Одним із напрямків роботи зі збереження документних ресурсів є створення страхових фондів шляхом мікрофільмування запису на оптичні диски, носії тощо. Страховий фонд створюється з метою виключення з процесу обслуговування користувачів оригіналів документів особливого історико-культурного значення, захисту пам'яток друку і писемності, документів, що користуються підвищеним попитом, а також груп документів, фізичний стан яких є незадовільним. Найбільші бібліотеки України, окрім ХДНБ ім. В.Г.Короленка до створення страхового фонду не приступили. Щодо ХДНБ, то на разі завершене мікрокопіювання колекції рукописних та архівних документів, на черзі – українські першодруки, харківські першодруки. Триває також мікрофільмування газетного фонду, оцифрування пам'яток друку як з метою їх збереження, так і для забезпечення доступу до них користувачів. Пропускна можливість лабораторії (200 тис. кадрів на рік) теоретично дозволяє обслуговувати не тільки потреби ХДНБ, а й виконувати замовлення інших бібліотек та приватних осіб на копіювання видань. Однак відсутність фінансування на оновлення обладнання та витратних матеріалів не дозволяє бібліотеці повноцінно виконувати функцію міжрегіонального міжвідомчого центру консервації та репрографії документів, як це передбачалось у "Програмі збереження бібліотечних та архівних фондів на 2000-2005 роки".
Державні наукові, регіональні бібліотеки проводять багато іншої роботи по консервації і реставрації документів. Наприклад, у Херсонської ОУНБ проводилася реставрація дореволюційних видань, 25 одиниць рукописних і цінних документів переведено на електронні носії, відремонтовано 40 таких видань, загальна кількість всіх 1 738 одиниць, підготовлено 325 конвертів і контейнерів для зберігання цінних документів. У Чернівецької ОУНБ затверджено Програму протипожежної безпеки, здійснено ремонт та реставрацію 41 500 документів. У Черкаській ОУНБ проведено моніторинг фізичного стану фондів, підготовлено Проект автоматичної пожежної охорони фондів. Чернігівська ОУНБ мікрофільмування своїх рідкісних документів здійснює через центр страхового фонду документації (у м. Харкові), проводить обмін такими документами з ХДНБ, Брянською ОУНБ Російської Федерації. У Луганській ОУНБ здійснюється ретроконверсія фонду (опрацьовано 6 тис. од. краєзнавчих документів). У книгосховищі Донецької ОУНБ введено в експлуатацію електронні ворота, автоматичну аерозольну систему пожежогасіння (проект № 530-ПТУ-1) та ін. [19, с. 29].
Аналіз роботи зі збереження фондів показав, що поряд із традиційними технологіями в практику діяльності бібліотек Украйні впроваджуються нові технології – перш за все – оцифрування видань із власних фондів. Перетворення аналогової інформації у цифрову – повільний і дорогий процес. Але він іде у бібліотеках, тому, що цифрова копія документу – це високоякісна заміна оригіналу, яка забезпечує швидкий і недорогий доступ до документу будь-кому, хто користується послугами Інтернету.
Бібліотеку світу давно працюють в цьому напрямку. Британська бібліотека оцифровує мікрофільми газет, що виходили до 1801 року; розпочали перетворення у електронну форму учбових матеріалів на допомогу вчителям і школярам у рамках Національної освітньої програми; через спеціальний веб-сайт "Іп рlaсе" здійснюється відкритий доступ до 100 тис. ізоматеріалів і звукозаписів з власних фондів. Королівська (національна) бібліотека Данії здійснила 2 проекти оцифрування: "Архів датської літератури" і оцифрування родинного щотижневика, який видавався у 1859-1924 рр. і відбивав усі аспекти життя Данії у ці роки. Національна бібліотека Австрії здійснює програму переведення у цифрову форму переважно вітчизняних матеріалів, які мають високу наукову цінність, унікальні або оригінальні. Однак, зарубіжні колеги висловлюють при тому суперечливі думки, щодо доцільності широкого оцифрування через великі витрати коштів і праці, ризику наступної втрати через нестабільність носія [19, с. 3-–31].
У найбільших бібліотеках України склалася захисна система збереження фондів, що функціонує за такими основними напрямками: організація контрольно-пропускного режиму, забезпечення охорони фондів від несанкціонованого винесення, розкрадання та навмисного пошкодження документів; організація обліку фонду; забезпечення збереженості документів під час їх обробки, використання та перебування у фондосховищах; створення оптимальних умов зберігання (світловий, термогігрометричний та санітарно-гігієнічний режим); створення системи протипожежної безпеки; організація системи контролю за станом приміщень та своєчасні ремонтні заходи; створення цифрових копій для надання у користування замість оригіналів.
