До недоліків цього способу збереження відноситься і те, що контролювати дотримання усіх вимог процесу мікрофільмування досить складно. Якість документа на мікроформі буває досить низькою, а перевірити її можна лише по закінченні всього процесу створення мікрофільму. При частому і тривалому використанні мікрофільм зношується, вкривається подряпинами, що негативно впливає на якість зображення. І все ж, коли йдеться про тривале збереження інформації, мікрофільмування може вважатися пріоритетним напрямом.
Оцифровування – засіб отримання та зберігання зображення документів методом комп'ютерних технологій. Інформація зберігається на магнітних або оптичних носіях. Оцифровування здійснюють за допомогою сучасних комп'ютерних технологій з використанням цифрових фотокамер або сканерів. Електронні (цифрові) зображення можуть бути виведені на дисплей комп'ютерного монітора та роздруковані на паперовому носії, дані з оцифровування зберігаються на магнітних або оптичних дисках. Оцифровування забезпечує швидкий доступ до інформації одночасно великої кількості користувачів, виконуючи при цьому функцію загальнодоступності [3, c. 6–10].
Національна парламентська бібліотека України з кінця 2004 року почала роботу з оцифрування документів у рамках реалізації "Програми збереження бібліотечних і архівних фондів на період до 2005 року". Проект "Пам'ять України" дозволяє зберегти інформацію та надає доступ до національного .культурного надбання. Здійснюється переведення в електронну форму документів з фонду відділу рідкісних і цінних книг, в основному видань "україніки" на кислотному папері, що мають незадовільний фізичний стан та користуються підвищеним попитом у читачів і не підлягають реставрації [29, c. 34–35].
Серед переваг цього методу – швидкий доступ до інформації великої кількості користувачів одночасно. Автоматичні засоби пошуку набагато полегшують як сам пошук, так і використання інформації. Сканування уможливлює отримання зображень, що не втрачають високої якості при використанні і багаторазовому копіюванні. Важливою є й можливість відновити або збільшити зображення за допомогою комп'ютера.
До недоліків оцифровування слід віднести: невирішеність питання довговічності електронних носіїв через порівняно невеликий термін використання електронних технологій для копіювання та зберігання документної інформації (з 60-х років XX ст.); високу вартість технологій перетворення та пошуку інформації; швидке старіння комп'ютерних технологій та необхідність заміни систем кожні 3-5 років, що не гарантує повноцінного перенесення інформації з обладнання старого покоління на нове; існування проблеми шкідливого впливу опромінення та тепла, що утворюються при роботі обладнання, а також ризику механічних пошкоджень документних матеріалів при використанні планшетних сканерів.
До того ж, цифрові носії документів не можна розглядати як факсимільні, оскільки при електронному скануванні не зберігається буквено-цифровий формат документа. При перетворенні ж сканованого документа в текстову форму за допомогою-комп'ютерних програм оптичного (лазерного) розпізнавання знаків не забезпечується абсолютна точність тексту. Для виправлення невірно зчитаних знаків потрібен певний час, при цьому не відтворюється факсимільне розташування сторінок оригіналу.
Метод збереження документів на електронних носіях, найпоширенішими з яких є оптичні диски, незважаючи на багато переваг, поки що не може розглядатися як оптимальний, коли йдеться про забезпечення довготривалого збереження інформації. Оптичні диски в основі своїй нестабільні, легко пошкоджуються. За даними американського журналу "USNews" терміни існування носіїв інформації виглядають таким чином: магнітна стрічка – від 5 до 15 років; магнітна стрічка у касеті VHS – від 2-х до 10 років; СD-RОМ (фабрична штамповка) – від 5 до 50 років; стрічка для мікрофільмування – від 10 до 20 років; плівка для архівного мікрофільмування – від 100 до 200 років; високоякісний папір – до 100 років; спеціальний папір – до 500 років [3, c. 36] .
Варто пам'ятати і про моральне старіння устаткування, програмного забезпечення. З часом припиняється виробництво зчитуючих пристроїв, а старе програмне устаткування стає непридатним для роботи на комп'ютерах нового покоління. Все це потребує періодичного перенесення архівних копій на нові носії. Не вирішені також і юридичні аспекти використання цифрових копій.
Тому, сьогодні цифрова технологія розглядається як доповнення до технології мікрофільмування. Вона вважається перспективною для зберігання інформації в найбільш компактному форматі, а також для швидкого передавання великих обсягів документної інформації широкому загалу користувачів у світі одночасно. Хоча одночасне створення страхових мікрофільмів для довготривалого збереження і цифрових копій для широкого доступу до інформації стане оптимальною стратегією забезпечення зберігання документів.
