Нормы естественной убыли лекарственных средств в аптеках устанавливаются к стоимости лекарственных средств, изготовленных в аптеках по индивидуальным назначениям (рецептам) врача и требованиям (заявкам) организаций здравоохранения, а также внутриаптечной заготовки и фасовки. К готовым лекарственным средствам промышленного производства нормы не применяются.
Естественная убыль лекарственных средств и этилового спирта определяется исходя из нормы, установленной дифференцированно для аптек, не имеющих самостоятельного отдела запасов, и аптек с раздельной материальной ответственностью с выделением отдела запасов и рецептурно-производственного отдела.
Нормы естественной убыли при расфасовке ваты устанавливаются к стоимости расфасованной ваты до 100, 200, 400 г.
Отчет главной (старшей) медицинской сестры организации, структурного подразделения. Отчет о движении лекарственных, перевязочных и дезинфицирующих средств осуществляется по форме 2-МЗ согласно приложению 2 к постановлению № 27, составляется ежемесячно (по истечении месяца) главной (старшей) медицинской сестрой организации, не имеющей аптеки (больница, поликлиника), а также каждого структурного подразделения (отделения, кабинета) больницы, имеющей аптеку. Отчет составляется в 2 экземплярах, подписывается заведующим структурным подразделением, главной (старшей) медицинской сестрой и утверждается руководителем организации. В отчете главная (старшая) медицинская сестра отражает количественные данные по каждому наименованию материальных запасов (остаток на начало и конец месяца, поступление и расход). Один экземпляр отчета представляется в бухгалтерию с приложением первичных учетных документов, второй - остается у главной (старшей) медицинской сестры. Бухгалтер проставляет в отчете цену каждого наименования лекарственных средств и определяет расход в денежном выражении по каждому наименованию, группе (лекарственные средства, перевязочные средства, дезинфицирующие средства) и в целом по организации или структурному подразделению. Напомним, что в соответствии с п. 8 приказа № 59 расход в количественном выражении каждого наименования материальных запасов оценивается по ценам их приобретения или средним ценам, если они приобретались по разным ценам. Отчет служит основанием для списания лекарственных средств на расходы организации.
При наличии в больнице аптеки бухгалтерия производит увязку данных отчета аптеки формы 1-МЗ с отчетами отделений формы 2-МЗ (стоимость отпущенных запасов соответствующему отделению в разрезе групп в отчете формы 1-МЗ должна соответствовать стоимости поступивших запасов в отчете отделения формы 2-МЗ).
Документальное оформление и учет рентгенофлюорографической пленки и отходов, содержащих серебро
Инструкцией по обеспечению полного сбора серебра из отходов, получаемых при обработке рентгеновской и флюорографической пленки, в учреждениях здравоохранения Республики Беларусь, утвержденной Министерством здравоохранения Республики Беларусь от 30.12.1994 (введенной в действие с 25 января 1995 г. приказом Министерством здравоохранения Республики Беларусь от 17.01.1995 № 12) (далее - Инструкция № 12), установлено, что организации здравоохранения обязаны обеспечить учет рентгенофлюорографической пленки и отходов, содержащих возвратное серебро (фиксаж, первая промывная вода, осадок в виде шлама, рентгенограммы и обрезки), а также сдачу серебросодержащих отходов организациям, осуществляющим их сбор и переработку. Планирование возврата серебра с отходов должно соответствовать утвержденным нормам, изложенным в приложении 11 к Инструкции № 12.
В документах поставщиков на отпуск пленки обязательно указывается марка пленки, размер, партия, нанос серебра по партии или каждой коробке (упаковке), а также суммарное количество возвратного серебра (если данных о наносе серебра не имеется, приобретение пленки осуществляется при наличии заключения о проведении анализа).
Пленка выдается в рентгенологические отделения (кабинеты) по накладным. В накладных должно проставляться количество возвратного серебра, подлежащего сдаче. Учет пленки в рентгенологических отделениях (кабинетах) осуществляется с разбивкой в зависимости от размера, типа и наноса серебра.
В рентгенологических отделениях (кабинетах) организуется сбор отработанного фиксажного раствора и первой промывной воды после промывки отфиксированных рентгенограмм, обрезков как неэкспонированной, так и экспонированной рентгенпленки. При этом сбор и сдача экспонированных обрезков производится раздельно от неэкспонированных обрезков и бракованных пленок.
