наукових і методичних розробок.
Планування здійснюється архівом самостійно на основі досягнутих результатів попередньої діяльності, перспективних планів та програм. Враховуються також рекомендації і доручення органів вищого рівня.
Для контролю за виконанням планових завдань і використанням робочого часу в архівах використовують різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю.
У виробничих підрозділах щомісячно, а в архівній установі – щоквартально підбивають підсумки виконання плану. Державні архіви звітують за кількома статистичними формами:
1. Паспорт, в якому вказується така інформація:
· кількість споруд, об’єм і площа архівосховища,
· протяжність стелажного обладнання,
· кількість робочих кімнат, читальних залів, допоміжних приміщень,
· документів з різною матеріальною основою,
· стан довідкового апарату,
· кадровий склад працівників.
Паспорт заповнюють на 1 січня поточного року і подають до Держкомархіву до 1 лютого.
2. Звіт про виконання плану розвитку архівної справи, що складається за основними напрямками діяльності архіву:
· забезпечення збереженості і державний облік документів,
· зміцнення матеріально-технічної бази,
· створення і розвиток довідкового апарату,
· формування НАФ і експертиза цінності документів і ін..
Даний звіт подають до 5 січня.
Архіви звітують і про чисельність, склад і рух працівників, які займають посади керівників і спеціалістів, про чисельність окремих категорій працівників звіти подають до 5 січня.
Крім того, складаю бухгалтерську звітність за формами, встановленими для бюджетних організацій.
В умовах ринкових відносин ретроспективна інформація документів набуває значення товару. Це стимулює економічну діяльність архівних установ, розширення сфери архівних послуг.
До них належать:
· виконання замовлень на виготовлення мікрофільмів,
· виготовлення ксерокопій,
· надання документів для експонування на вставках, у телепередачах, для кінозйомок,
· виконання тематичних запитів,
· складання історичних довідок, збірників документів,
· виконання замовлень генеалогічного характеру.
Розцінки і тарифи на основні види робіт і послуг затверджує орган вищого рівня.
Ціни за виконані роботи залежать від категорії документів ( унікальні, особливо цінні, інші), витрат на мікроплівку, папір, електроенергію.
Кошти отримані від економічної діяльності використовуються на матеріальні заохочення працівників, розвиток технічної бази, господарські потреби архіву.
Для поліпшення організації і розгортання планових робіт і послуг архів здійснює маркетингову діяльність за такими напрямками:
· вивчає попит на певні види робіт потенційних замовників,
· обраховує економічну доцільність і ефективність надання таких послуг,
· використовує їх рекламне забезпечення,
· веде пошук нових споживачів.
Лекція № 7
Тема: Організація архівних документів
План
1. Організація документів НАФ:сутність, принципи, основні структурні рівні.
2. Організація документів на рівні системи архівних установ.
3. Організація документів на рівні архіву.
4. Організація документів на рівні архівного фонду.
5. Організація документів на рівні справи.
Ключові поняття: організація документів НАФ, комплекс документів загальнодержавного значення, фондування архівних документів,об’єднаний архівний фонд, архівна колекція організація документів за не фондовою системою.
1. Організація документів НАФ:сутність, принципи, основні структурні рівні
З метою забезпечення інформаційної цілісності Національного фонду , підвищення ефективності систем інтелектуального доступу до документів архіви проводять організаційно-правові, науково-методичні та технологічні заходи, спрямовані на формування ієрархічно пов’язаних документальних комплексів на усіх структурних рівнях НАФ, створення мережі архівних установ і визначення профілю архівів. Тобто здійснюється організація документів Національного архівного фонду, що має такі основні структурні рівні: між архівний – розподіл комплексів документів в межах системи архівних установ; внутріархівний – формування цілісних документальних комплексів в межах окремого архіву; внутріфондовий – систематизація документів на рівні фонду, рівень сукупності документів – їх систематизація в межах справи (одиниці зберігання, одиниці обліку).
Організація документів НАФ на всіх структурних рівнях здійснюється на підставі наукової класифікації за такими ознаками:
· належність документів до документації одного утворювача;
· право власності на документи;
· строки зберігання документів;
· ступінь інформаційної значущості документів (належність до комплексів загальнодержавного та місцевого значення, ступінь цінності);
· належність документів до певних адміністративно-територіальних одиниць область, округ, район, місто);
· історичні умови, час і місце створення;
· належність документів до певних галузей, напрямків і сфер життєдіяльності суспільства;
· види носіїв, способи і техніка закріплення інформації;
· рівень доступу до документів.
2. Організація документів на рівні системи архівних установ
При організації архівних документів в межах системи архівних установ передусім враховують правовий статус, профіль і повноваження архівної установи.
Організація документів за правом власності реалізується з зберіганні документів НАФ у конкретних архівосховищах або приватних архівах: документи НАФ, що належать державі, зберігають державні архівні установи, а такі, що перебувають у приватній власності, зберігаються в архівах власників.
Порядок організації документів за строками зберігання визначає наявність серед них двох основних груп – документів постійного і тимчасового зберігання.
На організацію документів на між архівному рівні істотно впливає загальний ступінь інформаційної значущості документів, залежно від якого їх відносять до комплексів загальнодержавного та місцевого значення.
Комплекс документів загальнодержавного значення складають документи, що утворилися в процесі життя і діяльності видатних діячів українського народу, а також у різні історичні періоди:
· в межах сучасної України і діяльності центральних органів державної влади і управління, підприємств, установ і організацій, що поширювали (поширюють) свою компетенцію на всю або значну частину її території;