2.3 Превентивна, фазова консервація як технологія збереження документів
Традиційні масові методи забезпечення збереження не завжди можуть бути дієвими. Тому необхідно розробити нові підходи. У останні десятиліття пріоритети віддаються формам превентивної консервації, яка дозволяє максимально підвищити збереження можливо більшої кількості документів з мінімальним втручанням в структуру самих документів, і, відповідно, досягти найбільш економічної форми роботи.
У Україні превентивною консервацією як самостійним напрямом діяльності в області забезпечення збереження документів стали займатися порівняно недавно. Якщо взагалі звернутися до історії вивчення проблеми, то дослідження переваг профілактичних заходів в справі забезпечення збереження носили лише епізодичний характер. Одними з перших бібліотекознавців, які включили в круг своїх наукових інтересів вивчення питань впровадження запобіжних засобів в забезпеченні збереження, були Л.Б.Хавкіна і Ю.В.Григорьев. Проблеми ефективності профілактичних заходів в своїх дослідженнях зачіпали і такі учені, як, Ю.Н.Столяров, М.П. Васильченко, Ю.П.Нюкша, Д.П.Эрастов, С.А.Добрусина, О.И.Перминова,, В.П Леонов та ін. Великий внесок до вивчення даної наукової тематики внесли праці відділів консервації крупних бібліотек:
Само поняття "превентивна консервація" введене в практику забезпечення збереження зарубіжними дослідниками в кінці 80 - початку 90 -х рр. минулого сторіччя. Найбільший внесок до розвитку цього напряму внесли фахівці інституту консервації ім. П.Гетті (США), Північно-східного центру консервації документів (США), а також Дж. Бенкс (Канада), П. Уотерс (США), Р. Харви (Австралія), А.Джованини (Швейцарія) [25, с. 30].
Але, на жаль, комплекс проблем по превентивній консервації розглядався різними фахівцями ізольовано, без активної участі бібліотечних працівників. Не дивлячись на підвищення інтересу до проблеми превентивної консервації, багато сторін цього процесу вивчено ще недостатньо, до теперішнього часу не визначено місце і значення форм превентивної консервації в справі збереження документів. Наявний досвід практичної діяльності бібліотек в цьому плані поки що, по суті, не вивчений, не узагальнений і не проаналізований. Зараз в Україні займається цією проблемою НБУ ім. В.І. Вернадського, яка здійснила величезний об'єм робіт по ліквідації наслідків аварії тепломережі.
Термін "превентивна консервація" є багатозначним, але в основному використовується в сенсі профілактики, яку можна порівняти з профілактичною медициною. Превентивна консервація – це система заходів, що забезпечує комплексний захист документів, направлений на уповільнення процесів старіння шляхом створення і підтримки нормативних умов зберігання і використання фазової консервації.
В середині сімдесятих років XX століття Служба Консервації Бібліотеки Конгресу США розробила програму по забезпеченню збереження під назвою "Фазова консервація". Ідея фазового зберігання полягає в тому, що пошкоджені книги поміщаються в спеціальні мікрокліматичні контейнери, що виготовлені по розмірах кожної книги, захищають видання від дії зовнішнього середовища до його реставрації. У такому контейнері книги можуть бути видимими, вивчатися, видаватися користувачам. Цей підхід є розділення на фази складових частин всіх потреб в забезпеченні збереження документів, пов'язаних як з навколишнім середовищем, так і зі всіма методами обробки. Перша фаза ставить за мету збереження істотної частини книжкових зібрань, друга – забезпечення збереження кожного окремого екземпляра.
Фазова консервація (яка пізніше отримала назву "превентивною") має великий сенс, оскільки якщо правильно її проводити, то всі проблеми, що зачіпають навколишнє середовище, безпеку, надзвичайні ситуації і готовність до них, догляд за колекціями – розглядаються на єдиній основі, а не окремо. Сьогодні фазова консервація практикується в багатьох бібліотеках миру, спираючись на досвід, отриманий під час флорентійської повені 1966 р [25, с. 28] .
У США одним з перших хранителів, які усвідомили значення розміщення книг в контейнери, був Уїллмен Спон. У 1956 р. він перейняв цей спосіб для Філадельфійського філософського товариства.
Після впровадження фазової консервації в Бібліотеці Конгресу в середині сімдесятих, Дон Етерінгтон виготовив перші зразки контейнерів і почав навчати персонал. Було зроблено безліч типів – від футлярів до коробок різних конструкцій. Зараз багато бібліотек, що мають підрозділи консервації, успішно виготовляють коробки уручну, у тому числі і Нью-йоркська публічна бібліотека, де при виробництві коробок ручної роботи використовуються комп'ютерні програми для їх конструювання. Якби після середини сімдесятих років в цьому напрямі працювали б у всьому світі, концепція фазової консервації значно вплинула б на проблему збереження рідкісних і крихких бібліотечних документів, але така технологія не була розвинена, упор як і раніше робився на підтримку методу масової нейтралізації кислотності.