Документи існують з тих пір, як винайдена писемність, тоді ж виникла і проблема збереження фондів. Відомо, що до появи паперу для листа використовували папірус, пальмове листя, матеріал з лубу фікуса. У II в. до н.е. з’явився і довгий час конкурував з папером пергамен. Крім того, для листа використовували дерев’яні дощечки, які скріпляли шкурами. З IV в. н.е. для сувоїв використовували шовк, в Стародавній Русі для цих цілей застосовувалася бересту. На ній писали книги, свити, грамоти. Метал, глина, кора і листя дерев, шкіра і тканина, папір – далеко не повний перелік матеріалів, що застосовувалися для листа, і кожен з них під впливом навколишнього середовища і механічної дії піддавався руйнуванню. Історичні факти свідчать про те, що хранителі вели не тільки облік, але і робили спроби захистити документи від несприятливих дій природи і людини [5, с. 15–16].
У Давньому Єгипті папірусові свити розгортали після кожного сезону дощів, щоб перевірити, чи не змив дощ тексти, і сушили. Для захисту від комах, вологи і пилі свити зберігали в циліндрових ящиках зроблених з дерева або слонячої кістки. У Індії і інших країнах Сходу рукопису на крихкому пальмовому листі прокладали пластинами з дерева або слонячої кістки, потім завертали в шматок полотна ("бастас"). Для збереження папірусу його обробляли кедровим маслом, з цією ж метою використовували листя цитрусових і цитрусове масло. Після винаходу паперу її сталі обробляти для захисту від пошкодження комахами хуаннейхом (екстракт сім'я пробкового дерева), камфорою, гвоздиковим і евкаліптовим маслом, мускусом і т.д. Місце для зберігання рукописів вибирали так, щоб воно було обернене на схід.
До середніх століть збереження рукописів не було серйозною проблемою. У цей період книги виготовлялися переважно з пергамена і ганчіркового паперу ручного виробництва, які володіли високою міцністю, і ними користувалося вузький коло осіб, тому проблем із збереженням гостро не виникало. Мабуть тому пам’ятники стародавньої писемності дійшли до наших днів. В середні віки з’являються документи, що регламентують діяльність бібліотек і бібліотекарів. У Статуті грецького Студійного монастиря наказувало мати при монастирі бібліотеку і кнігохранітеля, відповідального за її діяльність і збереження книг.
Проблема консервації стала актуальнішою з винаходом книгодрукування. Із збільшенням кількості книг почали ускладнюватися і завдання їх зберігання. Зокрема, один з авторів указував, що вологість – найбільш небезпечний ворог для книг, і радив зберігати їх тільки на середніх поверхах, застерігаючи від впливу "вологих" західних і південних вітрів [1, с. 521].
Важливий внесок до збереження документів, що дійшли до нашого часу, внесли М.В.Ломоносов, В.Н.Татищев, А.И.Богданов і інші видні діячі науки і культури. Виникнення в XIX в. промислового виробництва, яке вимагало письменності широких верств населення, створення високошвидкісних друкарських верстаків, впровадження технологій масового виробництва паперу з деревної пульпи привели до того, що бібліотеки з рідкісних вогнищ культури стали поступово перетворюватися на досить поширене явище. Для видання книг великими тиражами необхідний був дешевший папір. Збільшений попит на папір і брак целюлозного волокна на початку 18 в. привели до погіршення її якості.
Почало XX в. можна вважати часом зародження теорії по вивченню питань збереження книг. Погляди теоретиків бібліотечної справи змінювалися відповідно до соціально-економічного стану в суспільстві в той або інший історичний період. Важливе значення для теоретичного осмислення даних проблем мають наукові праці Л.Б.Хавкіної. В програму занять перших курсів з бібліотечної справи, які вона відкрила в Москві в 1913 р входили і її лекції з "збереження" книжкового майна, включаючи чищення і дезінфекції книг. Л.Б.Хавкіної належить велика кількість наукових статей по цій темі, в яких вона підкреслювала особливу роль і значенні запобіжних засобів в забезпеченні збереження фондів. Першопричиною руйнування і зараження книг Л.Б.Хавкіна вважала пил і грязь, тому прибирання і провітрювання приміщень вона визнавала невід’ємною складовою частиною забезпечення збереження фондів. Автор відзначала, що генеральне прибирання необхідне, щоб видалити пил, який шкідливий як для осіб, дотичних з книгами, так і для самих книг. "Прибирання представляє радикальний засіб для боротьби з мікроорганізмами, черв'яками і комахами, що винищують книги", – писала Л.Б.Хавкіна. Велике значення вона надавала стану палітурки. Для зберігання видань малого формату нею пропонувалося застосування коробок з відкидними кришками. Для попередження руйнування книг слід "лагодити" їх при виявленні хоч би щонайменшої несправності, наприклад, якщо випадає листок або відривається корінець палітурки. У періоди епідемій віспи, тифу, дифтерії і інших інфекційних захворювань вважалося необхідним попереджувальна дезінфекція книг, особливе проведення їх дезінфекції при поверненні від хворих читачів. Важливе значення учений додавала і попередженню бібліотечних пожеж. Вона, зокрема, указувала: "у книгосховищі повинна бути проведена вода і влаштована значна кількість пожежних рукавів. Корисно також тримати в запасі гасителі, що розвивають вуглекислоту" [23, с. 88–90].