Рівень роботи по збереженню фондів у бібліотеках різний. Навіть успішно діючі за цим напрямком бібліотеки мають слабкі місця та труднощі. Окремі обласні бібліотеки мають у штатному розкладі посаду палітурника(Сумська ОУНБ), або палітурню (Полтавській ОУНБ). Донецька ОУНБ щорічно через міську палітурну майстерню відремонтує біля 10,0 тис. комплектів газет і журналів.
На жаль, більшість книгосховищ не відповідає сучасним вимогам. Стандарти, які визначають межі зони безпеки за відносною вологістю і температурою, зазвичай, не витримуються. На сьогодні у багатьох бібліотеках фондосховища зовсім не опалюються, практично 30% бібліотек в регіонах потребують капітального ремонту Відсутність можливості забезпечення оптимальних термогігрометричних умов зберігання фондів, нестабільність внутрішнього клімату прискорюють старіння документів, призводять до пошкодження масивів літератури пліснявою. Норми завантаженості стелажів не виконуються. Відсутність фінансових коштів не дозволяє поки що виправити становище. Роботи з дезінфекції виконуються вручну, дезкамери в бібліотеках відсутні, тому темпи і обсяги санітарно-гігієнічних заходів не відповідають сучасним вимогам.
Неполадки в системах водопостачання та каналізації теж не сприяють підтриманню оптимального санітарно-гігієнічного режиму. Не менш важливе значення для збереженості фондів має чітко налагоджена система протипожежної безпеки. Стан її в бібліотеках різний, в основному незадоволений. Впровадження сучасних електронних засобів контролю, таких як штрихове кодування, апарати-фіксатори на випадок несанкціонованого винесення документів, апарати відеоспостереження у зонах обслуговування користувачів (читальні зали, зони відкритого доступу) через брак фінансів залишається невирішеною проблемою.
Тільки в деяких бібліотеках стан матеріально-технічної бази змінився на краще: проведено ремонтні роботи, одержано додаткові приміщення, комп'ютери, сканери (Донецька, Дніпропетровського, Луганська, Полтавська).
Комп’ютерні технології також впроваджуються у бібліотеках Україні по-різному, хоча відомо, що з придбанням бібліотеками потужних ксерокопіювальних апаратів зменшується кількість зіпсованих видань. Використання електронної пошти дозволило впровадити електронну доставку документів, таким чином залишаючи в бібліотеці єдиний примірник.
Як позитивне, слід відмітити, по-перше, затвердження Програми на державному рівні є визнанням з боку держави значущості та актуальності визначених проблем; по-друге, створення Міжвідомчої координаційної ради сприяло взаємодії бібліотек різних форм власності та архівів у реалізації завдань Програми; по-третє, фінансування на державному рівні, навіть дуже незначне, дозволило розпочати роботу зі створення Державного реєстру, закупити бібліотекам загальнодержавного значення технічне обладнання для створення страхового фонду документів, залучити потенціал науково-дослідних установ, відомств, які беруть участь у реалізації завдань Програми, до проведення наукових досліджень та підготовки за їх результатами методичних рекомендацій для бібліотек та архівів, розробити навчальні програми курсів, лекцій, практичних занять з питань збереження документів, їх реставрації та репрографії. Програма стала величезним стимулом у діяльності бібліотек щодо розроблення регіональних програм, вивчення своїх фондів, виділення окремих підрозділів для цінних і рідкісних видань.
У той же час слід визнати , що обсяги фінансування Програми не відповідали поставленим завданням. Терміни, встановлені для створення Державного реєстру національного культурного надбання не відповідають реальним термінам здійснення цієї важливої довготривалої роботи. Не був підготовлений належним чином відповідний кадрового потенціалу. Невирішеними залишаються проблеми консервації фондів та створення страхового фонду документів, безпеки фондів, збереження фондів у процесі використання, обліку та кадрового забезпечення збереження фондів.
Через недостатнє фінансування регіональні Програми повністю не виконані. Не виконано роботи за такими пунктами: оснащення бібліотек технічними засобами; забезпечення діяльності регіональних служб репрографії і ремонтно-палітурних робіт в ОУНБ; створення при бібліотеках системи захисту фондів від розкрадання; оснащення бібліотек автоматизованою системою пожежоохоронної сигналізації і газового пожежогасіння; створення системи підвищення кваліфікації в галузі збереження бібліотечних фондів; використання технології біозахисту бібліотечних фондів тощо.