Для хранения рентгенограмм, флюорограмм и использования их в практических и научных целях в организациях здравоохранения создаются рентгеновские архивы, в которых также должен вестись учет возвратного серебра. Закладка рентгенофлюорограмм в архив и изъятие их с истекшими сроками хранения осуществляется согласно актам, которые составляются постоянно действующей комиссией, создаваемой в организации. В актах указывается вес закладываемых и изымаемых рентгенофлюорограмм и количество содержащегося в них возвратного серебра, которое определяется согласно нормам возврата.
Инструкцией № 12 установлено, что бухгалтерия ведет накопительную ведомость возвратного серебра от использования рентгенофлюорографической пленки по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 12. Данные о возвратном серебре заносятся в накопительную ведомость с точностью до десятой. Основанием для списания возвратного серебра является паспорт предприятия-переработчика. На основании паспортов предприятие-переработчик перечисляет средства за сданное серебро на счета организаций-сдатчиков.
Документальное оформление и учет использованных ампул (флаконов) из-под наркотических средств и психотропных веществ
В больнице использованные ампулы (флаконы) из-под наркотических средств и психотропных веществ ежедневно (за исключением выходных и праздничных дней) сдаются старшей медицинской сестре отделения. Факт их сдачи отражается в журнале учета использованных ампул (флаконов) из-под наркотических средств и психотропных веществ в отделении больницы согласно приложению 12 к Инструкции № 51. Старшие медицинские сестры отделений ежедневно (за исключением выходных и праздничных дней) сдают использованные ампулы (флаконы) главной медицинской сестре больницы и представляют отчет о сдаче использованных ампул (флаконов) из-под наркотических средств и психотропных веществ согласно приложению 13 к Инструкции № 51.
Главная медицинская сестра больницы принимает использованные ампулы (флаконы), сверяя сдаваемое количество с данными отчета, о чем делается запись в журнале учета использованных ампул (флаконов) из-под наркотических средств и психотропных веществ главной медицинской сестрой больницы согласно приложению 14 к Инструкции № 51.
Использованные ампулы (флаконы) уничтожаются с периодичностью не реже чем один раз в 10 дней комиссией, состав которой утверждается руководителем. Уничтожение производится в соответствии с инструкцией о порядке уничтожения наркотических средств и психотропных веществ, утверждаемой руководителем, с составлением акта на уничтожение использованных ампул (флаконов) из-под наркотических средств и психотропных веществ согласно приложению 15 к Инструкции № 51.
В поликлинике использованные ампулы (флаконы) из-под наркотических средств и психотропных веществ должны быть возвращены главной медицинской сестре поликлиники. Она ведет учет их в журнале учета использованных ампул (флаконов) из-под наркотических средств и психотропных веществ главной медицинской сестрой поликлиники согласно приложению 18 к Инструкции № 51. Использованные ампулы (флаконы) уничтожаются, что оформляется так, как в больнице.
Учет лекарственных средств в бухгалтерии
Бухгалтерский учет лекарственных средств в основном отражается на субсчете 062 «Медикаменты и перевязочные средства» в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета, утвержденном приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 10.12.1999 № 354 (с изм. от 14.04.2004). На этом субсчете согласно п. 12 Методических указаний о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, утвержденных приказом № 59, учитываются медикаменты, компоненты, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства, а также вспомогательные и аптекарские материалы в организациях здравоохранения, имеющих свои аптеки.
На субсчете 062 «Медикаменты и перевязочные средства» ведется также учет рентгенофлюорографической пленки, что вытекает из Инструкции № 12.
Но не все материальные ценности, о приобретении которых идет речь в п. 44.3.1 главы 6 Инструкции № 208, учитываются на субсчете 062 «Медикаменты и перевязочные средства».
Например, драгоценные и другие металлы для протезирования в соответствии с п. 12 приказа № 59 учитываются на субсчете 060 «Материалы для учебных, научных и других целей», а учет драгоценных металлов для протезирования ведется в соответствии с инструкцией Министерства здравоохранения Республики Беларусь, согласованной с Министерством финансов Республики Беларусь. В частности, постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14.08.2007 № 72 утверждена Инструкция о порядке приема, учета, хранения, использования драгоценных металлов для зубопротезирования.
Изделия медицинского назначения (включая медицинскую мебель), предметы ухода за больными, медицинский инструментарий относятся к предметам в составе оборотных средств и учитываются на субсчетах 070 «Предметы на складе» и 071 «Предметы в эксплуатации». Организация учета названных предметов регламентируется Инструкцией по бухгалтерскому учету отдельных предметов в составе оборотных средств организациями, финансируемыми из бюджета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 01.04.2004 № 63.