Аналіз робіт Л.Б.Хавкиной дозволяє зробити висновок про те, що автор ототожнювала поняття "збереження" і "гігієна книги", але все-таки основоположними в забезпеченні збереження вона вважала запобіжні засоби. Так, в статті "Гігієна книг" було зроблено важливий висновок: "Взагалі ж щодо гігієни бібліотечних книг потрібно пам’ятати, що запобіжні засоби набагато легко проводити і вони дають кращі результати, чим заходи боротьби з бідою, яка вже є, і найпершою і найважливішою мірою є дотримання чистоти".
Більше 50 років займався вивченням проблем бібліотекознавства відомий учений Ю.В.Григорьев. Великий вплив на розвиток як наукової, так і практичної діяльності бібліотек зіграли його погляди про способи вирішення багатьох конкретних питань забезпечення збереження бібліотечних фондів. Наукові роботи Ю.В. Грігорьева розвивають багато ідей і висновок Л. Б. Хавкіной.
Післяреволюційний період характеризувався значним надходженням книг з ліквідованих установ в бібліотеки. У 1918 р. був виданий відомий декрет, відповідно до якого всі бібліотеки і книгосховища були узяті під охорону держави. У 30-і роки прийнято постанова "Про відповідальність за збереження бібліотечного фонду", в якому рішенню завдань фізичного збереження книжкових фондів надається самостійне, важливе значення. Почалася організація в бібліотеках спеціалізованих підрозділів, покликаних вирішувати питання збереження книжкових багатств, з’явилися теоретичні розробки в цьому напрямі. Ю.Н.Григорьев підкреслював, що для збереження фондів "необхідне з'ясування, вивчення і усунення всіх тих причин, які викликають передчасну ветхість книг", і для вирішення цього завдання спеціальними знаннями повинні опанувати не тільки наукові співробітники, але і бібліотекарі [31].
Спочатку реставратор книг працював поодинці і ревниво охороняв свої професійні таємниці. Деякі знайдені реставраторами методи виявилися ефективними, і їх використовують до цього дня, інші завдали документам навпаки шкоди, зробили неможливим їх відновлення із-за незнання реставраторами властивостей матеріалів, з якими вони працювали. Наукові основи консервації документів з’явилися тільки в 20 в. На міжнародній конференції, що проходила в Санкт-Галлене в 1898 р., хранитель бібліотеки Ватикану кардинал Ф. Эрле призвав переглянути методи реставрації і звернутися за допомогою до науки. Сам він укріплював пошкоджені рукописи шляхом покриття їх прозорою шовковою марлею і ввів використання нового пергамена і желатину для ремонту пергаменных рукописів. Приблизно в той же час в Англії вивчали знос паперу і причини руйнування шкіряних палітурок. Проблеми консервації документів розглядали на конференції архівістів в Дрездені (1899р.) і Міжнародному конгресі бібліотек в Парижі (1900 р.). Проте серйозні дослідження в даній області стали проводитися лише після Першої світової війни. Цікаві розробки були здійснені в США, Великобританії, Італії, Франції, Росії, Швеції, Германії, Індії. Деякі з відкритих тоді методів консервації і реставрації книг складають основу сучасних знань про консервацію документів, зокрема, тести, що виявляють чистоту целюлози і міцність паперу, вміст в ній целюлози і міді. Цією проблемою почали займатися на міжнародному рівні після створення таких організацій, як ЮНЕСКО, ІФЛА.
Найбільш крупні наукові дослідження в області консервації документів проводять: у США – лабораторія Бероу (Річмонд), Національне бюро стандартів (Вашингтон), Інститут хімії паперу (шт. Вісконсін), Вища бібліотечна школа університету Чікаго, Інститут досліджень паперу (Нью-Йорк); у Великобританії – Наукова лабораторія Британського музею і Королівський коледж; у Франції – Лабораторія кріптогамних рослин Національного музею природознавства і Національного архіву; у Італії – Центральна національна бібліотека, Інститут патології книги і Міжнародна рада музеїв; у КНР – Науковий центр по деревині при Раді науково-технічних досліджень; у Росії – РДБ (Науково-дослідний центр консервації документів – НДЦКД)), РНБ (Федеральний центр консервації бібліотечних фондів – ФЦКБД), Бібліотека Академії наук; а також Національний архів в Індії, Рада науково-технічних досліджень в Австралії і т.д. [1, с.522–523].
1.2 Правове забезпечення, напрямки та сучасний стан збереження документних ресурсів в Україні
Прагнення України до європейської спільноти потребує від держави і бібліотечних фахівців виконання певних вимог, які мають бути прописані у нормативних актах державного, регіонального і відомчого рівнів.