Накануне похода из Разряда в города на имя воевод и приказных людей рассылались царские грамоты с предписанием всем назначенным идти на войну дворянам и детям боярским готовиться к выступлению. Собраться на "государеву службу" и прибыть на сборный пункт к назначенному времени они должны были "с людми и конми и с доспехом". Подготовленные служилыми людьми продовольственные запасы отправлялись к месту общего сбора раньше, как правило, по зимнему пути.
Из своих городов дворяне и дети боярские выступали с присланным из Москвы "сборщиком", имевшим на руках полученный в Разряде список подлежащих мобилизации служилых людей. Отобранные для участия в походе служилые люди сразу же должны были сообщить сборщику сколько они берут с собой боевых холопов и обозной прислуги. Точно также через городовых воевод или особых сборщиков, посылаемых Разрядом, происходил сбор посошных людей с указанием, где и когда посошные должны "стати" на службу. В Стрелецкий и Пушкарский приказы из Разряда посылались памяти с запросом - какое число стрельцов, казаков и служилых людей к "наряду" будет направлено в собиравшееся в поход войско.
Одновременно с рассылкой по городам указов о сборе ратных людей в поход происходило назначение от имени царя и Боярской думы (с обязательным объявлением через Разрядный приказ и записью в разрядных книгах) главнокомандующего, других военачальников и их помощников. Большой воевода (командующий войском) и подчиненные ему полковые воеводы назначались, как правило, из бояр и окольничих, их товарищи и сотенные головы - из дворян Государева полка.
В конце XV в., по сообщению Г. Перкамоты, время сбора войска в поход не превышало 15 дней.
Вместе с назначением большой воевода получал из Разрядного приказа царский наказ. В нем содержалась важнейшая информация. Помимо прочего командующему сообщалось: с кем предстоит вести войну, из каких городов и уездов служилым людям назначено участвовать в походе, когда и где собираться отдельным полкам и всему войску, когда начинать наступление или где ожидать подхода неприятельской армии, кто должен командовать отдельными полками, "нарядом" и "гуляй-городом" ("обозом"), заведовать раздачей жалования и всяких запасов. В наказе содержался маршрут движения отдельных полков и всего войска, сообщался примерный план военных действий.
Помимо наказа главному военачальнику (большому воеводе) вручался "разряд" (войсковая роспись ратных людей и воевод по полкам); для разбора сведений, поступающих командующему из Москвы и от других воевод, от разведывательных отрядов в армию назначались дьяки "с разрядом" или "у разряда". Эти дьяки вместе со своими помощниками - подьячими - составляли штаб войска, получивший в середине XVI в. название "разрядного шатра". Полковые воеводы получали особые наказы, в которых указывались состав полка, его маршрут, функции назначенных к ним под командование младших воевод, имена сотенных голов, число приданных стрельцов и казаков и т.п.
Получив назначение, письменные наказы и "разряды", воеводы с товарищами разъезжались к месту сбора полков. В городе, где была назначена встреча войск, большой воевода производил смотр прибывающим туда ратным людям. Он тщательно осматривал вооружение поступающих под его команду воинов, их амуницию и боевых коней, уточнял состав полков, собирал показания от окладчиков о состоянии и поместьях каждого дворянина и сына боярского, и особо о "нетях" - не явившихся на службу служилых людях и т.п. Все распоряжения большого воеводы записывались дьяками и хранились в разрядном шатре. Составленный тогда же список "естям" и "нетям", с росписью всех по статьям срочно отсылался на царское имя в Разрядный приказ. В свою очередь полковые воеводы расписывали дворян, детей боярских и их людей по сотням, для "кошевой" (обозной) службы, разъездов, посылок и других ответственных поручений. Для исполнения срочных поручений каждому воеводе придавалось 20 "ясаулов", "молодцов добрых", несших вестовую службу.
Во главе дворянских сотен стояли сотники, чаще встречающиеся в источниках под именем сотенных голов или просто голов, в отличие от сотников у стрельцов и других приборных служилых людей. С середины XVI в. сотенные головы уже не выбирались местным уездным дворянством или сотней, а назначались Разрядным приказом от имени царя, в экстренных случаях (смерти, ранения, болезни, пленения старого головы) – воеводой, под началом которого находилось оставшееся без командира подразделение. В походных "разрядах" (войсковых росписях) вслед за воеводами и их товарищами указывались поименно головы каждого полка.
Стремясь улучшить организацию поместного ополчения, обеспечить более правильное верстание служилых людей земельным и денежным жалованьем и укрепить в их рядах воинскую дисциплину, правительство Ивана Грозного в середине XVII в. провело реформу вооруженных сил, приняв знаменитое "Уложение о службе 1555/1556 г.". Текст этого документа включен в летописи, где озаглавлен "О рассмотрении государьском". Процитируем его:
"Посем же государь и сея расмотри: которые велможы и всякие воини многыми землями завладели, службою оскудеша, - не против государева жалования и своих вотчин служба их, - государь же им уровнения творяше: в поместьях землемерие им учиниша, комуждо что достойно, так устроиша, преизлишки же разделиша неимущим, а с вотчин и с поместья уложеную службу учини же: со ста четвертей добрые угожей земли человек на коне и в доспесе в полном, а в далной поход о дву конь; и хто послужит по земли, и государь их жалует своим жалованием, кормлении, и на уложеные люди дает денежное жалование; а хто землю держит, а службы с нее не платит, на тех на самих имати денги за люди; а хто дает в службу люди лишние перед землею, через уложенные люди, и тем от государя болшее жалование самим, а людям их перед уложеными в полтретиа давати денгами. И все государь строяше, как бы строение воинству и служба бы царская безо лжи была и без греха вправду; и подлинные тому розряды у царскых чиноначальников, у приказных людей".
Через весь текст Уложения красной нитью проходит следующая главная мысль его составителей: прямое и самоотверженное исполнение долга служилыми людьми должно быть вознаграждено щедрым земельным и денежным жалованьем со стороны государя. Соответственно этому нерадивые и неисполнительные воины должны нести заслуженное наказание и прежде всего выплачивать за свою провинность значительные денежные штрафы, размер которых вдвое превышал сумму, полагавшуюся за исправную службу. Например, за каждого не выставленного "уложенного" человека в доспехе взималось 4 руб., в тегиляе – 2 руб. В случае представления на смотр или в походное войско лишних людей служилому человеку добавлялось жалованье, а "избыточные люди" получали денежное довольствие в "полтретья", т.е. в 2,5 раза больше. Правительство последовательно проводило эти решения в жизнь, не считаясь ни с денежными расходами, ни с обидами знатных лиц.
В 1604 г. Уложение было дополнено Соборным приговором о введении правил посылки ратных людей в походы. Приговор гласил: "Повелехом, отныне и впредь вседы: кто колико поместей и отчин имеет, а сам коея ради вины на войну не идет, хоша старости или болезни для, или в приказех и городех судейства и управления ради быти сам не может, ни сына пошлет, тому слати холопа от двусот четвертей с конем, с полным доспехом и запасом, коему граду куды идти велено будет; а будет у коего недостаток или лишек в четвертях по мерным вскормленным книгам, и тем складываться и посылати по жеребью; а которые за ранами и увечьем из полков отпустятся, и которые в полону будучи. Выдут, и тех оставляти в домех на два лета и холопей им не посылати; а которых вдов мужи, а детей малых отцы убиты на войне или в плене держатся, ино тех по тому же два лета не посылати". Уклонившимся от службы грозило наказание – лишение земельного владения. Особо были оговорены меры в отношении церковных властей, по-видимому, не стремившихся к участию в военных предприятиях государства. Из текста договора видно, что иерархи и монастыри не посылали "холопей годных в службу" или высылали их "без доспеха и харчей". За это с них взыскивали по 15 руб. за невыставленного в полки человека. Самих монастырских военных слуг велено было писать в стрельцы "без пощады". Составителями документа было подчеркнуто, что на службу необходимо выставлять "гожих" людей. В том случае, если у архиереев или монастырей таких слуг не было, правительство соглашалось принять от них деньги по гривне с четверти (10 руб. со 100 четвертей).
Первоначально собранными в городах дворянскими сотнями и отрядами командовали выборные головы из их среды. Вскоре после принятия Уложения о службе 1555/1556 г. была осуществлена замена выборности голов назначением их центральным военным ведомством и включение сотенных голов в официальные "разряды". Эти мероприятия имели большое значение, способствуя укреплению порядка в войсках и повышению боеспособности армии в целом. Назначение голов Разрядным приказом устраняло своеволие полковых воевод, снижало значение родственных связей и уездных корпораций дворян и детей боярских. При указном способе назначения голов во внимание принимались не только родовитость, но и знание или опыт в военном деле, что повышало авторитет головы и придавало сотне большую самостоятельность.